Kaiten – взгляд изнутри

Kaiten – сервис для управления личными задачами и организации работы команд любого масштаба, основанный на принципах подхода Kanban и методологии Agile. С помощью него можно визуализировать рабочие процессы, расставить приоритеты и отслеживать прогресс задач. Встроенная аналитика помогает командам выявлять узкие места и принимать решения на основе данных. Kaiten интегрируется с популярными рабочими инструментами, а также поддерживает автоматизацию действий, снижая количество рутинной работы.

Чтобы начать работу с Kaiten, переходим на официальный сайт и заполняем регистрационную анкету. После этого на электронную почту поступит письмо с активационной ссылкой, по которой нужно перейти, чтобы завершить создание аккаунта компании.

На этапе регистрации сразу определяем домен команды в формате ВАШДОМЕН.kaiten.ru – он станет адресом для входа в рабочий аккаунт.

Также необходимо выбрать подходящий тариф: бесплатный или один из платных пакетов – Standard или PRO.
Создав аккаунт, автоматически становимся его администратором. Внутри своей учетной записи можно:

• Создавать рабочие пространства под разные задачи и проекты.

• Добавлять пользователей, отправив им приглашение по e-mail. Регистрация новых пользователей произойдет автоматически при переходе по пригласительной ссылке из письма (она будет действительна в течение 7 дней).

• Управлять общими настройками и выбирать тариф, который будет применяться ко всем пользователям. Пользователи имеют доступ только к тем пространствам, в которые их пригласили.

Далее рассмотрим основные сущности в системе и функции, которые они выполняют.

Пространства в Kaiten – это сущности верхнего уровня. Внутри них размещаются доски с задачами. Они служат своего рода «контейнерами» для рабочих процессов и позволяют выстраивать структуру работы внутри компании.

В рамках одного аккаунта можно создавать любое количество пространств. Это удобно, если есть несколько команд, работающих независимо друг от друга. Для каждого подразделения можно создать свое пространство, обеспечив при этом их автономность и конфиденциальность.

Доступ к пространству получают только те сотрудники, которых мы приглашаем на него для совместной работы. Все его внутреннее содержание – доски и карточки – становится доступным исключительно для приглашенных. Остальные пользователи аккаунта ничего не увидят, если их не добавить.

Каждый пользователь может быть приглашен в одно или несколько пространств. При этом его роль может различаться в разных пространствах. Создатель пространства автоматически получает права администратора и может управлять доступом и ролями других участников. Кроме Администратора, участники могут быть Редакторами, Комментаторами или Гостевыми пользователями.

Внутри одного пространства можно разместить несколько досок – все, что нужно для конкретного рабочего процесса. Все доски видны на одном экране, помогая быстрее ориентироваться в происходящем и видеть общую рабочую картину.

Кроме того, одна и та же доска может отображаться сразу в нескольких пространствах. Это удобно, если между отделами есть пересечения в задачах. Например, если две команды взаимодействуют по одному из направлений проекта, можно подключить общую доску к обоим пространствам.

Также руководитель может собрать нужные ему доски из разных команд в собственном пространстве и следить за работой без необходимости заходить в каждое отдельно. При этом только он будет иметь доступ к своему пространству.

Каждое пространство может отображаться в следующем виде:

• Доски;
• Списки;
• Таблица;
• Timeline;
• Календарь;
• Отчеты;
• Архив.

Панель сверху пространства позволяет выбрать удобный вариант.

Доски позволяют отобразить все задачи пространства на канбан-досках с вертикальными колонками и горизонтальными дорожками. Это основной вид отображения пространств сервиса.

Списки отражают те же доски, но в горизонтальном формате. Доски сворачиваются в горизонтальные панели.

Вид Timeline отображает текущие и запланированные задачи на временной шкале для контроля сроков их завершения.

Вид Таблица структурирует все доски и карточки пространства в табличный вид с возможностью настройки отображаемых полей и скачивания в формате xlsx.

Вид Календарь отображает все карточки пространства на календарной сетке для контроля дедлайнов и планирования предстоящей работы.

