Стоит ли использовать Мегаплан? Разобрали все возможности системы

• Добавить сотрудника и поставить на него задачу.
• Настроить уведомления, чтобы ничего не забыть.
• Установить мобильное приложение для Android или iOS.

• Простая и быстрая регистрация.

• юридические услуги;
• производство;
• многопрофильная клиника;
• интернет-магазин;
• автосалон;
• оптовые продажи;
• строительство;
• Event-агентство;
• HR;
• логистика;
• недвижимость.

• Подготовиться к работе: заполнить профиль, настроить уведомления и напоминания, войти в мобильное приложение, добавить сотрудников, настроить их права и структуру компании.

• Организовать совместную работу: запустить общий чат, запланировать дело в календаре, распределить задачи по ответственным и завести проекты.

• Организовать продажи: загрузить список клиентов из Excel, настроить права доступа к клиентской базе и выбрать воронку продаж.

• Настроить бизнес-процессы.

• Выбрать тарифный план.

• Воспользоваться помощью по внедрению Мегаплана.

• Имеются шаблоны аккаунтов для разных отраслей бизнеса.
• Максимальное вовлечение клиента в работу с сервисом: вебинар, инструкции, руководства по быстрому старту, дорожная карта.

• Интерфейс немного подтормаживает и страницы не всегда открываются с первого раза. Кстати, такая же проблема у нас была и при работе с Chat2Desk.

• Изменить главное меню.
• Уведомления.
• Общие настройки.
• Маркет приложений.

• Настройки разграничены. Каждая находится в своем разделе.

1. Добавить свой логотип, чтобы кастомизировать ваш аккаунт.
2. Настроить модуль по умолчанию, который будет открываться при входе в аккаунт.
3. Включить компактный режим, при котором пункты основного меню будут отображаться без иконок.

• Можно установить свой логотип.
• Можно скрыть ненужные пункты меню.

• Отображать запросы и горящие отдельно от уведомлений.

• Помечать уведомления прочитанными при чтении уведомления через электропочту.

• Завершать прошедшие события автоматически.

• Не показывать новые обсуждения в чате.

• Созданное обсуждение можно добавить в чат, включив настройку «Показать в чате» на карточке обсуждения.

• По умолчанию отписываться от уведомлений о новых комментариях в аудируемых задачах, проектах и сделках.Эта настройка действует на все каналы уведомлений (информер, почта и т.п.).

• уведомления по задачам;
• уведомления по клиентам;
• уведомления по документам;
• уведомления по обсуждениям;
• уведомления по счетам;
• уведомления по сотрудникам;
• уведомления по делам;
• уведомления по финансам;
• уведомления по продажам;
• уведомления об отчетах;
• уведомления по складу;
• общие уведомления;
• общие уведомления;
• напоминания.

• Можно настроить уведомления как для мобильного приложения, так и для ПК-версии по большому количеству поводов.
• Большой выбор языков интерфейса.

• Админы. Могут редактировать настройки и заводить новых сотрудников в Мегаплане. Прав на просмотр чужих задач принадлежность к этой группе не дает.

• Директора. Обладают максимальными правами. За одним исключением – нельзя удалить себя из группы директоров.

• Сотрудники, которые могут редактировать оргструктуру. То есть они могут создавать, изменять или удалять отделы, устанавливать порядок подчиненности между сотрудниками.

• HR-менеджеры. Члены этой группы имеют право вводить новых сотрудников в систему и редактировать всех существующих. Также они могут создавать и утверждать отпуска других сотрудников.

• Администраторы проектов. Члены этой группы имеют право создавать проекты.

• Сотрудники, которые могут просматривать зарплату.

• Сотрудники, которые могут редактировать зарплату.

• Сотрудники, которые могут редактировать зарплату подчиненных.

• Привилегированные внештатники. Внештатные сотрудники из этой группы имеют дополнительные привилегии. Например, могут просматривать карточки клиентов, в задачах по которым участвуют.

• Сотрудники, которые могут утверждать бюджеты.

• Финансовые директора. Обладают максимальными финансовыми правами. За одним исключением – нельзя бездумно тратить бюджет.

• Финансовые операторы. Видят список операций и могут добавлять новые. Видят все бюджеты. Не видят остатки по счетам.

• Финансовые контролеры. Видят список операций и могут добавлять новые. Видят остатки по счетам (тем, что не закрыты для просмотра). Видят все бюджеты и отчеты.

