Обзор SRM-системы Синтека: автоматизация закупок и снабжения в строительстве 

Синтека – это SRM-система для автоматизации закупок и снабжения в строительных компаниях. Сервис помогает вести закупочный процесс в единой среде: от формирования бюджета и создания заявки до выбора поставщика, оплаты счета и приемки материалов.

В этом обзоре мы пройдем полный путь пользователя в системе: настроим компанию, добавим сотрудников и поставщиков, создадим проект, оформим заявку на закупку, сравним предложения поставщиков, согласуем счет, запланируем оплату и доставку, а затем примем поставку и посмотрим отчет по бюджету проекта.

Сервис ориентирован в первую очередь на строительные компании, в которых закупочный процесс распределен между несколькими участниками: прорабами, снабженцами, бухгалтерами, руководителями проектов и согласующими лицами. Вместо отдельных таблиц, переписок и документов система объединяет все этапы закупки в одном интерфейсе.

После получения доступа мы вошли в систему под учетной записью администратора.

Для входа используются учетные данные, которые сотрудник получает на электронную почту. После авторизации мы попали в личный профиль пользователя.

В профиле можно заполнить персональные данные, контакты и другую информацию, которая будет использоваться в дальнейшей работе.

На этом этапе стоит отметить особенность внедрения Синтеки.

Система предполагает предварительную настройку процессов компании, поэтому запуск сопровождает отдел внедрения. Специалисты помогают завести компанию в систему, настроить роли пользователей, бюджеты, проекты и маршруты согласования, а также обучают сотрудников работе с сервисом.

Указываем ИНН организации. После этого система автоматически подтягивает доступную информацию из Контур Фокуса.

Дополнительно можно заполнить:

• юридический адрес;
• банковские реквизиты;
• контактные данные;
• дополнительные сведения о компании.

Большая часть информации вводится один раз и затем используется в заявках, счетах и документах.

Для добавления сотрудника мы открыли раздел «Сотрудники компании» и создали новую карточку пользователя.

В карточке указываются:

• ФИО;
• должность;
• электронная почта;
• роль.

После сохранения карточка появляется в общем списке сотрудников.

Далее мы нажимаем кнопку «Пригласить», после чего сотруднику автоматически отправится письмо со ссылкой для входа в систему.

Права доступа настраиваются отдельно. Можно определить, кто создает заявки, кто согласует эти заявки, кто согласует счета и от какой цены, кто отвечает за приемку поставки и кто получает доступ к аналитике.

Справочники используются для формирования единой структуры закупок.

При создании категории система предлагает выбрать тип:

• материалы;
• товары;
• услуги;
• инструменты.

В дальнейшем эти категории используются при создании заявок и помогают структурировать закупки внутри компании.

В системе можно создавать карточки поставщиков, плательщиков и других организаций.

Для добавления нового поставщика достаточно указать ИНН.

После ввода ИНН система автоматически подтягивает информацию о компании. Затем карточку можно дополнить адресами, банковскими реквизитами, контактными данными и категориями поставляемой продукции.

Этот раздел предназначен для компаний, которые ведут несколько объектов одновременно и хотят учитывать закупки отдельно по каждому проекту.

В карточке проекта можно указать адрес объекта, назначить ответственных сотрудников и распределить роли. Например, отдельно определить, кто отвечает за снабжение по этому объекту, кто может создавать заявки, кто согласовывает заявки, кто согласовывает счета и от какой суммы, и кто контролирует лимиты при согласовании и др.

Адрес проекта используется дальше при планировании доставки: система автоматически подтягивает его в карточку отгрузки.

На этом же этапе можно настроить бюджетирование по проекту. После создания бюджета ответственному сотруднику приходит уведомление о необходимости согласования.

Преимущества:
Проект объединяет несколько сущностей сразу:

• адрес объекта;
• ответственных;
• роли;
• бюджет;
• дальнейшие заявки.

Благодаря этому закупки можно смотреть не абстрактно по компании, а в привязке к конкретному объекту.

Для создания заявки на закупку необходимо выбрать проект, для которого нужна закупка, и отметить, относится ли заявка к бюджету или создается вне бюджета.

После этого добавить в заявку номенклатуру вручную или из ранее созданной товарной базы. Далее указываем название заявки, выбираем исполнителя и требуемую дату поставки.

После создания заявки ответственному сотруднику автоматически приходит уведомление о необходимости согласования.

Заявка в Синтеке работает как стартовая точка закупочного процесса. В дальнейшем к ней привязываются предложения поставщиков, счета, согласования, платежи, доставка, приемка и документы.

После создания заявку можно:

• отправить своей базе поставщиков;
• разместить на ЭТП «Закупай» для проведения упрощенного тендера;
• использовать смешанный сценарий.

Система позволяет выбирать способ работы для каждой закупки отдельно.