В Отчетах можно посмотреть разнообразную аналитику по процессам данного пространства.

В Архиве собраны все заархивированные задачи с досок пространства.

Доступна настройка вида пространств по умолчанию, и тогда все пространства при открытии будут отображаться в выбранном виде.

Доски – это основной вид отображения рабочего процесса пространства в Kaiten. Они размещаются в пределах пространства и могут быть организованы как по вертикали, так и по горизонтали.

Каждая доска визуализирует весь путь задачи от попадания на доску и до завершения работы над ней, позволяя видеть статус работы над ней. Это основной инструмент для управления задачами.

Задачи на доске представлены в виде карточек, которые можно перемещать вручную между колонками или настроить автоматизацию – карточки будут перемещаться по доске при выполнении заданных условий.

Структура доски включает:

• Колонки – отображают этапы выполнения задач. Располагаются вертикально и служат ориентиром, на каком этапе находится любая карточка.

• Подколонки – детализируют отдельные этапы, позволяя разделить их на несколько подэтапов.

• Дорожки – группируют задачи по приоритету, исполнителям, типам работы и другим критериям, располагаются горизонтально.

• Ячейки – пересечение колонки и дорожки.

Для гибкости и удобства работы доски возможно адаптировать под нужды команды. Например:

• сворачивать доски;
• применять фильтры;
• сортировать карточки в колонках;
• переключаться на компактный вид отображения;
• изменять способ отображения карточек для каждой колонки отдельно.

В одном пространстве можно разместить сразу несколько досок – например, под разные команды, процессы или проекты. И наоборот – одну и ту же доску можно разместить сразу на нескольких пространствах, если она используется совместно разными подразделениями.

Также пользователю доступно создание отдельного пространства только под одну доску, если того требует задача.

Карточки – это задачи, над которыми работает команда. Каждая карточка представляет собой отдельное поручение и размещается на доске в нужной колонке (этапе).

Внутри карточки можно собрать всю необходимую информацию, связанную с задачей: от сроков выполнения и статуса до прикрепленных файлов, ссылок, участников и ответственных. Также доступно заполнение подробного описания, чек-листы для подзадач и встроенный чат для обсуждения – чтобы вся переписка по задаче находилась в одном месте.

Создать карточку можно следующим образом:

• вручную прямо на доске;
• автоматически по заранее заданным сценариям;
• через интеграции с другими системами и инструментами.

Сами карточки могут отображаться по-разному: в виде списка или в виде визуальных блоков.

На фасаде карточки сразу видны ключевые элементы: метки, дедлайны, визуальные сигналы, которые позволяют быстро ориентироваться без необходимости открывать карточку полностью.

В карточке задачи по умолчанию есть поля:

• Описание – текстовое описание задачи;
• Срок – дата, время, к которым необходимо выполнить работу;
• Срочно – да / нет, визуальный индикатор приоритетности дела;
• Размер – текстовое представление количественного параметра задачи;
• Тип – один из списка типов задачи;
• Метки – один из списка тегов, можно выбрать несколько;
• Ссылки – выбор из двух значений: описание и ссылки;
• Файлы – выбор из списка ссылок на файлы, загруженные в Kaiten, или из облачных хранилищ;
• Чек-листы – список из текстовых пунктов с боксом для пометки «Выполнено», в карточку можно прикреплять множество чек-листов.

Также можно создавать пользовательские поля и добавлять их в нужную карточку вручную или настроить тип карточки с включенными необходимыми полями.

С карточками можно выполнять разнообразные действия: создавать и перемещать по доске, удалять, копировать, архивировать и многое другое в зависимости от нужд рабочего процесса.

Документы – это функция для создания, хранения и коллективной работы с текстовыми материалами. Здесь удобно собирать всю важную информацию, оформлять документы прямо в системе и делиться ими с коллегами в рамках единой платформы.

