ProjectMate: полный обзор системы для юридического бизнеса

ProjectMate — российская система автоматизации бизнеса для юридических и адвокатских бюро, аудиторских и консалтинговых компаний, бухгалтерского аутсорсинга. Мы протестировали её, чтобы разобраться, как она закрывает задачи учета времени, судебной работы, CRM и биллинга, и чем отличается от универсальных CRM и таск-трекеров, которые не заточены под специфику сферы профессиональных услуг.

В этом обзоре мы пройдем путь от регистрации в демо-версии до разбора всех ключевых модулей: учета времени, судебной работы, CRM, управления проектами, биллинга и аналитики, а также расскажем про мобильное приложение и стоимость подписки.

Чтобы начать работу с ProjectMate, мы оставили заявку на бесплатный демо-доступ через кнопку «Попробовать» на сайте. Уже на этапе заполнения формы можно выбрать, с какой базой попробовать систему: пустой, куда придется вносить свои данные с нуля, или уже наполненной демо-данными, где сразу видно, как выглядят реальные дела, проекты и записи о времени.

При запросе демо-доступа (наполненная данными база) письмо с данными для подключения приходит автоматически, сразу после заявки. А при выборе пустой базы доступ к пробной версии предоставляет отдел продаж после заявки с именем, компанией и контактами.

При первом входе в систему предлагается пройти мастер начальной настройки — он помогает заполнить основные данные и знакомит с ключевым функционалом системы. Для более глубокого изучения на сайте есть отдельная База знаний и обучающие ролики, а также можно заказать презентацию системы или созвон с менеджером.

Административные настройки в ProjectMate сосредоточены в разделе «Параметры системы» и охватывают компанию в целом, а не только личный профиль пользователя.

Основные группы настроек:

• Карточка компании — юридические реквизиты, часовые пояса, рабочий график, нормативы рабочего времени.
• Пользователи и роли — учетные записи сотрудников, права доступа к разделам и данным.
• Справочники — типы дел, статьи расходов, статусы, шаблоны документов и печатных форм.
• Судебная работа — настройка справочника судов, инстанций, типов дел и категорий судебных расходов.
• Интеграции — синхронизация с 1С:Бухгалтерия, Microsoft 365, kad.arbitr.ru; каждая интеграция подключается и оплачивается отдельно.

Учет времени — один из базовых модулей ProjectMate, он является основой, вокруг которой строится вся остальная система. Сотрудники фиксируют рабочие часы по проектам, при необходимости эти часы связываются с задачами и судебными заседаниями. Встречи и судебные заседания можно планировать заранее, а по завершении они автоматически попадают в календари всех участников как записи о времени.

Дальше учтенное время используется для автоматического формирования отчетов для клиентов о проделанной работе, финансовых документов и внутренней аналитики по эффективности работы сотрудников и практик.

Модуль «Судебная работа» — то, чего нет в универсальных CRM и таск-трекерах. Здесь ведется календарь судебных заседаний, карточки судебных дел, планирование и контроль их исполнения.

Отдельно вынесен учет судебных расходов (пошлины, экспертизы и прочие траты по делу).

Платно подключается синхронизация с картотекой арбитражных дел КАД.Арбитр — данные по делу подтягиваются в систему автоматически, без ручного мониторинга сайта суда.

Летом 2026 года в системе появился модуль «Продажи»: канбан-доска, где каждая колонка — это стадия сделки, от первого обращения до подписания договора или отказа. Карточки можно перетаскивать между стадиями вручную или создавать сразу в нужной колонке.

В карточке отображается количество дней, которое сделка находится без движения в текущей стадии. Источник обращения клиента указывается независимо от исхода сделки, при отказе дополнительно указывается причина отказа. Эти данные можно выгружать в Excel и формировать аналитику по источникам обращений и причинам отказов.

При переводе сделки в успешную продажу система предлагает создать проект и автоматически переносит в него данные из карточки продажи: заказчика, валюту, центр затрат.

Проект — центральный элемент системы: вокруг него объединяются клиент, судебное дело, финансы и отчеты, то есть вся информация по работе с клиентом хранится в одном месте, а не разбросана по разным разделам.

Раздел «Проекты» позволяет вести задачи по проекту, планировать и контролировать исполнение бюджета. Один из виджетов — «Бюджеты проектов» — визуально показывает состояние бюджета цветовым индикатором (норма / граница контроля / перерасход).

Для контроля денег по проектам есть отдельные отчеты:

• сколько денег компания недополучила, потому что выполненная работа еще не выставлена клиенту («Невыставленные часы»);
• какие проекты выходят за рамки бюджета и на сколько («Контроль бюджетов»);
• насколько прибыльны проекты, клиенты и отдельные руководители («Расчет прибыльности»).

Для коммерческих проектов ProjectMate закрывает всю финансовую сторону работы с клиентом: договор, счета, бюджет и контроль оплат.

Биллинг строится вокруг трех типов документов — калькуляций (отчетов о проделанной работе), актов и счетов. Вместо того чтобы каждый раз вручную считать скидки, наценки и лимиты по проекту, можно один раз настроить правила ценообразования — дальше система сама применяет их при выставлении счета. Даты счетов и актов тоже не нужно отслеживать вручную: система подсказывает, когда пора выставить следующий документ, исходя из графика, заданного один раз.

Формат самих документов тоже настраиваемый: можно сгруппировать затраты по типам или показать их общей суммой, добавить ставки и виды деятельности в детализацию, создавать кастомные отчеты. Также, калькуляции формируется автоматически на основе внесенных данных об учтенном времени, на их основе формируются счета.

