Синтека: «Любая автоматизация работает настолько хорошо, насколько компания готова дисциплинированно вести процесс»

Синтека – это SRM-система для строительных компаний, которая помогает выстроить единый процесс закупок и снабжения: от создания заявки и проведения тендера до выбора поставщика, согласования счетов, контроля лимитов и бюджета проекта.

Как появилась идея создать продукт для строительной отрасли, чем он отличается от других SRM-систем, а также почему строительный рынок все активнее присматривается к цифровизации – с нами поделился Илья Анисимов, основатель и генеральный директор ГК «Синтека».

ГК «Синтека» работает с 2014 года. Мы разрабатываем ИТ-решения для строительной отрасли. Специализируемся на закупках.

Изначально все начиналось с одного продукта для снабжения – Синтеки. Но довольно быстро стало понятно, что в строительстве закупки невозможно рассматривать отдельно от остальных процессов. Так вокруг базового продукта постепенно начала формироваться экосистема.

Сейчас в группу входят электронная торговая площадка Закупай для проведения тендеров, сервис Фейскит для учета рабочего времени и ТМЦ на объектах, Майснаб – более легкое решение для небольших строительных компаний и Орбитум для контроля поставок: сервис сравнивает расхождения в УПД и счете при приемке.

Идея выросла из практики. До ИТ я сам работал в строительстве и видел, как устроено снабжение внутри компаний.
Проблема обычно не в том, что у компании совсем нет процессов. Они есть, но часто живут в разных местах. Заявка – в таблице, согласование – в переписке, счет – в почте, поставщик – в записной книжке. В такой модели руководитель нередко узнает о перерасходе уже после оплаты или ближе к концу проекта.

Синтека помогает вести закупочный процесс в одном контуре: от потребности и тендера до выбора поставщика, согласования счета, контроля лимитов, поставки и документов. Есть интеграция с ЭТП Закупай: потребность можно передать на площадку, собрать предложения поставщиков, а затем вернуть результат в процесс согласования.

В прикладных задачах мы используем искусственный интеллект. Например, нейросеть помогает распознавать номенклатуру и количество в документах. В строительстве это сложная тема: одна и та же позиция может по-разному называться в смете, заявке, счете и коммерческом предложении. Когда закупок много, ручное сопоставление быстро превращается в отдельный трудоемкий процесс.

Сейчас мы смотрим дальше – в сторону ИИ-агентов как надстройки над программами. Идея не в том, чтобы заменить человека в закупках, а в том, чтобы часть рутинных проверок и действий можно было выполнять быстрее на основе уже накопленных данных.

Обычно это строительная, инжиниринговая или производственная компания, где есть несколько объектов и отдельный контур снабжения.

За последние годы строительный рынок стал жестче. Маржа у многих компаний снизилась, стоимость ошибок выросла, поэтому руководители начали внимательнее смотреть на закупки и снабжение.

Потери в закупках накапливаются постепенно. Где-то закупили без сравнения предложений. Где-то согласовали счет вне лимита. Где-то поздно увидели отклонение по бюджету. Все это приводит к перерасходу. Вот такие проблемы мы решаем.

Основная идея простая: закупочный процесс должен быть виден целиком.

Когда заявки, счета, согласования и тендеры проходят через одну систему, руководитель видит ситуацию до оплаты, а не постфактум. Можно понять, почему выбрали конкретного поставщика, какие предложения были у других участников, как закупка влияет на лимит проекта.

Для снабжения эффект обычно более операционный: меньше ручной работы, меньше пересылки файлов, меньше поиска информации по перепискам.

Я регулярно общаюсь с клиентами и вижу, что эффект у всех разный. Кто-то говорит примерно о 5% экономии на тендерах. У кого-то результат выше, если закупочная категория позволяет хорошо торговаться и есть объем. Например, в кейсе с «Самолетом» на части расходных материалов экономия доходила до 60%.

Но это всегда зависит от категории, объема закупок и того, как устроен процесс внутри компании. Если внедрить систему, но продолжать принимать решения вне нее, заметного эффекта может не быть.

