«OkoCRM родилась в болях
и страданиях от работы
с другими системами»

OkoCRM — это молодая система, разработанная Центром информационных технологий Вебион. Изначально она создавалась для закрытия внутренних потребностей разработчика, но позже выросла в самостоятельный продукт и теперь занимает лидирующие позиции рейтингов.

Почему вместо того, чтобы выбрать готовое решение, которых на рынке достаточно, Вебион разработали собственный инструмент? Чем он отличается от конкурентов, какие имеет особенности и как помогает решать проблемы бизнеса? Об этом и многом другом мы спросили Александра Завьялова, основателя OkoCRM.

Мы молодая IT-компания, Центр информационных технологий Вебион с головным офисом в Тюмени. Мы разрабатываем IT-решения для бизнеса, центральный наш продукт для внешних пользователей — CRM-система OkoCRM. Кроме нее мы разрабатываем и поддерживаем другие решения для внутреннего использования в других компаниях нашей бизнес-группы. Собственно, OkoCRM так и появилась — как система для своего бизнеса, которая выросла в самостоятельный продукт.

Официально мы существуем только 2 года, но фактически команда сформировалась в 2019 году и с тех пор продолжает расти. В команде 8 постоянных сотрудников и целый штат исполнителей на аутсорсе, с которыми мы работаем проектно.

OkoCRM — CRM-система, которая помогает бизнесам из России и ближнего зарубежья продавать и зарабатывать больше, а командам — быть продуктивнее и работать быстрее. По сути, это универсальный инструмент для целого ряда задач бизнеса:

• автоматизации бизнес-процессов;
• управления продажами и клиентской базой;
• омниканальной коммуникации с клиентами;
• проектного управления;
• работы и коммуникации в командах.

По версии журнала «Компьютерра», OkoCRM — лидер рейтинга решений для среднего и малого бизнеса в 2024 году. OkoCRM без проблем интегрируется с другими сервисами для бизнеса: мессенджерами и соцсетями, сайтами и IP-телефониями, сервисами рассылок, маркетплейсами и платформами для аналитики, что делает систему удобным инструментом и по факту «мозгом» для бизнеса любого масштаба.

Особенности OkoCRM:

• единый омниканальный чат для всех доступных каналов коммуникации с клиентами;
• встроенный конструктор чат-ботов;
• встроенный искусственный интеллект;
• удобный и понятный для клиентов UX\UI-дизайн интерфейса;
• бесплатные интеграции с другими сервисами для бизнеса;
• высокая скорость и стабильность работы;
• бесплатные виджеты для бизнеса;
• заботливая и бесплатная техподдержка для всех пользователей.

Ключевая ЦА — предприниматели в сфере услуг, производства и торговли, с отделами продаж или без них. OkoCRM — универсальная система, поэтому её используют компании из совершенно разных сфер бизнеса:

• производители мебели, бытовой химии, окон и металлоконструкций;
• торговые компании;
• digital, маркетинговые и рекламные агентства;
• учебные центры и языковые школы, инфобизнес;
• типографии;
• туристические агентства;
• консультирующие врачи;
• детские центры;
• рекрутинговые агентства и бухгалтерский аутсорс;
• музыкальные лейблы.

3 ключевые боли – потеря клиентов, отсутствие контроля и длительный цикл сделки.

Большинство клиентов приходят к нам с проблемами в процессах и полным отсутствием контроля за ними. На момент входа в нашу систему у пользователей обычно не систематизированы процессы продаж, нет конкретной воронки, записи ведуться в Экселе или в блокноте. Владелец бизнеса не понимает, что происходит в продажах, и не может никак повлиять на процесс.

С клиентами связываются слишком долго, например, через 3 часа или на следующий день, или вообще про них забывают. В итоге клиенты либо совсем уходят, либо цикл продажи затягивается, а 30-40% рабочего времени менеджеров занимает рутина, которую можно автоматизировать.

Похожие проблемы и в работе команд. Когда у коллектива нет единого цифрового пространства для работы, то и нет контроля за задачами — руководители не могут контролировать загрузку команды, а исполнители могут срывать сроки и забывать про поручения.

OkoCRM позволяет исправить ситуацию с потерей клиентов и циклом сделки: оцифровать и автоматизировать процесс заключения сделки, не потерять клиента, показать ему свою заботу и довести до продажи максимально быстро.

Один из наших первых кейсов – торговая компания «Техно профиль», которая продает кровельные материалы по России. Из-за того, что менеджеры вели продажи в блокноте и перезванивали клиентам в течение 2 дней, часть лидов просто терялась. В компании не было инструментов контроля, пропущенных звонков, менеджерам не ставились задачи, кому и когда нужно перезвонить.

После внедрения инструментов OkoCRM (телефонии и автоматизаций), время обработки заявки сократилось с 2 дней до 5 минут: как только клиент оставляет заявку на кровлю, система автоматически ловит ее, создает сделки и сразу же звонит клиенту. У менеджеров появились автоматические задачи, шаблоны документов и писем, которые автоматически отправлялись клиентам — на рутину стало уходить на 30% меньше времени. Менеджеры перестали терять заявки, а конверсия из заявки в сделку выросла с 15% до 35%.

