«Нам на руку играет то,
что Kaiten отличается
от зарубежных решений»

На сегодняшний день более 100 000 компаний выбирают платформу Kaiten для управления проектами.

В чем ее преимущества перед аналогичными решениями на рынке, каким функционалом обладает сервис и как именно помогает закрыть боли клиентов? Об этом мы расспросили Дарью Лебедеву, маркетолога Kaiten.

Kaiten – это российский сервис для управления проектами, задачами и командами, на рынке с 2014 года. С того момента, как мы создали первую канбан-доску, мы работаем над тем, чтобы усовершенствовать продукт, который поможет сделать рабочие процессы прозрачными и управляемыми, избавиться от хаоса в задачах и работать с удовольствием.

Сейчас Kaiten используют более 100 000 компаний. Среди наших клиентов: Сбер, Ростелеком, S7, Норникель, Самолет и другие.

Если говорить об основных этапах развития Kaiten, то оно проходило по следующим точкам:

Май-июнь 2014 года. Создание Kaiten. Появляется первая версия продукта с канбан-доской, на которой можно перемещать карточки.

Октябрь 2015 года. После тестов у нас появляется первый платный клиент – компания Rossko. Мы развиваем сервис: добавляем автоматические Agile-отчеты и больше функций для работы по Kanban и Scrum.

Март 2018-го. Kaiten получает смарт-инвестиции от Алексея Королюка, серийного интернет-предпринимателя, сооснователя REG.RU. Тогда же работаем над on-premise-версией Kaiten и выпускаем ее.

2019-2021 годы. Ежегодный рост компании на 40%, с ARR 25 млн рублей. Наши разработчики продолжают работать и создают раздел «Документы», модули Service Desk и User Story map, а также мобильное приложение Kaiten.

2022 год. Наш сервис вошел в официальный реестр ПО РФ. Количество клиентов сервиса – 39 000, а ARR компании – 63 млн рублей. Мы реагируем на внешние события, и тогда же появляется автоматический импорт данных из Trello, Jira, Confluence. Дополнительно продолжаем развивать продукт – выходят новые модули: «Автоматизации», «Гант» и «Ресурсное планирование».

2023 год. Рост выручки на 135% за год, ARR – 169 млн рублей. Мы заняли 37 место по объему выручки в рейтинге SaaS 2023 в России, количество зарегистрированных компаний в нашем сервисе – 112 000 компаний. Появляется модуль «Ограничения» и новая система доступов и навигации в Kaiten.

2024 год. Kaiten входит в топ-5 российских сервисов для управления рабочими процессами. Официально представлен в России, Беларуси, Казахстане, Кыргызстане и Армении. А клиенты сервиса – крупные компании из банковского сектора, металлургии, госучреждения и медиахолдинги. В компании работает более 50 человек. ARR составляет 350 млн рублей.

Главные ценности Kaiten – порядок и эффективность в процессах. И продукт полностью отражает эти идеи, ведь мы предоставляем гибкую платформу для управления рабочими процессами, чтобы компании могли экономить ресурсы, повышать производительность и концентрироваться на главном.

Kaiten – российский сервис для удобной работы IT-команд. Он умный как Jira и понятный как Trello. Kaiten позволяет компаниям построить прозрачную систему управления в режиме «одного окна»: планировать проекты, управлять ресурсами команд, организовать разработку продуктов по Scrum и Kanban, и собирать аналитические отчеты о результатах работы.

У нас много функций для эффективной работы команд. Выделим самые интересные по блокам:

• Визуализация рабочих процессов. Нашим клиентам доступны наглядные канбан-доски, несколько досок на одном экране и визуализация каждого этапа работы.

• Управление проектами. Диаграмма Ганта и Ресурсное планирование, инструменты для работы с портфелем проектов.

• Инструменты для работы по Kanban и Scrum. Канбан-доски и отчеты, WIP-лимиты, создание дорожек, любое количество этапов, запуск спринтов и отчеты по ним, размеры задач.

• Автоматизация процессов. Автоматизации, Ограничения, правила на досках, запланированные задания.

• Работа с документами. Совместная работа с документами, инструменты для создания базы знаний, публикация документов.

• Управление большими командами. Детальное регулирование доступов пользователей, управление большими группами пользователей, создание кастомных ролей, синхронизация с вашей директорией.

• Детальная аналитика рабочих процессов. Подробные отчеты о работе команд, Agile-отчеты, учет времени работы сотрудников, анализ блокировок и узких мест.

• Модуль Service Desk. Для работы с заявками внутренних или внешних заказчиков.

• Автоматический перенос данных из других систем. Trello, Jira, Asana, Notion, ClickUp, а также универсальный импорт через CSV- или JSON-файлы.

