O!task: «Наша миссия – сделать жизнь людей проще и радостнее за счет цифровой трансформации бизнеса»

O!task – это российская система для управления работы команд, которая появилась в середине 2022 года и в настоящее время стремительно развивается.

Мы пообщались с основателем O!task Виталием Радченко и выяснили, каким функционалом обладает система, чем отличается от других подобных решений на рынке, а также сложно ли создавать IT-продукт в такие непростые времена.

Компания была создана в июле 2022 года. Сейчас у нас идет активная фаза роста, так как наш продукт полностью сформирован и готов к проектам и задачам для малых и средних команд.

Ключевым этапом развития компании стал 2024 год – это как раз-таки год перехода к стадии роста. Он связан с такими важными достижениями, как:

• Разработка уникального дизайна и добавление необходимых для систематизации процессов функций.

• Формирование узнаваемости бренда и репутации на различных площадках (соцсети, форумы, блоги, SEO, партнерские программы, отзывы и рейтинги).

• Расширение географического охвата и выход на рынки ЕАЭС.

Для компании эти достижения стали становлением в качестве универсальной платформы управления проектами, которая охватывает разнообразные сферы бизнеса и предлагает комплексные услуги по управлению задачами, взаимодействию с клиентами и финансовым контролем.

Если говорить о наших ценностях, то это:

Порядок: стремление к ясности и структурированию рабочего процесса.

Понятность: ориентация на простой и доступный интерфейс, легкость освоения и прозрачность действий.

Поддержка: постоянная забота о клиентах, оперативное реагирование на запросы и проблемы.

Безопасность: обеспечение надежного хранения данных и защита личной информации пользователей.

В целом миссия нашей компании – сделать жизнь людей проще и радостнее за счет цифровой трансформации бизнеса и освобождения ценного времени для личностного роста и самореализации.

O!task – это российская система для управления бизнесом, созданная специально для повышения его эффективности. Она объединяет инструменты планирования, контроля и учета, позволяя оптимизировать процессы и повышать продуктивность команды.

Среди основных функций O!task можно выделить:

• Задачи в проекте в удобном формате: Канбан, Гант, Список, Календарь. Можно выставлять сроки, задавать приоритет, добавлять вложения, писать комментарии и многое другое

• Проекты: тайм-трекинг, проекты по менеджерам, учет финансов, гибкие роли и еще 100+ функций.

• CRM: ведение клиентской базы, полная история взаимодействий и простой доступ ко всей необходимой информации о клиентах.

• База знаний: можно создать собственную библиотеку корпоративных стандартов, регламентирующих процедур и часто используемых материалов, обеспечивающую быстрый доступ к нужной информации.

• Финансы: система позволяет управлять статьями операций и изучать аналитику с гибким доступом для сотрудников.

• Отчеты: есть отчеты по затраченному времени, проектам, задачам и активности команды в системе.

• Гибкие уровни доступа: мы предлагаем безопасное разделение прав доступа сотрудников к разным модулям системы, обеспечение конфиденциальности и безопасности данных.

В целом основные преимущества нашей системы – это широкий набор функций, гибкость настройки, а также удобный интерфейс – ему мы тоже уделяем много внимания.

В основном клиенты O!task – это:

• digital-агентства;
• веб-студии;
• SMM-агентства;
• маркетинговые агентства;
• контент-студии;
• видеопродакшн;
• юристы и адвокаты;
• бухгалтерские компании;
• производственные предприятия;
• строительные компании;
• дизайн-студии;
• образовательные компании.

Как правило, они приходят с такими болями, как:

1. Падение производительности.
2. Ухудшение качества продукции и услуг.
3. Уход ключевых сотрудников из-за выгорания.
4. Снижение маржи.
5. Важность надежной защиты конфиденциальных данных и документации.
6. Сложность управления множеством проектов одновременно.
7. Потребность в быстром обмене информацией и файлами внутри команды.
8. Отсутствие удобной, единой базы знаний.