• Директора продаж. Обладают максимальными правами в модуле продаж.

• Руководители клиентского отдела. Обладают максимальными правами в модуле клиентов. Могут создавать сегменты и работать с рассылками. Видят и могут редактировать всех клиентов в системе.

• Построители отчетов. Могут строить отчеты по всем данным доступным в системе.

• Сотрудники, которые могут просматривать зарплату подчиненных.

• Сотрудники, которые могут удалять задачи.

• Сотрудники, которые имеют доступ на редактирование модуля «Склад».

• Сотрудники, которые могут строить отчеты по трудозатратам.

• Сотрудники, которые могут делиться файлами.

• Редакторы форм. Имеют полный доступ к формам в дополнение к директорам, администраторам и руководителям клиентского отдела

• Сотрудники, которые могут видеть название надзадачи или надпроекта.

• Все могут делиться файлами.

• Все имеют доступ на редактирование модуля «Склад».

• Начальник может редактировать карту отношений своего отдела.

• Разрешать координаторам редактировать задачи координируемых.

• Ограничить права внештатников.

• Разрешить внештатникам доступ к карточкам сотрудников, которые принимают участие в их задачах.

• Показывать менеджерам клиентов финансовые операции по клиентам и выставленные им счета.

• Клиенты с гостевым доступом могут быть ответственными по другим клиентам.

• Клиенты с гостевым доступом имеют доступ к сделкам.

• Гибкая система прав.

• Фильтрация IP увеличивает уровень безопасности данных.
• Имеется двухфакторная аутентификация.

• Удобно, можно добавить новый пункт меню, например, ссылку на сайт, чтобы сотрудники могли быстро переходить туда.

Недостатки:

• Не всегда получается добавить пункт меню. У нас получилось только с 4 раза.

• Имеется резервное копирование.

• Восстановление облачной версии из бэкапа возможно только на платной основе.

• Можно настроить шаблоны писем, которые будут экономить время сотрудников.
• Протоколы IMAP и SMTP.

• Отсутствуют автоматические письма.

• Интеграция с WhatsApp* через сторонний сервис.

• Есть детальная настройка форм.
• Можно разместить форму на сайте по ссылке или коду.

• Формы работают кривовато. У нас, например, в итоге на сайте не отображался блок «Текст».

• В сервисе можно настроить телефонию через провайдеров Oktell, UIS, MANGO OFFICE, «Простые звонки», а также подключить телефонию по API.

• Мегаплан позволяет импортировать данные из Битрикс24 через входящий вебхук.

• Есть настройка телефонии по API.
• Имеются подсказки и справочные материалы по всем разделам.

• Управление приложением.
• Настройки.
• Включить/Выключить приложение.
• Журнал событий приложения.
• Удалить приложение.

• Можно создавать приложения с нуля. Имеется подробная документация по созданию приложений.
• Есть маркет приложений.

• Активность – переключает состояние схемы между активной и неактивной.

• Общая настройка – позволяет изменить название и описание процесса, задать шаблон нумерации процессов и изменить активность схемы. Также здесь можно настроить отдельный пункт меню для бизнес-процесса (на тарифе CRM: Бизнес) и настроить отправку комментариев по электронной почте.

• Источники процессов – позволяет настроить импорт процессов в Мегаплан через Мегапочту или создание процессов из входящих писем вашей почты.

• Вид карточки в канбане – позволяет настроить вид карточек процессов, отображаемых на Канбан-доске по умолчанию. Этот вид карточки будут видеть все сотрудники, если они не настроили персональный вид.

• Экспорт – позволяет сохранить текущую схему в виде xml-файла, который можно загрузить при создании новой схемы. Экспорт сохраняет только настройки, но не данные о созданных процессах.

• Удаление схемы – позволяет удалить текущую схему, если в ней не было создано ни одного процесса или все процессы были удалены.

• Название – то, как будет называться статус в схеме продаж.

• Описание – дополнительная информация о статусе, которая помогает сотрудникам лучше понять его значение.

• Цвет – цвет текста процессов в этом статусе в списке.

• Результат – оценка результата процесса в этом статусе.

• Можно создавать детальные кастомизированные схемы бизнес-процессов.
• Настроить модуль может только Директор или Директор продаж.
• Есть пошаговое руководство.