С помощью этого инструмента можно:

• хранить рабочие файлы, инструкции, шаблоны и справочные материалы в одном месте, чтобы они всегда были под рукой у сотрудников;

• совместно редактировать документы в режиме реального времени, внося правки и дополняя тексты вместе с командой;

• фиксировать идеи, планы и наблюдения – при желании документы можно сделать доступными только автору;

• структурировать информацию по папкам и гибко настраивать уровни доступа для разных пользователей;

• создать полноценную внутреннюю базу знаний;

• открыть определенные документы для внешнего использования – например, для клиентов или подрядчиков.

При желании документы можно сделать открытыми для всех.

Инструмент позволяет не только редактировать текст, но и прикреплять изображения, файлы GIF и видео с ряда видеохостингов, работать с таблицами, вставлять код и совершать другие действия с контентом.

Разделы интерфейса Kaiten расположены в навигационной панели слева.

В этом разделе собрано все, что касается только нашей работы. Здесь отображаются задачи, в которых мы участвуем, история активности и учет времени, потраченного на выполнение задач.

Вкладка Карточки содержит список всех карточек, доступных нам в рамках текущих пространств. Табличный вид позволяет быстро отсортировать задачи по:

• пользователю (кому назначена),
• роли (заказчик, ответственный, участник),
• пространству,
• текущему статусу (В очереди, В работе, Готово).

Вкладка Активности фиксирует все наши действия в системе – перемещения карточек, выполнение пунктов чек-листов, назначение исполнителей и многое другое.

Вкладка Учет времени отображает статистику по затраченному времени на работу – сколько часов ушло на задачи за день, неделю, месяц или любой другой период. Чтобы собрать данные, достаточно запускать встроенный таймер при работе над задачей.

Раздел администрирования предоставляет доступ к настройкам всей рабочей среды. Отсюда можно управлять пространствами, правами пользователей и аккаунтом.

Изначально доступ к этому разделу есть только у владельца аккаунта. При необходимости он может делегировать права другим пользователям и и управлять доступом в разделах «Пользователи» и «Настройки компании».

Kaiten снабжен инструментами для аналитики рабочих процессов. На платформе доступно 10+ отчетов, которые автоматически генерируют информацию о работе, не требуя ручных расчетов или подключения дополнительных плагинов. Все отчеты доступны в одноименном разделе в верхней панели интерфейса.

Среди доступных отчетов:

Суммарный отчет. Предоставляет сводку по завершенным задачам за выбранный период.

Распределение карточек (cards distribution). Показывает, как задачи распределены по пространствам, типам, исполнителям. Помогает сбалансировать нагрузку на сотрудников.

График сгорания (burndown chart). Иллюстрирует, сколько задач осталось выполнить за оставшееся время спринта – инструмент для Scrum-команд.

График скорости команды (velocity). Позволяет оценить рабочий темп команды и прогнозировать сроки закрытия задач из бэклога.

Накопительная диаграмма потока (CFD). Помогает оценить рабочий поток и выявить в нем узкие места и аномалии.

Контрольный график (control chart). Отображает время выполнения задач, позволяя найти самые длительные из них и обратить внимание на возможные проблемы в работе.

Доступны и другие отчеты – общие, о затраченном времени, а также для Kanban и Scrum-команд.

Kaiten предлагает базовый бесплатный план, который включает в себя ключевые функции для продуктивной работы. Но если команде нужны более продвинутые инструменты, можно активировать дополнительные модули, доступные на платных тарифах.

Разработан специально для команд, работающих по методике Scrum.

Что включено:

• готовая структура досок бэклог и спринт;
• возможность запускать спринты прямо с доски;
• график burndown, чтобы отслеживать прогресс работы;
• диаграмма velocity для оценки темпа выполнения задач;
• добавление дорожек для визуального разделения работы;
• создание WIP-лимитов незавершенных задач;
• метки на устаревших задачах.

Подойдет тем, кто использует Kanban-подход и хочет более гибко управлять визуализацией процессов.

Что доступно:

• добавление на доски подколонок и горизонтальных дорожек;
• гибкие WIP-лимиты – можно устанавливать ограничения для колонки, дорожки или отдельной ячейки;
• метки для карточек, которые долго находятся в одном статусе;
• аналитические инструменты для оценки процессов, в том числе накопительная диаграмма потока (CFD), контрольный график, спектральная диаграмма, время разрешения блокировок и пропускная способность потока.