Наша система помогает клиентам решить их проблемы за счет того, что:

• Она заменяет 5 и более сервисов: CRM, таск-менеджер, финансы, базу знаний, аналитику и отчеты.
• До 67% растет скорость выполнения задач после внедрения системы.
• До 20 часов в неделю сокращается время, затраченное на задачи благодаря автоматизации рутинных процессов.
• До 90% снижается количество потерянных или просроченных задач.
• До 40% времени можно сэкономить на согласование и коммуникацию по задачам.
• На 38% чаще проекты завершаются вовремя и в рамках бюджета.
• На 10-20% продуктивнее становятся компании за счет распределения ресурсов и прозрачности рабочих процессов.
• На 10-15% снижаются риски при реализации проектов.

То есть O!task служит тем инструментом, который повышает эффективность и конкурентность бизнеса, решая наиболее острые проблемы современных предпринимателей и руководителей.

Например, один из наших клиентов – веб-студия RDigital, известная своими креативными решениями в области веб-дизайна и разработки, столкнулась с необходимостью оптимизировать свои бизнес-процессы. Благодаря внедрению нашей системы они получили структурированную и сплоченную работу в команде, управление платежами без проблем и лишних заморочек и сокращение скорости выполнения проектов.

Другой наш клиент – агентство контент-маркетинга Promotroll, которое работает в ритме соцсетей: быстро, креативно, с десятками задач ежедневно. Чтобы не теряться в потоке задач, дедлайнов и креативных штурмов, агентство искало не просто таск-трекер, а партнера по темпу, и нашли его в лице O!task. После внедрения нашей системы команде стало удобно работать с задачами, они перестали теряться, ускорились процессы, также стало удобнее вести продажи благодаря CRM.

O!task выделяется на фоне конкурентов тем, что обладает:

1. Универсальностью и простотой

• Сервис объединяет пять важных элементов управления бизнесом (CRM, таск-менеджер, финансы, базу знаний и аналитику) в одном месте.

• Минималистичный и интуитивно понятный интерфейс облегчает обучение и адаптацию сотрудников. Можно полноценно пользоваться системой уже спустя несколько часов.

2. Высокой надежностью и безопасностью

Основной массив данных хранится на двух физических серверах, расположенных в Москве. Для дополнительной безопасности предусмотрен резервный сервер, автоматически включающийся в случае сбоев основного оборудования. Такая архитектура гарантирует сохранность данных и стабильную доступность системы, что особенно важно для компаний, которым важна непрерывность бизнеса и защита конфиденциальной информации.

3. Безграничными ресурсами для новичков и небольших команд

Для начинающих предпринимателей до 2 человек в команде, а также для студентов и учителей доступен весь необходимый для работы функционал платформы бесплатно.

4. Широкой сферой применения

Система подходит для представителей практически любых отраслей бизнеса: digital-агентств, строительных компаний, образовательных учреждений, юриспруденции и многих других.

5. Возможностями масштабирования

Наш продукт позволяет расширить функционал по мере роста бизнеса, предлагая доступные тарифы на дополнительные модули.

6. Лояльностью и поддержкой

Мы постоянно развиваем и совершенствуем систему, прислушиваясь к потребностям пользователей. А технический отдел и отдел заботы оперативно реагируют на запросы от клиентов, связанных с работой сервиса.

На данный момент пока не хватает расширенных возможностей автоматизации процессов и интеграции с внешними сервисами.

Но вообще совершенствование IT-продукта не имеет границ. Мы все время что-то дорабатываем, улучшаем и модернизируем. Если дойти до определенной точки, где все устраивает, то конкурентная среда сыграет свою роль и это негативно отразится на развитии компании. Поэтому наша команда все время прислушивается к клиентам, следит за последними трендами и внедряет новые функционал в систему.

Идеология нашей компании заключается в открытости и в честности перед клиентами. Мы всегда делимся, что происходит и как развивается система вместе с ними.

Именно поэтому мы специально разместили план развития у нас на сайте, чтобы каждый клиент мог увидеть дорожную карту развития сервиса. А возможно, даже и свой пункт, который клиент нам «подсветил» (на ближайшее время запланирован релиз шаблонов для проектов, приложений для Windows, MacOS, Android и iOS, гибкой настройки тарифов и других функций – прим. ред.).

Мы всегда рады клиентам, которые тестируют, пользуются и дают обратную связь. Это всегда для нас очень ценно!

По моему мнению, это YouGile, Weeek, Kaiten и Аспро.Cloud.

На самом деле у каждого сервиса есть своя особенность, из-за которой клиент его выбирает. В O!task это простота, легкость и удобство работы с первого дня взаимодействия с сервисом.

