VK WorkSpace: «Сотрудники продолжают общаться
в B2C-сервисах, и это несет огромные риски в плане безопасности»

VK WorkSpace – это коммуникационная платформа для бизнеса, разработанная командой VK Tech. О том, как зародилась идея создать продукт, какие проблемы бизнеса он позволяет решать и что ждет клиентов платформы в будущем – нам рассказала Юлия Грошикова, руководитель направления по работе с SME-клиентами VK WorkSpace и VK Cloud.

VK Tech – российский разработчик корпоративного ПО для решения ежедневных задач бизнеса. Портфель VK Tech – это готовая экосистема программных продуктов, в которую входят бизнес-приложения, облачная платформа, дата-сервисы, сервисы продуктивности.

VK Tech выделился как отдельное направление бизнеса VK в 2018 году. При этом в работе опираемся на 25-летний опыт и технологии VK. Сегодня мы входим в топ-3 поставщиков собственных IT-решений в России.

Я в компанию пришла в 2018 году. И тогда мы на уровне гипотезы хотели проверить, насколько будет актуален спрос на решения вроде корпоративного мессенджера.

У VK на тот момент было 6 тысяч сотрудников, все общались в разных системах: одни команды – в Агенте Mail.ru, другие – во ВКонтакте, третьи – в сторонних мессенджерах. Нужно было как-то объединить эту коммуникацию. Мы внутри VK понимали, что это вопрос безопасности и предотвращения информационных рисков.

Мы создали корпоративный мессенджер VK Teams и перевели туда всех сотрудников, предоставив такой же удобный, простой и понятный инструмент для работы, как перечисленные выше, но максимально подходящий именно для коммуникации внутри компании. Дополнительно у нас были корпоративная почта и диск для работы с документами онлайн.

Когда началась пандемия, мы оказались к ней готовы. Несмотря на то, что сотрудники работали из дома, у всех были необходимые инструменты для быстрой коммуникации с коллегами, поэтому эффективность взаимодействия вообще не пострадала. После того, как мы несколько месяцев прожили в этом режиме, мы осознали, что будущее за тем, чтобы объединить почту, диск и чаты в единую платформу для бизнеса. Это и стало нашей стратегией, философией и ценностью, которую мы доносим.

VK Teams, который появился как мессенджер, в итоге вырос в приложение коммуникационной платформы для бизнеса VK WorkSpace. Платформа объединяет в себе все инструменты для коммуникации и с коллегами, и с внешними пользователями: почту с календарем и адресной книгой, диск с редактором документов, мессенджер с чатами и каналами, видеоконференции, задачи, заметки, доску для идей. Платформу можно развернуть на серверах компании (On-Premises) или использовать в облаке по модели SaaS.

Мы стали предлагать нашу платформу и другим компаниям. Возможности, которые предоставляет VK WorkSpace, актуальны для бизнеса любого размера. В данный момент у платформы уже тысячи клиентов: это и малый, и средний бизнес, и enterprise-сегмент.

Да, все верно.

Наше решение подходит для любого бизнеса из любой сферы, будь то небольшая компания или крупная госкорпорация.

Даже маленькому стартапу в три человека нужна корпоративная почта на собственном домене, куда они будут заводить сотрудников, откуда будут отвечать клиентам, делать рассылки и прочее.

Для крупных компаний мы можем предложить решение On-Premises. Это значит, что компания сможет развернуть платформу на своих мощностях и хранить информацию в закрытом контуре.

В целом боль у всех одна – это неорганизованная коммуникационная система внутри компании.

Если говорить о конкретных проблемах, то самая большая, с которой ко мне приходят в последние пару лет, – это потребность в удобном корпоративного инструменте, которым бы действительно пользовались все в компании. Иногда даже случается, что IT-департамент внедряет общую систему, а в итоге ею никто не пользуется, потому что она оказалась неудобной, непривычной. Сотрудники продолжают общаться в B2C-сервисах, и это несет огромные риски в плане безопасности. Часто в одном чате находятся и текущие работники, и люди, которые давно уволились и работают у конкурентов. Эти чаты просто никто не администрирует.

Ну и конечно, это информационная безопасность, риски утечек вовне и с точки зрения использования зарубежных сервисов, потому что они уходят из России. Многие находятся на стадии выбора замены для зарубежных решений.

Вот такие боли мы сейчас решаем.

Во-первых, мы предлагаем клиентам провести консалтинг: выявить бизнес-процессы, которые являются ежедневными, высокочастотными. Это нужно, чтобы эти процессы оптимизировать и по времени реагирования, и по организации коммуникации у сотрудников.

Сейчас частый запрос клиентов – это переход с других решений. Мы предлагаем инструменты для переноса данных, которые делают этот процесс максимально простым. Работа компании при переходе на наше решение продолжается в прежнем режиме, с сохранением всех переписок, документов и прочего.