Этот инструмент предназначен для обработки обращений от внешних пользователей, у которой нет доступа к внутренним рабочим пространствам.

Входящие запросы могут поступать из разных каналов: через форму на сайте, по e-mail или из Telegram-бота. Все обращения автоматически попадают в интерфейс Kaiten в виде карточек, с которыми команда может работать в привычном формате.

Отдельный функциональный блок для создания карт пользовательских историй. Он позволяет:

• структурировать продуктовую концепцию;
• планировать релизы и состав минимально жизнеспособных версий продукта (MVP);
• формировать логичный пользовательский сценарий;
• проводить командные обсуждения и мозговые штурмы.

Этот модуль дает понимание, на что уходит рабочее время команды, и оптимизировать процессы.

Что доступно:

• запуск таймера из карточки или в пространстве;
• просмотр и фильтрация данных по затраченному времени за любой период по различным критериям – задачам, сотрудникам, меткам, доскам и др.;
• возможность выгрузки детального отчета в формате Excel для анализа и отчетности.

Если вы работаете в крупной компании с множеством команд и рабочих пространств, этот модуль облегчит администрирование и позволит централизованно управлять доступом.

Что умеет:

• формировать группы пользователей;
• задавать права и доступ к пространствам и административным функциям сразу для всех членов группы;
• гибко управлять ролями сотрудников – добавление или удаление из группы автоматически меняет их права;
• поддерживает корпоративную авторизацию (SSO) через внешние сервисы: Google Workspace, Microsoft AD, LDAP и др.

Этот модуль снижает риск ошибок при ручной настройке доступа.

Этот модуль помогает эффективно распределять рабочее время сотрудников, планировать проекты по часам и визуализировать загрузку команды, в том числе почасовую занятость любого сотрудника с разделением по дням. Все задачи отображаются на временной шкале.

Что есть внутри:

• календарное планирование задач с возможностью выстраивать зависимости между ними;
• расчет необходимого времени на выполнение задач с детализацией по исполнителям;
• оценка загруженности каждого члена команды.

С этим модулем доступна настройка автоматизации повторяющихся действий. Для этого необходимо задать условие-триггер, при соблюдении которого будет совершаться определенное действие. Например, при попадании задачи в определенную колонку автоматически переназначать ей ответственного.

Можно автоматизировать действия с карточками при наступлении определенных событий или изменении сроков.

Модуль позволяет задать четкие рамки для действий пользователей. Полезен для соблюдения регламентов и выстраивания строгих процессов.

Что позволяет делать:

• настроить жесткие маршруты движения задач по этапам в зависимости от их типа;
• запретить перемещение карточек, если не выполнены ключевые условия (например, не заполнены обязательные поля или не пройден чек-лист).

Kaiten поддерживает интеграции с рядом внешних сервисов, которые позволяют расширить возможности платформы и упростить повседневную работу команд. Например, с такими как:

• Slack – уведомления о событиях в Kaiten, постановка задач и их комментирование прямо из чатов.

• Telegram – создание и отслеживание задач напрямую из мессенджера.

• GitHub и GitLab – привязка коммитов, веток и пул-реквестов к задачам.

• Google Calendar – автоматическое отображение дедлайнов задач в календаре.

• Электронная почта – возможность создавать задачи из писем.

За счет открытого API можно создавать собственные интеграции с необходимыми сторонними сервисами под нужды команды и специфику рабочих процессов.

Мобильное приложение Kaiten позволяет управлять задачами и отслеживать рабочие процессы со смартфона. Оно устанавливается на устройства с iOS и Android.

Основные возможности приложения:

• Просмотр и управление карточками. Можно создавать новые задачи, редактировать существующие, менять их статусы и перемещать по колонкам.

• Работа с досками. Можно открывать нужные доски, применять фильтры и быстро находить нужную информацию.

• Уведомления. Можно настроить получение push-уведомлений о новых комментариях, изменениях в задачах, назначениях и других событиях.