Да, и уход зарубежных компаний, и новые законы оказали на нашу деятельность влияние. Но, в то же время, все это создало и новые возможности для развития.

В целом в связи уходом зарубежных компаний и введением новых законов изменилось следующее:

1. У бизнеса появилась потребность в локализации

Многие российские компании начали искать альтернативы зарубежным системам управления проектами и задачами. Это создало спрос на локальное программное обеспечение, которое соответствует новым правилам хранения и обработки данных. В результате возрос интерес к отечественным разработкам, в том числе к O!task.

2. Углубилась интеграция с местными провайдерами

Чтобы компенсировать потерю привычных западных инструментов, пришлось налаживать тесное сотрудничество с российскими поставщиками программного обеспечения и интеграторов. Это открыло двери для новых партнерств и дало толчок к разработке специализированных решений для местных условий.

3. Повышение надежности российского ПО

Новые законы усилили контроль за обработкой персональных данных, что потребовало доработки механизмов авторизации, защиты и хранения информации. Это дополнительно укрепило нашу репутацию как поставщика надежного и безопасного ПО.

Таким образом, хотя перемены вызвали определенные сложности, они позволили нам занять прочные позиции на новом витке технологического развития России.

В целом сервис O!task в этот период активно развивается, регулярно вводя новые полезные функции и улучшения. С июля 2022 года в системе появилось очень много возможностей. Вот самые значимые, которые мы добавили:

Для управление проектами и задачами:

• Скрытие ненужных разделов: мы упростили навигацию, позволив скрывать редко используемые элементы левого меню.
• Настройки фильтров: появилась возможность фильтрации задач по множественным критериям одновременно.
• Типовые проекты: реализована удобная функция дублирования шаблонов проектов.
• Закрепление важных элементов: важнейшие проекты, блокноты и приложения закрепляются вверху списка.
• Детализация статуса задач: можно помечать проекты несколькими метками для гибкого отслеживания состояния.

Для работы с документацией:

• Создание базы знаний: позволяет хранить в системе внутреннюю документацию и инструкции.
• Документация API: мы выпустили подробное руководство по использованию API.
• Руководство пользователя: у нас появилось более 50 полезных статей с советами и рекомендациями по эксплуатации системы.

Для финансового учета и отчетности:

• Финансовая статистика: появились интерактивные отчеты по расходам и доходам, готовые к экспорту в CSV-файл.
• Автоматические счета: мы упростили процесс выставления счетов юридическим лицам для оплаты тарифов.

Для удобства использования системы:

• Измененный внешний вид интерфейсов: дизайн стал минималистичным и простым в освоении.
• Информативность панелей задач: добавили обложки задач и удобные отображения списков подзадач.
• Навигация по данным: сделали удобный поиск с фильтрами, чтобы упростить ориентацию в проектах и задачах.
• Управление правами доступа: стало легко настроить уровни доступа к различным элементам системы.

Для продуктивности и совместной работы:

• Активность и заметки: каждый сотрудник может видеть историю взаимодействий с задачами и оставлять отметки в комментариях.
• Эффективный тайм-менеджмент: добавили новые опции для отслеживания времени и формирования истории тайминга.
• Работа с контентом: можно просматривать документы Microsoft Office прямо в системе без загрузки.
• Приятные мелочи: например, у нас появились отметка сотрудников в комментариях, подсветка просрочки задач и проектов, простое перемещение задач между проектами и досками.

Если говорить о достижениях, то это:

1. Значительная модернизация функционала. За три года компания выпустила ряд обновлений, направленных на улучшение UX-интерфейса, стабильности работы и расширения функционала. Были реализованы новые инструменты для управления ресурсами, оптимизированы внутренние алгоритмы и введены функции для автоматического сбора статистики.

2. Повышение уровня поддержки клиентов. Мы увеличили штат службы технической поддержки. Теперь каждый новый клиент получает индивидуальную консультацию и рекомендации по адаптации системы под свои задачи.

3. Переход на современные технологические стандарты. Мы внедрили технологию cloud-хостинга, разработали мобильные приложения (в ближайшее время будет релиз), расширили каналы обратной связи и ввели новый инструментарий для безопасной передачи данных.