Кроме того, мы учитываем детали, которые сильно влияют на процесс, скорость работы и реакции на сообщения. Приведу пример. Те, кто пользовался Microsoft, знают, что в какой-то момент на почту обязательно придет письмо вроде «Дорогой друг, пожалуйста, удали какое-нибудь сообщение, потому что память в твоем ящике закончилась». Я прекрасно понимаю, как это может стопорить процессы: ты должен судорожно искать, что бы такого ненужного удалить. Либо писать администратору, что место закончилось, он поставит задачу на выделение дополнительного места для ящика – это еще более долгий процесс. А при работе с почтовыми системами бывает, что загружаешь, например, презентацию, и видишь уведомление о том, что для отправки ее нужно сжать.

У нас же такой проблемы никогда не возникнет. Потому что наша почта безлимитна по количеству писем, и мы даем возможность загружать большие вложения.

Один из наших клиентов – крупная телеком-компания. Ее агенты рассредоточены по всей России, и коммуникация из центрального московского офиса до них шла в семь шагов, а по времени занимала около полутора недель.

Как было раньше: информация из центрального офиса уходила региональным представителям, региональный представитель отправлял ее мерчендайзеру, мерчендайзер уже пересылал на личные почты агентов, которые продавали SIM-карты в торговом центре. Это было долго, сложно и неэффективно. Через полторы недели, когда информация доходила до конечного получателя, она зачастую уже теряла актуальность. Кроме того, поскольку все агенты использовали личные почтовые ящики, невозможно было контролировать доставляемость сообщений.

После того, как компания перешла на наше решение, всех агентов перевели на корпоративную почту, создали им домен. И информация стала приходить из центрального офиса напрямую всем агентам после нажатия одной кнопки «Отправить». Вместо полутора недель компания стала тратить на организацию рассылки 5 минут.

Более того, мы измерили отношение к компании самих агентов. Ранее агенты, получая сим-карты и всю информацию от конкретного человека – допустим, Марьи Ивановны, – именно ее воспринимали как работодателя. Но после того, как у агентов появилась корпоративная электронная почта, на которую им приходят письма от компании, с корпоративным брендингом, они себя уже считают не сотрудниками Марьи Ивановны, а частью большой корпорации. Их начинают все больше вовлекать в активности за счет рассылок. И в результате – это показывают наши замеры – сотрудники становятся более лояльными к компании и текучка, конечно же, сокращается.

Наше преимущество – это гибкость, лояльность. Если мы говорим про технические характеристики, то это возможность использования всех инструментов решения из одного окна, с единой точкой входа и доступа ко всем корпоративным системам.

Кроме того, важные отличия – это безлимитность и возможность распределять квоты таким образом, каким необходимо заказчику. Некоторые решения по умолчанию предоставляют фиксированное место на диске, и ты не можешь предложить сотрудникам больше или меньше. В нашей системе есть настройки, благодаря которым администратор сам решает, кому дать больше места на диске. И не нужно ничего доплачивать или переходить на другой тариф.

Также одно из главных наших преимуществ – это безопасность. У нас логируются действия и пользователей, и администраторов. Все это можно запросить, увидеть, проанализировать. Если сотрудник увольняется, то доступ ко всем системам у него автоматически блокируется даже на уровне пуш-уведомлений.

И, пожалуй, самое ключевое – это наш бэкграунд, наш опыт создания почты для B2C – Mail.ru, и нашего облака, которое, наверное, есть практически у каждого второго в нашей стране. Мы взяли лучшие практики создания этих продуктов, и на базе этих технологий сделали решение для бизнеса. Поэтому, когда вы попадете в VK WorkSpace, система будет интуитивно понятной. Это будет все та же привычная и удобная почта, только для бизнеса.

У нас есть сервис для планирования. Он позволяет быстро поставить задачу, или даже парой кликов превратить в задачу любое сообщение из чата. Задача начнет проходить согласование внутри системы, и я буду видеть, как с ней работают, как меняются статусы и прочее.

Если же мы говорим про связь с другими системами, такими как CRM, helpdesk, это можно сделать с помощью интеграции. У нас есть Bot API, который позволяет создать любого бота для быстрого взаимодействия. Например, если я работаю с CRM-системой, я могу создать бота, который будет мне из этой системы присылать уведомления о новых заявках. И могу прямо из нашей системы комментировать заявки – эти комментарии будут поступать в CRM.

У нас есть встроенные интеграции с нашими продуктами: почтой, календарем, оргструктурой, опросами, задачами и так далее. Календарь интегрирован с чат-ботом. Бот напоминает, что у тебя скоро встреча, либо уведомляет, когда кто-то предлагает провести встречу – можно сразу из чата принять предложение.

Последние два года у всех выдались очень насыщенными. Мы одними из первых предоставили возможность переезда на нашу платформу. Кроме того, мы понимали, что у многих не был заложен бюджет на переезд на другой ресурс, поэтому мы оказывали максимальную поддержку и предлагали лояльные условия для перехода. Поэтому бизнесы активно выбирали нашу платформу.