• Справочники. В этом разделе хранятся разные списки, категории, типы, используемые в Мегаплане. Здесь можно настраивать рабочее время, увольнять и удалять сотрудников, настраивать права менеджеров, создавать шаблоны счетов и многое другое. Вся бюрократия собрана здесь.

• Аккаунт. На этой странице находится личный кабинет. Здесь можно заказать дополнительные лицензии, скачать закрывающие документы, настроить автоплатежи или вступить в реферальную программу. На наш взгляд, это можно было бы переместить в раздел «Персональные настройки».

• Файловое хранилище. Здесь отображаются все изображения, записи разговоров, видео, шаблоны документов и другие файлы, которые есть в вашем Мегаплане. Здесь же в виджете можно посмотреть, сколько доступно места, сколько было использовано, и, при необходимости, изменить тариф.

• Избранные. Здесь хранятся избранные дашборды.

• Общие. Здесь хранятся дашборды, которые настроил админ или директор, и поделился с сотрудниками компании.

• Личные. Личные дашборды сотрудников, видимые только им.

• Дела на сегодня.
• Задачи к выполнению.
• Задачи для контроля.
• Просроченные задачи.
• Воронка продаж.
• Новые клиенты.
• Заявки за текущий месяц.
• Рейтинг менеджеров.
• Динамика продаж.

• Перемещать можно только в секциях «Общие», «Приватные» и «Избранные».

• Если у пользователя есть доступ только на чтение, он может перемещать элементы только из «Приватных» в «Избранные».

• Если у пользователя есть доступ на редактирование или полный доступ к секции «Общие», он может перемещать элементы в «Общие» и «Приватные».

• При переносе дашборда в секцию «Общие», он становится доступным для всех пользователей, имеющих доступ к этой секции. Новых участников можно увидеть, нажав на кнопку «Поделиться».

• При переносе дашборда в секцию «Приватные», все участники дашборда удаляются, остается только пользователь, который осуществил перемещение.

• Удобный инструмент, можно вывести все необходимые разделы и блоки, чтобы не искать их.
• Дашбордами и виджетами можно делиться с коллегами.

• Пункты меню не открываются с первого раза, приходится принудительно открывать их в новой вкладке.

• Все сотрудники — включает всех сотрудников, кроме уволенных.
• Нераспределенные — сотрудники, работающие и уволенные, которые не прикреплены к отделу.
• Фильтры по отделам — отображают сотрудников в зависимости от отделов компании.
• В штате — сотрудники, работающие в компании на постоянной основе.
• Уволенные — сотрудники, которые уволены, но не удалены из системы.
• Внештатник — сотрудники, работающие на внештатной основе.
• В сети — сотрудники, которые в данный момент онлайн.

• Можно добавлять сразу несколько сотрудников, а не тратить время, приглашая по одному.
• Вся информация по сотрудникам собрана в одном разделе.
• Сотрудники поделены по фильтрам, в том числе внештатные.

• Мои задачи. Включает в себя фильтры для входящих и исходящих задач. Фильтр «Мои задачи» показывает только активные задачи, то есть те, которые находятся в статусах: назначена, принята к исполнению и условно завершена. В этом подразделе можно поставить новую задачу.

• Проекты. Каждый проект состоит из последовательных задач. На вкладке отображаются все проекты и подпроекты (за исключением завершенных и приостановленных), а также задачи внутри них, если у сотрудника есть к ним доступ. Здесь же можно создавать новые проекты. В каждом проекте находится список шаблонов задач и проектов.

• Шаблоны. Функционал полезен в том случае, когда сотрудникам приходится постоянно создавать однотипные задачи. В этом подразделе можно создавать и редактировать шаблоны, добавлять события, метки, удалять ненужные. Для создания задачи по шаблону, нужно открыть шаблон и кликнуть по кнопке «Создать задачу по шаблону» или выбрать шаблон при создании задачи.

• Избранные. В разделе хранятся помеченные звездочкой важные задачи.

• Просроченные. Здесь находится список просроченных задач.

• Приоритет — задачи с высоким приоритетом,
• Я аудитор — задачи, в которых вы находитесь в роли аудитора,
• Завершенные недавно — задачи, завершенные в этом месяце,
• Завершенные — задачи со статусом «завершенные»,
• На паузе — задачи со статусом «отложенные»
• Просроченные — задачи, у которых истек срок выполнения.

• Большие возможности для работы с задачами.

• Не очень удобный интерфейс, в некоторых функциях легко запутаться.