Главное отличие – мы изначально делали продукт под строительное снабжение.

Многие универсальные SRM-системы потом адаптируют под стройку. Мы шли наоборот: сначала был строительный процесс, потом вокруг него появлялась система.

В строительстве своя специфика: срочные потребности, нестандартная номенклатура, подрядные цепочки.

Второй момент – полный цикл закупки, в системе собирается вся цепочка закупочного процесса.

Третье направление – работа с данными и ИИ. Для стройки это особенно важно, потому что там много нестандартизированной информации и ручных операций.

Если говорить честно, проблем у рынка еще много. Например, качество исходных данных. Любая автоматизация работает настолько хорошо, насколько компания готова дисциплинированно вести процесс.

Вторая большая тема – внедрение. Строительные компании часто десятилетиями работают по своим внутренним правилам. Поэтому задача не просто поставить систему, а встроить ее в реальную работу так, чтобы люди ей пользовались.

Если честно, строительный рынок пока сложно назвать полностью конкурентным именно с точки зрения SRM.

Многие компании до сих пор живут в контуре Excel, чатов, почты и ручных согласований. Где-то закупки держатся на одном сильном снабженце и его базе поставщиков. Где-то процессы почти не формализованы.

Поэтому для части рынка вопрос пока стоит не «какую SRM выбрать», а «нужна ли система вообще».

Конечно, есть рыночные ERP, BPM-платформы, внутренние разработки крупных компаний. У каждого подхода есть свои плюсы. Но в строительстве обычно возникает одна и та же сложность: систему приходится долго адаптировать под реальные процессы.

Наше преимущество в том, что строительная логика уже встроена в продукт.

Главная задача – сохранять продукты актуальными для рынка. Строительство меняется, процессы у клиентов усложняются, поэтому нам важно не просто поддерживать текущий функционал, а развивать решения вокруг реальных задач компаний.

Один из фокусов – ИИ-агенты. Как уже говорил, мы рассматриваем их как надстройку над программами: не отдельный слой, а инструмент, который поможет быстрее работать с данными, документами и типовыми действиями внутри уже существующих процессов.

Второе направление – формирование экосистемы. У группы уже есть продукты для закупок, тендеров, учета рабочего времени и ТМЦ. Следующий шаг – связывать данные между ними так, чтобы компания видела не отдельные участки процесса, а более цельную картину.

В этой логике мы дорабатываем Орбитум. Сейчас он развивается как сервис для автоматического сопоставления УПД и счета. Для строительной компании это важная часть приемки: нужно понимать, совпадают ли позиции, количество, суммы и документы с тем, что было согласовано раньше.

Сначала Орбитум станет модулем к Синтеке, а дальше мы планируем развивать его и для других продуктов группы.

В отрасли кризис, и странно было бы этого не признавать. Строительные компании работают в более жестких условиях: растут издержки, меняются цепочки поставок, усиливается давление на маржу. По-старому жить становится слишком дорого.

На этом фоне у нас все равно получалось расти. Фейскит постепенно вышел за пределы строительной отрасли и нашел клиентов в других нишах – производстве, медицине, управляющих компаниях. Закупай и Синтека продолжали расти по масштабу и оборотам.

Интерес к цифровизации тоже сохраняется. Его двигают не только внутренние потребности бизнеса, но и государственные инициативы. Компании понимают, что нужно оптимизировать процессы, лучше контролировать данные, снижать ручную работу и управлять издержками точнее.

Мы внутри довольно много автоматизируем, особенно то, что связано с документооборотом, аналитикой, поддержкой и управленческими данными.

Например, у нас практически полностью автоматизирован внутренний кадровый документооборот через HR-link. Для руководителя это сильно упрощает жизнь: документы можно подписывать пакетно, без постоянной ручной пересылки и согласований.

Отдельно много внимания уделяем аналитике. У нас большое количество внутренних дашбордов: смотрим активность клиентов, использование продуктов, маркетинговые показатели, выручку, доходность направлений и другие метрики, которые помогают быстрее принимать управленческие решения. У меня буквально в смартфоне есть бот, который сообщает о приходах по проектам.