Что касается проблем, то, пожалуй, стоит отметить конкуренцию на российском рынке. Появление новых игроков и усиление конкуренции заставляли нас предпринимать шаги по удержанию текущих клиентов и поиску новых ниш.

Тем не менее, несмотря на возникающие препятствия, нам удается их преодолеть. И за последние три года мы уже смогли вывести O!task на качественно новый уровень. Сейчас система продолжает развиваться, ориентируясь на потребности современного бизнеса и перспективы будущего роста.

Мы оцениваем уровень автоматизации в нашей компании как высокий, однако всегда есть направления для развития и оптимизации.

В настоящий момент автоматизируем:

1. Управление проектами и задачами. Используем собственную разработку O!task для управления проектами, постановки задач сотрудникам, отслеживания прогресса и контроля дедлайнов.

2. Финансовую аналитику и бюджетирование. Применяем автоматизированные инструменты для расчета зарплат, формирования налоговой отчетности, анализа рентабельности проектов и оценки экономической эффективности подразделений.

3. Обслуживание клиентов и поддержку. У нас есть автоматизированная система обращений клиентов, обработка заявок, классификация запросов и автоматический подбор решений.

Что касается ПО, то, как уже говорил, работаем в собственной системе O!task. Также используем внутреннюю CRM-систему и специальные сервисы для мониторинга инфраструктуры и безопасности.

Пожалуй, хотели бы автоматизировать развитие социальных сетей и контент-маркетинга, чтобы активно продвигаться в соцсетях, регулярно обновлять блоги и информационные порталы, публиковать полезные и интересные материалы.

Наша компания столкнулась с уникальным положением на рынке труда: дефицит квалифицированных кадров в отрасли наблюдается повсеместно, однако мы редко испытываем нехватку кандидатов благодаря привлекательности нашего бренда и востребованности продукта.

Тем не менее, поддержание качественного состава сотрудников требует постоянной работы и продуманного подхода.

На мой взгляд, можно выделить 3 основные тенденции:

1. Внедрение внутренних соцсетей – это закрытые цифровые пространства, доступные исключительно сотрудникам компании. Они сочетают функционал обычных социальных медиа с возможностями профессиональных инструментов коллективной работы. Например, есть у Cofix. Такие соцсети помогают выстраивать и развивать эффективные взаимоотношения в коллективе, укреплять ценности компании, формировать позитивную атмосферу и в целом строить крепкую и гармоничную команду, где каждый хочет внести вклад в общее дело.

2. Договоры не о классическом приеме на работу, а «под проект». Когда сотруднику известна точка А и точка Б – риск выгорания снижается и повышается эффективность. В данном случае управленцу крайне важно прописывать алгоритмы действий, фаз проектов, должностных инструкций. Бонусы и мотивации на разных стадиях проектов также могут быть заранее прописаны.

3. Стратегии планирования по сезонности или по 3 месяца. По статистике, замотивировать сотрудника можно в среднем на 3 месяца. Также как и клиенты достаточно быстро в наше время устают, например, от однообразного контента, так и сотрудники меняют работу в связи с усталостью от однообразных задач. В этом случае повышение оплаты труда имеет краткосрочный эффект. А вот планирование обязанностей, задач по фазам в 3 месяца могут существенно сократить текучку кадров и выгорание на рабочем месте.

Если вы задумались о внедрении такой системы – значит, вы на правильном пути.

Я считаю, что 80% успеха в бизнесе – это четкая структура, систематизация бизнес-процессов, где вы в одной системе видите все ваши проекты и каждую задачу в проекте. Когда можете в любой момент зайти в систему и увидеть, на какой стадии задача и что необходимо для нее сделать. Это действительно разгружает мозг и тем самым освобождается место для новых мыслей, которые так необходимы руководителю для развития компании. Чтобы он не «погряз» в операционке, для этого и существует система управления.

А совет на самом деле прост. Пробуйте разные инструменты. И когда найдете тот, где вам будет легко, удобно и визуально понятно, то оставайтесь там :)

Когда определитесь с системой, тогда уже без спешки выгрузите туда все свои задачи, посмотрите на них и распределите по важности. Как вариант – можно сформировать их по методу Эйзенхауэра (если что, про данный метод можно прочесть у нас на сайте).

У вас все получится!