С Google, Microsoft, Slack.

Вся эта ситуация подтолкнула нас создать дополнительные решения. Например, на нашей платформе VK WorkSpace стала доступна онлайн-доска для совместной работы c возможностью переноса всех данных и проектов в нашу систему.

В основном мы автоматизируем пользовательский путь наших сотрудников. И делаем это с помощью нашего же приложения. Потому что с помощью него нужную информацию получать в разы быстрее.

Например, чтобы узнать, почему коллега не отвечает, в прошлой жизни мне пришлось бы написать ему письмо и получить отбивку, что он в отпуске. Либо зайти на корпоративный портал, потом – к нему в профиль, и там увидеть информацию о том, что он находится в отпуске с такого-то по такое-то число. Сейчас же, заходя в наше приложение VK Teams, я уже на аватарке пользователя вижу соответствующий статус, а при наведении мышки на фото – до какого числа коллега будет отсутствовать.

Можно видеть даже, что человек в данный момент с кем-то созванивается внутри приложения – у него на аватарке будет отображаться значок трубки. Очень удобно, если сам собираешься звонить этому сотруднику.

Подобные статусы есть и для других жизненных обстоятельств. Например, для ситуаций, когда человек находится на больничном, в командировке и так далее. Все это очень сильно помогает в коммуникации.

Помимо этого, у нас есть Bot API для автоматизации. Оно позволяет интегрироваться с любой системой, например, с ситемой для онбординга. Если сотрудники массово выходят на работу и мы понимаем, что они задают одни и те же вопросы, мы предоставляем им бота, который будет отвечать на все эти вопросы. Это автоматизирует процессы и сильно разгружает человеческие ресурсы.

Если говорить про наш бизнес-сегмент, то я не ощутила дефицита сотрудников. У нас всегда много желающих попасть в компанию за счет высокой ценности производимых продуктов на рынке, корпоративной культуры и условий труда для сотрудников.

Мы поддерживаем стажерскую программу. Приглашаем на стажировку студентов последних курсов и тех, кто недавно закончил университет – взращиваем молодых специалистов.

Ну и лояльность сотрудников у нас высокая. Я, наверное, как пример – уже практически 6 лет в компании. И с каждым годом у меня появляются новые обстоятельства, задачи, цели, зоны роста. В нашей компании готовы рассмотреть любые идеи от команды, не только по работе, но и для улучшения офисной жизни. В этом плане все очень открыты и поддерживают тебя.

У нас даже есть программа, в рамках которой ты можешь написать свой бизнес-план для нового продукта. Если идея будет защищена, то ее берут в работу. Мне кажется, такая открытость и возможность для развития внутри одной компании – самая большая ценность. Поэтому люди работают долго и с интересом.

У нас очень высокая корпоративная культура. Во-первых, связь мы поддерживаем внутри нашего решения VK Teams. У нас много различных групп и каналов для информирования, все находятся в едином информационном поле.

Наше подразделение, VK Tech, недавно переехало в отдельный офис. Мы сейчас в своем домике, где есть все для сотрудников. Утром – бесплатные завтраки, которые мотивируют приезжать в офис и позавтракать с коллегами, пообщаться в офлайне.

Мы проводим регулярные встречи команд по проектам и 1-на-1. А еще у нас проходят неформальные встречи: праздники, День VK, кинопросмотры, вечера игр в настолки, занятия йогой. В компании множество спортивных клубов – от сквоша и плавания до баскетбола и триатлона. Есть даже клуб любителей вина или изучения разговорного английского. Можно выбрать направление, которое тебе интересно, вступить в соответствующий канал в VK Teams и найти там единомышленников.

Конечно же, искусственный интеллект уже поддерживает наших клиентов. Можно зайти в админскую панель и задать вопрос боту. Он мгновенно предоставит информацию по твоему запросу, и не нужно ждать ответа оператора.

Если говорить о планах на будущее, то мы будем развивать платформу, добавляя сервисы. Также мы планируем запустить для пользователей SaaS-сервиса опросы. У нас уже есть опросы, которые можно запускать внутри чатов на всех сотрудников, но это опросы закрытого типа, когда ты просто собираешь статистику и аналитику, они анонимные. И вот скоро у нас появятся также опросы открытого типа, их можно будет запускать неанонимно, собирать статистику, собирать ответы на открытые вопросы.

Еще появится полноценная оргструктура. У нас сейчас есть версия оргструктуры, которая устанавливается в периметр. Вскоре она будет доступна и для всех клиентов.

Также мы будем увеличивать количество участников в звонках. В данный момент у нас есть ограничение в 300 пользователей. И мы хотим увеличивать это количество, чтобы стать полноценной платформой в том числе для проведения больших вебинаров.

В целом мы будем развивать платформу и продолжать соответствовать решениям первого выбора при поиске средств для коммуникации.