Работа с ЭТП зависит от настроек компании. Можно настроить автоматическую отправку всех заявок на площадку, отправлять на ЭТП только отдельные заявки или работать внутри системы только со своей базой поставщиков.

После получения предложений от поставщиков система формирует сравнительную таблицу.

В таблице отображаются:

• цены;
• сроки поставки;
• условия оплаты;
• условия доставки.

Система использует внутреннюю нейросеть для сравнения предложений поставщиков и собирает данные в таблицу. Искусственный интеллект автоматически сводит единицы измерения и стоимость в заявке и счете, обрабатывает разницу номенклатур и единиц, а после – сводит их в единую таблицу, чтобы снабженец мог быстро сопоставить условия и выбрать подходящий вариант.

Из этой же вкладки счет можно отправить на согласование ответственному сотруднику. После согласования статус заявки меняется на «согласован».

В системе можно настроить многоуровневые маршруты согласования. Можно определить:

• иерархию согласователей;
• уровни согласования;
•  условия, при которых документ должен пройти дополнительную проверку.

Например, для счета до определенной суммы может быть достаточно согласования руководителя проекта. Если сумма выше установленного порога, документ можно отправить на следующий уровень – финансовому директору, руководителю компании или другому ответственному.

Документ проходит согласование по настроенному маршруту в соответствии с правилами компании.

Такую логику можно использовать для разных документов:

• заявок;
• бюджетов;
• счетов;
• платежей.

После согласования заявки ответственным лицом мы переходим к счету и планированию платежа.

Внутри заявки отображаются:

• статус документа;
• история изменений;
• информация по счету;
• платежный этап.

После планирования платежа бухгалтер получает уведомление. Он видит данные по заявке и счету, после чего может оплатить счет или перенести оплату.

После оплаты счета статус заявки меняется, и в системе появляется возможность запланировать отгрузку.

Система автоматически подтянула:

• адрес поставщика;
• адрес объекта.

Также можно указать:

• дату поставки;
• транспорт;
• документы;
• количество отгружаемых позиций.

После планирования доставки ответственному сотруднику приходит уведомление «Принять доставку».

На этапе приемки можно:

• отметить фактически доставленные позиции;
• указать расхождения;
• загрузить документы;
• завершить поставку.

После приемки статус заявки обновляется на «выполнена». В карточке остается информация о доставленных позициях, документах и общем статусе заявки.

После завершения закупочного цикла мы посмотрели отчет план-факт по проекту.

В отчете отображаются:

• плановый бюджет;
• фактические расходы;
• остаток бюджета;
• перерасход;
• связанные документы.

Расширенная аналитика и BI-отчеты подключаются отдельно.

Мобильное приложение доступно для iOS и Android.

После установки пользователь подключается к корпоративной среде компании. Для этого на стартовом экране нужно указать адрес системы, который предоставляет команда внедрения, и выбрать язык интерфейса. Приложение поддерживает русский, английский и турецкий языки.

После подключения пользователь авторизуется по логину и паролю. Права доступа и доступные разделы зависят от роли пользователя и настраиваются администратором системы.

Во время тестирования мы проверили основные сценарии работы и пришли к выводу, что приложение ориентировано прежде всего на быстрые действия и согласования.

В мобильной версии можно:

• создавать заявки;
• согласовывать заявки и счета;
• проверять соответствие закупок лимитам, сметам и бюджетам;
• работать с контекстными чатами по заявкам, счетам, доставкам; 
• контролировать статусы заявок;
• принимать поставки; 
• подгружать копии/фотографии/сканы документов при приемке доставки.

На момент подготовки обзора базовый тариф «Синтеки» начинается от 54 438 рублей в месяц при оплате годовой лицензии. Годовая стоимость составляет 653 260 рублей.

В стандартный пакет входят:

Модули:

• бюджетирование;
• заявки;
• счета;
• доставки;
• ЭДО.

Возможности:

• интеграция с ЭТП «Закупай»;
• интеграция с 1С;
• отчеты;
• внедрение и обучение;
• техническая поддержка.

Отдельно можно приобрести:

• дополнительное обучение очно;
• дополнительное обучение онлайн.

Стоимость зависит от количества пользователей. Предварительный расчет выполняется через калькулятор на сайте компании.

После тестирования «Синтека» оставила впечатление системы, которая ориентирована на управление всем закупочным циклом в строительной компании.

Сильнее всего Синтека выделяется тем, что объединяет в одном процессе бюджеты, заявки, счета, согласования, выбор поставщиков и планирование поставок. Это позволяет контролировать закупки на каждом этапе: от возникновения потребности до поставки материалов на объект.

При этом система требует внедрения и настройки процессов. Поэтому она выглядит более подходящей для компаний со сформированным отделом снабжения и несколькими объектами в работе одновременно, чем для небольших организаций с простым закупочным контуром.