• Мобильное приложение, интеграции, дополнения и открытый API.

Так наши клиенты могут планировать проекты, фиксировать задачи, управлять командой и обмениваться всей информацией без ограничений в едином информационном пространстве.

Наша платформа подходит для команд любого размера – от небольших компаний, где несколько человек, до крупных корпораций, где нужно управлять большими кросс-функциональными командами. Как правило, компаниям необходимо выстроить процессы, навести порядок во взаимодействии, правильно распределить ресурсы команд и повысить эффективность работы. И эти боли наш продукт полностью закрывает.

Сейчас мы смотрим в сторону крупных компаний и объединения команд, то есть ориентируемся, в том числе, на корпорации, которым необходим инструмент для управления командами и для командного взаимодействия друг с другом.

Сейчас сервис закрывает большое количество болей, связанных с управлением командой и наведением порядка в рабочих процессах. Фактически каждый наш раздел или модуль ориентирован на решение определенных проблем:

• С помощью канбан-досок компании могут разложить сложный рабочий процесс на простые этапы и следить за статусом каждой задачи.

• Компаниям доступны Kanban- и Scrum-инструменты для управления циклами разработки продуктов и сервисов.

• Все виды коммуникаций, этапы работы, важные данные, файлы, участники, подзадачи и сроки хранятся в карточке задачи, и любой из участников процесса может узнать, что происходит.

• Команды могут легко планировать крупные проекты без таблиц и рутины с помощью диаграммы Ганта.

• Есть возможность грамотно распределить ресурсы команды для эффективной работы по проектам.

• Компаниям доступен учет времени работы сотрудников по каждой задаче, удобное администрирование и возможность создать свою корпоративную базу знаний.

• Руководители могут получить подробную аналитику о ходе проектов и работе сотрудников или запросить детальные отчеты.

• Для работы с заявками внешних пользователей команды могут использовать встроенный Service Desk.

Подробнее о том, как компании внедряют Kaiten и какие результаты они получают, мы рассказываем в нашем блоге.

Самые интересные кейсы:

Кейс Росагролизинга: как компания перевела 10 000 задач из Jira в Kaiten за один месяц.
Кейс GoCPA: как компания переехала из ClickUp в Kaiten.
Кейс Core12: как один сотрудник техподдержки обрабатывает более 200 заявок в месяц.
Кейс ГК «РЭМЭКС»: как группа компани упорядочила процессы работы, переехав из Excel в Kaiten.

Главное, что нас отличает от конкурентов: Kaiten – это канбан-сервис, созданный канбан-командой. Изначально мы создавали продукт, который оптимально подходит под канбан-методологию.

Именно поэтому мы смогли реализовать важную и отличительную функцию для управления командами: размещение нескольких канбан-досок на одном пространстве. Такого нет ни у одного нашего конкурента. Вы можете разместить огромное количество процессов и за счет этого выстраивать удобную коммуникацию между разными направлениями, между разными командами.

Если говорить о том, чего нам не хватает и над чем сейчас работаем – немного раскроем карты. Мы активно дорабатываем раздел «Документы», чтобы в нем было еще удобнее работать командам. Еще мы работаем над улучшением модуля Service Desk, чтобы сделать из него полноценный продукт, который смогут использовать как систему для управления заявками.

Также пока у нас не так много интеграций внутри сервиса, как хотелось бы. Они есть – это интеграции с GitHub, GitLab, Telegram, Slack, календарями, Webhook, Tilda, Google Forms, Zapier. Но хочется расширить список и предоставить компаниям больше сервисов для работы. Для этого мы собираем обратную связь от пользователей, спрашиваем, что их интересует, и проводим анализ. После этого выставляем очередь на разработку дополнений, которые позволят пользователям выстраивать удобные интеграции.

Можно сказать, мы стремимся к тому, чтобы создать полноценную экосистему вокруг Kaiten – так наши клиенты смогут получить максимум функций для эффективной работы.

Практически всех наших конкурентов сейчас можно назвать достойными. За последние несколько лет многие сервисы и таск-трекеры смогли продвинуться далеко вперед, рынок значительно вырос и появилось много классных решений на российском рынке. Поэтому нам есть с кем поконкурировать.

Из глобальных целей на будущее – развивать AI-направление и сделать более актуализированный блок аналитики, с глубокими автоматизированными отчетами, и с возможностью создавать собственные дашборды.

Кроме этого, мы продолжаем работать над обеспечением безопасности данных и стабильности работы системы на высоком уровне.

С 2022 года началось активное импортозамещение, и из-за этого мы были сильно подвержены внешнему влиянию, ведь нам нужно было принять огромное количество новых пользователей.