Отдельно настраивается интеграция с 1С:Бухгалтерия — данные о счетах и оплатах синхронизируются между системами без двойного ввода.

Кроме финансов по отдельным проектам, ProjectMate дает картину по компании в целом — и по расходам, и по эффективности работы.

Расходы компании (аренда, зарплата, налоги и прочее) заводятся в систему по типам и группам, а не общим списком, поэтому потом легко понять, на что уходят деньги. Доступ к чувствительным данным можно ограничить — например, зарплатные расходы увидят только руководитель и финансовый менеджер, а не все, у кого есть доступ к разделу. Если расходы уже велись в Excel, переносить их вручную не придется — есть мастер импорта.

Отдельный отчет — «Утилизация времени» — показывает, сколько рабочего времени сотрудников уходит на клиентские проекты, а сколько на внутренние задачи и обучение.

Также здесь настраивается справочник валют — полезно для фирм с зарубежными клиентами или филиалами.

Аналитика в ProjectMate строится вокруг эффективности: проектов, клиентов, практик, отдельных сотрудников и компании в целом. Данные доступны в разных форматах в зависимости от задачи:

• виджеты для оперативного контроля — показывают текущее состояние прямо на рабочем столе, без захода в отдельные отчеты;
• готовые отчеты, встроенные в систему;
• выгрузки по прибыльности проектов и невыставленным клиенту часам;
• возможность выгрузить любое представление данных для работы в Excel.

Отдельный модуль — «Рейтинги»: справочник с карточками рейтингов и номинациями, куда можно выгружать данные по проектам не только для профильных юридических рейтингов, но и для тендеров и коммерческих предложений.

Рейтинги для юридического бизнеса — это ежегодные списки, которые составляют по отраслям и практикам на основе данных о реализованных проектах, которые компании сами подают в рейтинговые агентства. Место в таком рейтинге — это репутация и источник новых клиентов, поэтому крупные и средние юрфирмы регулярно в них участвуют. Это не разовая история, а повторяющаяся задача: каждый год нужно заново собирать данные по проектам под конкретные номинации, часто из разных источников и в разном формате под требования каждого рейтинга. Модуль решает именно это — данные по проекту (клиент, суть работы, результат, значимость) заполняются один раз в карточке проекта и дальше используются повторно под разные рейтинги, тендеры или коммерческие предложения, вместо того чтобы каждый раз пересобирать их вручную в Excel.

Такого модуля нет у конкурентов — это специфика именно юридического бизнеса.

Мобильное приложение ProjectMate доступно для Android и iOS. Для входа нужна существующая учетная запись — либо в демо-версии, либо в пробном доступе.

В приложении можно:

• просматривать и редактировать ленту событий;
• отслеживать судебные заседания, в которых участвует пользователь;
• оставлять комментарии к записям;
• контролировать и ставить задачи;
• работать без доступа к интернету.

Пользователям локальной версии мобильное приложение подключается отдельно, по запросу в службу поддержки.

ProjectMate доступен в двух редакциях — «Для юристов» (с модулем судебной работы) и «Общее решение» (без него, для консалтинга, аудита и бухгалтерского аутсорсинга), каждая в облачном и локальном варианте.

В базовый тариф входят: судебная работа (только в редакции «Для юристов»), CRM, учет времени, управление проектами, бюджетирование проектов, биллинг, мобильное приложение.

Дополнительные платные услуги:

• синхронизация с 1С:Бухгалтерия — от 3 750 ₽/мес;
• синхронизация через Microsoft 365 — от 1 050 ₽/мес;
• интеграция с kad.arbitr.ru (только облачная версия) — от 1 150 ₽/мес;
• версия для Mac OS (только облачная версия) — от 950 ₽/мес.

Демо-доступ — 30 дней бесплатно, без ограничений функционала.

Цены актуальны на август 2026 года.

Подводя итог нашему знакомству с сервисом, сведём наблюдения воедино.

Плюсы:

• Система изначально построена под юридический бизнес, а не адаптирована из универсальной CRM — судебная работа, синхронизация с КАД.Арбитр и модуль «Рейтинги» закрывают специфику, с которой универсальные системы просто не работают.

• Весь путь работы с клиентом — от заявки до финансового результата — в одной системе, без переноса данных между разными сервисами.

• Отзывчивая техподдержка — помогают разобраться с настройкой и решают вопросы по ходу работы, а не оставляют один на один с системой.

• Есть выбор между облаком и локальным сервером, для компаний с повышенными требованиями к хранению данных.

• Система развивается больше 20 лет и уже используется в 230+ компаниях — не экспериментальное решение, а проверенный инструмент.

• Гибкая тарификация: можно платить только за нужные модули и интеграции, а не покупать пакет целиком.

• Включена в реестр российского ПО.

Минусы:

• Технологически не самое современное решение: нужно устанавливать десктопное приложение, тогда как большинство сервисов на рынке полностью перешли в веб.

• Версия для Mac OS существует, но на практике подключение и стабильная работа через нее вызывают сложности — для комфортной работы лучше рассчитывать на Windows.

• Система рассчитана на то, чтобы в ней настраивались процессы компании (ставки сотрудников, справочники расходов, правила ценообразования), а не работала «из коробки» — это требует времени на внедрение.

• Мобильное приложение для локальной версии подключается не автоматически.

• Интерфейс более ранних модулей выглядит устаревшим.

Хотите увидеть обзор какого-то конкретного сервиса? Напишите нам: soft@softadvisor.ru