Похожие результаты получил музыкальный лейбл Aura Music. Благодаря автоматизации и шаблонам документов цикл сделки сократился с 7 до 1 дня, у менеджера стало в разы меньше рутины, а клиенты-артисты стали более лояльными, так как постоянно получают уведомления о статусе их договора. Примерно того же удалось добиться продюсерскому центру «Мир кино».

Также оцифровка рабочих процессов помогает клиентам сокращать время на работу с задачами. Например, команда производителя химии KemiklKraft смогла на 50% сократить цикл выполнения задач, внедрить прозрачные процессы и улучшить качество выполнения работы.

Последние 2 годы мы активно продолжали расти: развивали старые и добавляли в систему новые модули, выстраивали процесс продажи системы. Например, за эти 2 года у нас появились ряд новых инструментов, включая:

• мобильное приложение;
• корпоративный мессенджер;
• no-code конструктор чат-ботов;
• искусственный интеллект для отдела продаж;
• база знаний;
• шаблоны задач для автоматизации;
• маркетплейс интеграций;
• более 20 новых интеграций;

Также мы постоянно перерабатываем дизайн интерфейса и повышаем быстродействие системы.

Однозначно про возможности. Все это время мы активно работали над развитием функционала системы и повышением узнаваемости бренда, вкладывались в контент-маркетинг, публиковались в различных профильных СМИ и медиа, заводили новые партнерства и при этом совершенно не вкладывались в прямую рекламу.

Эта работа дала результат: за два года количество зарегистрированных в системе компаний выросло с 2 до 11 тысяч, у нас появилась партнерская сеть и полноценное комьюнити. OkoCRM стали пользоваться иностранные клиенты, а сама система стала постоянным участником профильных рейтингов, во многих из которых вошла в ТОП и заняла лидирующие позиции. А, например, трафик нашего блога вырос в 7 раз: с 30 до 200 тысяч посетителей в месяц, и продолжает расти.

Уход зарубежных компаний повлиял. Так как мы являемся отечественным аналогом многих из них и входим в реестр отечественного ПО, многие рассматривали нас как альтернативу зарубежным сервисам, в том числе:

• Trello;
• TeamWork;
• Salesforce;
• Zoho;
• Pipedrive;
• Poster;
• Asana;
• Monday и т.д.

Это дало нам определенный буст, повысило интерес целевой аудитории к системе и привело новых клиентов, от которых отказались иностранные вендоры.

На 5 из 5 :) Так как мы сами разрабатываем и продаем решение для автоматизации, не хочется быть «сапожником без сапог». По факту, мы как и любые айтишники – лентяи, и чтобы не делать ручную работы, мы стараемся автоматизировать всё, что можно автоматизировать. Вероятно, поэтому нам и удается делать такой большой продукт такой маленькой командой.

Да почти все, которые можно автоматизировать, вот несколько примеров.

1. Первичные продажи — с момента регистрации в системе алгоритм сопровождает работу менеджера на всех этапах, автоматически создает сделки и ставит задачи, записывает разговоры, отправляет письма и сообщения, заполняет шаблоны документов, коммерческие предложения, ведет клиентов по воронке и контролирует оплату.
2. Онбординг клиентов. CRM — сложный продукт, и чтобы его продать, важно познакомить клиента с его возможностями, обучить использованию. Для этого мы автоматически шлем клиентам триггерные рассылки после регистрации, которые помогают познакомиться, узнать о возможностях и начать работать с системой.
3. Повторные продажи. Мы работаем по подписной модели, поэтому нам нужно регулярно мотивировать клиентов продлевать подписку на продукт. Для этого мы автоматически отправляем триггерные рассылки клиентам, как только система видит, что подписка заканчивается.
4. Коммуникации с клиентами. У клиентов технически сложного продукта постоянно возникают вопросы по поводу использования, настройки и функционала системы. Но техническая поддержка не резиновая, ресурса не хватает, поэтому ответы на часть распространенных и типовых вопросов мы автоматизировали с помощью нашего робота.
5. Работа с задачами. В каждом отделе нашей компании есть задачи, которые повторяются из месяца в месяц. Чтобы про них не забывать и все выполнять вовремя, мы автоматизировали постановку задач по шаблону.

Основа — OkoCRM и ее инструменты: правила автоматизации, шаблоны документов и сообщений, и конструктор роботов. К самой системе мы подключаем другой софт, чтобы все было в едином интерфейсе, в том числе:

• IP-телефония;
• мессенджеры и соцсети;
• почтовые клиенты;
• сервисы почтовых и смс-рассылок;
• систему веб-аналитики;
• сервис автоматической проверки и заполнения контактных данных.

Конкретно для нашей компании – все ок, нам хватает того функционала, который уже есть. Но если говорить про клиентов, в топе запросов – внутренняя система аналитики по показателям из CRM, модуль финансового учета и модуль для онлайн-записи клиентов. Каждый из них на разных этапах разработки и в обозримом будущем будет реализован в OkoCRM.