1. Нужно было не просто принять клиентов, но и разработать под них недостающие функции. Мы в быстром режиме создавали под новых пользователей импорты из других систем, чтобы они могли в экстренном режиме переносить и сохранять свои данные.

Например, если какой-то сервис объявлял об уходе за неделю, за это время наши специалистам экстренно разрабатывали функции, чтобы пользователи могли быстро и безболезненно перенести все свои данные и задачи в Kaiten.

2. Еще один ключевой момент – приток крупных клиентов. Они дали толчок к развитию системы для работы с большими компаниями с упором на индивидуальный подход. Мы стали больше создавать Enterprise-решений, с установкой на сервера с определенными условиями для крупных клиентов.

Сложности у нас тоже бывали, но они скорее были связаны с ограничением по времени и очень сжатыми сроками реализации. Мы не всегда успевали своевременно разработать импорты, из-за чего их первые версии были сырыми и могли не перенести какую-либо часть данных. Из-за этого, конечно, сроки переезда некоторых компаний могли быть дольше.

В целом можно сказать, что Kaiten сильно вырос – как по команде и оборотам, так и по количеству действующих клиентов. Мы много заявляли о себе с 2022 года и собрали большое количество кейсов с разными компаниями, которые переезжали из других сервисов вроде Jira, Asana, Trello, ClickUp, Notion. Да, не все миграции проходили идеально, но при этом наши клиенты довольны результатами, что для нас очень ценно.

Уход иностранных сервисов на нас повлиял, но Kaiten – не та компания, которая вышла на рынок и стала развиваться только после ухода других систем. У нас и до этого были клиенты, своя структура, свой подход в управлении продуктами и команд.

Kaiten – не то же самое, что Jira или Trello. У нас изначально была своя идеология, свои крутые особенности. Во всей этой истории с импортозамещением компания уже успешно конкурировала на российском рынке с зарубежными сервисами. И когда они ушли, мы просто стали неким замещающим решением, но не их копией.

Уровень автоматизации в компании оцениваем на 5 из 5. Так как мы разрабатываем сервис для эффективного управления рабочими процессами, то всей компанией полностью работаем в нашей же системе.

У нас есть несколько кейсов о работе команды разработки или техподдержки в Kaiten. Все процессы у нас автоматизированы, например, если говорить про отдел продаж, то они автоматизируют свои процессы в нашем сервисе, подключая дополнительно amoCRM – у них уже есть выстроенные связки.

Так что мы сами пользуемся своим инструментом по максимуму, у нас все процессы автоматизированы через Kaiten и через нашу службу поддержки.

По поводу взаимодействия в компании – мы за гибкость в работе и в процессах. При этом у нас есть определенные регламенты. У каждого отдела свои внутренние кодексы, например у контент-отдела – редполитика, у разработки – регламенты, где они работают четко по канбану.

И это не те документы, где четко фиксируют, что ты должен делать и в какое время. Они скорее про общие цели – куда мы движемся, как себя позиционируем, как говорим про Kaiten, как не говорим, как выстраиваем взаимодействие друг с другом.

Подробнее о трендах в развитии систем управления рабочими процессами мы недавно рассказывали в статье на VC. Если коротко:

1. Компании продолжат отказываться от зарубежных сервисов: сейчас тренд на зарубежные сервисы еще больше ослабевает, и компании ищут именно российские инструменты для работы.

2. Гиперавтоматизация и AI набирают обороты: уже сегодня сервисы внедряют базовую аналитику и шаблоны для типовых задач. Дальше ожидаем AI-прогнозирование рисков, оптимизация процессов, чат-боты и голосовые ассистенты для управления задачами.

3. Экосистема – один из главных запросов в крупных компаниях: компании активно ищут платформы, которые объединяли бы ключевые бизнес-инструменты в единое пространство – управление проектами, CRM-системы, электронную почту, календарное планирование, сервисы для совместной работы с документами.

4. Основным трендом будет усиление конкуренции между системами – дальше будет появляться больше российских решений, и уже существующие сервисы будут развивать свои системы для управления проектами. Кроме того, могут вернуться зарубежные игроки — это вполне может произойти в 2025–2026 годах.

Что касается вызовов – мы всегда держим в голове то, что в любой момент зарубежные сервисы могут вернуться. И для нас не будет ударом, если вдруг пользователи начнут переходить на них обратно.

Поэтому мы активно работаем над нашим продуктом. Нам на руку играет то, что Kaiten отличается от зарубежных решений, и у компании есть свои уникальные особенности. Кроме того, наша команда старается больше выстраивать клиентский сервис и сделать так, чтобы клиенты хотели оставаться с нами.