Автоматизация активно используется и в технической поддержке. Это помогает быстрее маршрутизировать обращения, анализировать типовые запросы, собирать статистику по проблемам и в целом быстрее реагировать на ситуации у клиентов.

Дефицит кадров сейчас есть почти у всех, особенно в ИТ и строительстве. Но я бы сказал, что проблема не только в количестве людей на рынке.

Намного сложнее найти специалистов, которые готовы работать вдолгую, разбираться в отрасли и брать ответственность за результат. Строительное ИТ – довольно специфическая сфера. Здесь недостаточно просто написать код или внедрить систему. Нужно понимать, как реально устроены стройка, снабжение, документы, поставки, работа объектов.

Поэтому мы много вкладываемся в развитие людей внутри компании. У нас есть руководители и сильные специалисты, которые выросли внутри команды. Для нас это важнее, чем постоянно искать готовых топ-менеджеров с рынка. Человек, который несколько лет живет внутри продукта и отрасли, обычно лучше понимает контекст бизнеса.

У нас не очень большая дистанция между командами и руководством, поэтому проблемы в коммуникации быстро становятся заметны. Если человек разрушает рабочую атмосферу или мешает команде двигаться вперед, никакая экспертиза это не компенсирует.

При этом я не сторонник культуры постоянного давления и выгорания. Люди нормально работают вдолгую, когда понимают, зачем они делают свою работу, видят результат и могут влиять на процесс.

Мне кажется, для ИТ-компаний сейчас это уже не менее важно, чем зарплата или набор бонусов.

Главное изменение – строительные компании стали намного внимательнее относиться к экономике проектов.
Раньше рынок был более спокойным: выше маржинальность, проще продажи, доступнее финансирование. Многие внутренние потери просто перекрывались общим ростом рынка.

Сейчас ситуация другая. Конкуренция выросла, деньги стали дороже, маржа у многих снизилась. На этом фоне компании начали глубже смотреть на закупки, сроки, загрузку ресурсов и управляемость процессов.

Из-за этого изменилось и отношение к цифровизации. Несколько лет назад многие воспринимали автоматизацию скорее как ИТ-проект или историю про удобство. Сейчас запрос стал прагматичнее. Руководителей интересует, где компания теряет деньги, почему возникают отклонения по бюджету, как быстрее видеть риски по проекту.

При этом стройка все еще довольно консервативная отрасль. Здесь невозможно просто взять коробочное решение и за месяц поменять процессы большой компании. Есть привычные схемы работы, человеческий фактор, сопротивление изменениям, большое количество подрядчиков и участников процесса.

Но в целом рынок стал более зрелым. Компании лучше понимают, зачем им цифровизация и какой результат они хотят получить от внедрения систем. Это, наверное, главное изменение последних лет.

Первая тенденция – растет роль аналитики и данных. Компании хотят видеть не просто историю закупок, а закономерности.

Вторая – автоматизация рутинных операций с помощью ИИ. Сейчас самые востребованные сценарии – работа с документами, сопоставление номенклатуры, сравнение коммерческих предложений, поиск отклонений и аномалий. То есть все, где у человека раньше уходило много времени на ручную сверку информации.

Еще одна заметная тенденция – интеграции. SRM уже редко существует отдельно. Клиенту важно, чтобы система была связана с бухгалтерией, ЭДО, ERP, тендерными площадками, аналитикой и внутренними сервисами компании.

Я бы начинал не с выбора системы, а с разбора собственного процесса. Нужно честно понять, где именно компания теряет время или деньги.

Если просто перенести старый порядок в программу, мало что изменится. Звонки, личные договоренности и решения «в обход» легко переезжают в цифровой контур, если заранее не договориться о правилах.

И без поддержки руководства внедрение тоже редко работает. Прозрачная система меняет привычные правила, а такие изменения должны быть поддержаны управленчески.