У нас достаточно маленькая и дружная команда, и у каждого сотрудника своя зона ответственности. Развитие происходит в рамках существующего функционала сотрудника, его новых задач и соответствии компетенций. Условно, если фронтендер не может решить какую-то задачу имеющимися скилами, он либо учится их выполнять самостоятельно, либо отправляется на курсы за счет компании. У нас в компании сильная нематериальная мотивация, поэтому с развитием проблем нет.

Столкнулись. Даже скорее не с дефицитом на рынке, а именно с дефицитом кадров нужной нам компетенции. На данный момент закрываем этот пробел за счет исполнителей на аутсорсе под конкретные проекты.

В первую очередь — это подход. OkoCRM родилась в болях и страданиях от работы с другими системами в первой компании нашей бизнес-группы. В одной системе, назовём её А, мы не могли настроить права доступа для разных пользователей и нормально работать с задачами для сотрудников. Ребята фиксили баги месяца два и не могли внятно объяснить, что происходит. Ну, такое.

В CRM на букву Б из нас вытягивали оплату за каждый подключенный внешний сервис, а функционал был привязан к тарифу: хочешь больше функций – плати больше. А в какой-то момент у нас на неделю отвалилась телефония. Мы оказались парализованы, потеряли примерно миллион рублей выручки и сели писать свою систему. На ее основе и появилась OkoCRM.

Если не касаться функционала и конкретных инструментов, мы выделяем несколько преимуществ.

• Дружелюбный интерфейс и дизайн, которым мы гордимся. Каждый второй пользователь отмечает, какой кайф работать в системе – как всё удобно, красиво и интуитивно понятно собрано.
• Скорость работы – система работает в среднем втрое быстрее, чем другие крупные СRM на рынке.
• Единый тариф – мы предоставляем доступ ко всем инструментам системы без ограничений в едином тарифе, без разграничения по функционалу. За 568 ₽ в месяц пользователь получает доступ к клиентской базе, омниканальному чату, автоматизациям воронки продаж, таск-трекеру, корпоративному мессенджеру, базе знаний, конструктору чат-ботов и много чему ещё. В итоге OkoCRM обходится в разы дешевле, чем аналоги с таким же набором инструментов. А если брать стоимость внедрения, то в несколько раз.
• Бесплатные интеграции и виджеты. Все наши интеграции с другими сервисами – бесплатные с нашей стороны, мы не берем денег за подключение. Кроме того, у нас есть бесплатные виджеты вроде собственного конструктора форм для сбора лидов и проведения опросов, онлайн-чата и мультикнопки для сайта клиентов.
• Премиальная поддержка. То, чем мы гордимся – образцовая поддержка, за которую нас каждый день благодарят и за которую не нужно доплачивать.

Как такового модуля нет, но организовать техподдержку без проблем можно существующими инструментами OkoCRM и без выделенного help desk модуля.

Например, как это организовано у нас:

1. Клиент может обратиться в ТП по удобному ему каналу – внутри системы и на сайте зашиты мультикнопки, в которых клиент выбирает куда написать: на почту, в мессенджеры, в соцсети ли чат на сайте.
2. Заявка падает в омниканальный чат OkoCRM, где собраны все каналы коммуникации.
3. Система распределяет заявки между сотрудниками техподдержки.
4. Специалист поддержки рассматривает заявку, отмечает ее приоритет и действует в зависимости от сложности проблемы – решает самостоятельно или перенаправляет на более опытного специалиста.

В топе клиентских запросов – внутренняя система аналитики по показателям из CRM, модуль финансового учета и модуль для онлайн-записи клиентов. Каждый из них на разных этапах разработки и в обозримом будущем будет реализован в OkoCRM.

Кроме описанного выше, в ближайшее время мы выпустим модуль «Курсы», где компании из онлайн-образования смогут организовать обучение учеников по разным направлениям, размещать образовательные материалы, выдавать дипломы. Получится некий аналог GetCourse.

А еще к зиме планируем расширять набор интеграций с банками и платежными системами, чтобы OkoCRM видела оплаты клиентов и автоматически добавляла данные в сделки.

Безусловно это:

• амоCRM;
• Битрик24;
• Мегаплан;
• СберCRM;
• AsproCloud;
• Envybox.

Каждый день к нам приходят новые клиенты, которые ушли с Битрикса и ищут замену ему. Предпринимателям обычно нужен более простой инструмент за адекватные деньги. Они хотят мощный инструмент управления бизнесом и не хотят переплачивать за опции, которые никогда не будут использовать.

Они называют всего 2 причины:

1. Смена Битриксом ценовой политики, когда самые распространенные инструменты для предпринимателей переехали на самые дорогие тарифы, стоимость которых по мнению клиентов неадекватно завышена.
2. Сложность самого инструмента. Обилие опций, которыми никто не никогда не пользуется, но за которые приходится платить.

В целом мы, конечно, НЕ думаем о Битриксе, у нас свой путь и мы бы не хотели равняться на конкурентов. Мы не стремимся отличаться от кого-то – мы делаем систему такой, какой она будет полезна конкретному бизнесу, чтобы предприниматели продавали и зарабатывали больше.