• Коммуникация внутри карточек. Можно общаться с коллегами в комментариях, не выходя из приложения.

• Трекер времени. Можно запустить таймер с телефона и фиксировать, сколько времени потрачено на задачу.

• Быстрый доступ к документам и чек-листам. Можно просматривать прикрепленные файлы, проверять и отмечать пункты чек-листов.

• Диаграмма Ганта. Можно просматривать задачи на временной шкале и оценивать нагрузку на команду.

Если Kaiten установлен на серверах компании, доступна PWA-версия приложения. Также с системой можно работать со смартфона из браузера без скачивания приложения.

В Kaiten имеется 4 тарифных плана:

Стоимость тарифов Standard и Pro зависит от количества пользователей и периода оплаты. Дополнительные модули в тарифах Standard и Pro можно подключать за дополнительную плату.

Тариф Enterprise предназначен для крупных компаний от 100 человек и включает индивидуальный подход к решению задач бизнеса.

У Kaiten также есть коробочная версия. Команды смогу установить ПО для управления проектами в собственной инфраструктуре и работать в закрытом контуре.

Это значит, что компании получат:

• Контроль над данных и безопасность. Коробка разворачивается в частном облаке — это критично для банков, госсектора и корпораций с повышенными требованиями к безопасности.

• Соблюдение требований. Подойдет для компаний, которые работают в сферах с нормативными требованиями к хранению и передаче данных.

• Возможность настройки под себя. Если у команды уникальные бизнес-процессы, то с помощью коробочной версии можно будет настроить их под себя.

• Офлайн-доступ. Сервис будет работать, даже если есть какие-то проблемы с интернет-соединением.

Kaiten ставится в виде набора Docker-образов и запускается через Docker Compose или Kubernetes. Это ускоряет установку: все сервисы и API запускаются «из коробки» в изолированном контуре компании.

Лицензирование и поддержка

• Тест-период 3 месяца — развёртывание без лимита пользователей за 300 000 ₽.

• Бессрочная лицензия — единовременная оплата за 36 месяцев, включает техподдержку и обновления.

• Подписка 12+ месяцев — для компаний, которым важно распределить затраты.

• Выделенная линия поддержки — тикет-портал с возможностью обращаться напрямую к разработчикам; доступен SLA.

Плюсы:

• Гибкость в настройке. Поддержка Kanban, Scrum и смешанных методологий. Настраиваемые доски, колонки, подколонки, дорожки, роли пользователей и ограничения.

• Удобный визуальный интерфейс. Возможность видеть процессы целиком на одном экране. Встроенные документы с функцией совместного редактирования, чат внутри карточек, выведение ключевой информации на фасад карточек.

• Широкий выбор модулей. Доступны модули для автоматизации, учета времени, клиентской поддержки, USM, планирования проектов на диаграмме Ганта и др.

• Расширенная аналитика. Более 10 видов отчетов: CFD, velocity, burndown chart, пропускная способность и т.д.

• Гибкая система доступа. Настройка прав пользователей и ролей в пространствах. Возможность разграничения информации по командам или отделам.

• Поддержка на русском языке. Платформа полностью русскоязычная, присутствует техподдержка и база знаний на русском.

• Мобильное приложение. Управление задачами и участвовать в работе со смартфона.

Минусы:

• Ограничения на бесплатном тарифе. Некоторые важные функции доступны только на платных планах, например размещение нескольких досок в одном пространстве.

• Общие метки. Все метки видны всем заказчикам на разных пространствах, что может быть неудобно.

• Нельзя скрыть часть колонок. Для просмотра последних колонок доски приходится пролистывать их все, что может мешать в проектах со множеством этапов.

В статье мы рассмотрели возможности сервиса Kaiten, а принимать решение о его использовании только вам. Если команда работает по Kanban или Scrum и ей важна визуализация процессов, глубокая аналитика и гибкие настройки – Kaiten может вам подойти.

Хотите увидеть обзор какого-то конкретного сервиса? Напишите нам: softadvisor.ru@gmail.com