ALFACRM: «Наша ключевая задача – найти оптимальный баланс между автоматизацией процессов и сохранением “человеческого лица” сервиса»

ALFACRM – это система, разработанная специально для образовательных учреждений. Как пришла идея создания такого продукта, чем он отличается от классических CRM-систем, какими возможностями обладает сегодня и какие функции увидят его пользователи в ближайшем будущем? Обо всем этом нам рассказал product-менеджер ALFACRM Иван Барсуков.

Наша компания уже девять лет работает в сфере образовательных технологий, помогая детским центрам, школам, курсам и учебным центрам автоматизировать рутинные процессы и упорядочить управление. Мы освобождаем образовательные организации от бумажной волокиты и технических сложностей, позволяя им сосредоточиться на качестве обучения. За это время мы выросли из небольшого стартапа в устойчивый бизнес с широкой клиентской базой.

За годы работы мы прошли несколько значимых этапов развития. Начав с запуска продукта и первых внедрений, мы адаптировали решение под нужды образовательных учреждений, проверяя гипотезы и дорабатывая функционал. Затем последовало масштабирование платформы – мы расширяли ее возможности, учитывая запросы клиентов. Сформировав стабильную клиентскую базу и партнерскую сеть, мы укрепили позиции на рынке и вышли на международный уровень, начав продажи в странах СНГ. Сегодня мы продолжаем совершенствовать технологии, уделяя особое внимание безопасности данных и интеграциям.

Наши ценности лежат в основе продукта и работы команды. Мы ориентируемся на людей, проектируя решения с учетом их реальных потребностей и обратной связи. Инновации позволяют нам регулярно улучшать продукт, внедряя актуальные технологии. Ответственность проявляется в гарантии надежности системы, защите данных и оперативной поддержке. Открытость означает прозрачность в работе и долгосрочные отношения с клиентами, а гибкость — адаптацию платформы под уникальные задачи каждого образовательного бизнеса.

Основатель и директор компании – Александр Васильевич Коротаев. Его подход к бизнесу основан на убеждении: «Нужна идея и люди, которые в нее поверят. Важно развиваться так, чтобы оправдывать это доверие – тогда успех неизбежен». Эта философия легла в основу нашей миссии и определяет принципы работы с клиентами и продуктом.

ALFACRM – это специализированная облачная CRM-система, созданная для автоматизации управления в образовательных организациях. Наш инструмент помогает учебным центрам, школам и курсам эффективно контролировать ключевые бизнес-процессы: от работы с клиентами до финансовой аналитики. Это позволяет сократить время на рутину и уделить больше внимания ученикам.

Система предлагает широкий функционал. Она автоматизирует расписание, обеспечивая гибкое планирование занятий и уведомления для преподавателей и студентов. Управление клиентской базой становится проще благодаря единому пространству для хранения данных об учениках, родителях и преподавателях с историей взаимодействий. Финансовый контроль включает отслеживание оплат, автоматическое выставление счетов и формирование отчетов. Аналитика и отчетность предоставляют ключевые метрики эффективности, воронку продаж и оценку работы менеджеров. Интеграции с мессенджерами, соцсетями и IP-телефонией обеспечивают омниканальное взаимодействие, а гибкость и безопасность системы позволяют настраивать права доступа и защищать данные в соответствии с отраслевыми стандартами.

Идея появилась после глубокого анализа рынка. Мы столкнулись с тем, что существовавшие на тот момент CRM-системы не учитывали специфику работы образовательных организаций. Разрабатывая решение для языкового центра, мы осознали ключевые потребности отрасли: автоматизацию рутинных процессов, гибкость под разные форматы обучения и прозрачность данных для владельцев бизнеса. ALFACRM был создан, чтобы закрыть эти потребности и дать образовательным организациям инструмент, который действительно соответствует их рабочим процессам.

Нашими клиентами являются коммерческие образовательные организации различных форматов и масштабов: языковые школы, детские развивающие центры, курсы подготовки, онлайн-школы и сетевые учебные центры с филиалами.

До внедрения нашей CRM они сталкиваются с рядом проблем:

• Управление расписанием часто сопровождается накладками, а ручное согласование отнимает много времени.

• Учет клиентов и платежей осложняется из-за разрозненного хранения данных в Excel, Google-таблицах или на бумажных носителях, что повышает риск ошибок и потери информации.

• Финансовая прозрачность страдает из-за отсутствия четкого контроля оплат и задолженностей, а также трудоемкости формирования отчетов.

• Маркетинг и продажи сталкиваются с отсутствием системы учета лидов, потерей потенциальных клиентов и сложностями в анализе эффективности каналов привлечения.

• Расчет оплаты педагогам требует ручной работы или профильного ПО.

• При масштабировании бизнеса ручные процессы становятся неуправляемыми, а отсутствие инструментов для контроля филиалов и удаленных преподавателей усложняет рост.

Эти проблемы сдерживают рост образовательных организаций, вынуждая тратить драгоценные ресурсы на рутинные операции вместо развития учебных программ. Именно для преодоления этих ограничений был создан ALFACRM – специализированный инструмент управления, который берет на себя автоматизацию ключевых процессов, позволяя педагогам и администраторам сосредоточиться на главном – качестве образования.

Наша система помогает их преодолеть через автоматизацию и оптимизацию процессов.
Один из главных результатов внедрения – сокращение рутинных операций. Система берет на себя помощь в планировании расписания с учетом занятости преподавателей и аудиторий, отправку уведомлений ученикам и преподавателям через SMS, email и мессенджеры, а также автоматическое выставление счетов и контроль оплат. Например, языковой центр после внедрения нашей системы сократил время на ручное планирование с 15–20 часов в неделю до менее чем 2 часов, полностью исключив накладки.

Централизованное управление клиентами и финансами – еще одно важное преимущество. Все данные, от лидов до истории платежей, хранятся в единой системе. Это позволяет контролировать воронку продаж, отслеживать оплаты и анализировать прибыльность курсов. Детский центр развития, который ранее терял до 30% потенциальных клиентов из-за человеческого фактора, после внедрения нашей системы увеличил конверсию из лида в оплату на 27% по сравнению с показателями до внедрения благодаря автоматическим напоминаниям и прозрачности процессов.
Маркетинг и продажи также становятся эффективнее. Интеграция с рекламными источниками помогает понять, какие каналы приносят клиентов, а автоматический сбор лидов с сайта ускоряет обработку заявок. Онлайн-школа, подключившая ALFACRM к рекламным кампаниям, снизила стоимость привлечения клиента на 40%, так как смогла точно оценить доходность каждого канала.

Расчет оплаты педагогам при использовании нашей системы не требует дополнительных человеческих и программных ресурсов. Работа с педагогическим составом в нашей системе автоматизирует ключевые процессы управления преподавателями: контроль доступа, учет рабочего времени и расчет зарплаты, включая сложные схемы оплаты. Как показал опыт языковой школы, система сокращает время расчета зарплаты с 2 дней до 40 минут в месяц, исключая ошибки за счет автоматического учета всех видов занятий и замен педагогов.

Для растущих бизнесов особенно важна возможность масштабирования. Сеть учебных центров из 5 филиалов после внедрения системы сократила время подготовки отчетности с 3 дней до 1 часа, увеличила наполняемость групп на 22% и расширилась до 10 филиалов благодаря централизованному управлению и контролю.

Отраслевая специализация – главное отличие. Готовые сценарии для типовых процессов (запись на курсы, формирование групп, контроль успеваемости) избавляют клиентов от необходимости доработок. Стабильность и надежность позволяют системе работать без сбоев даже в пиковые периоды, например, во время набора студентов. Удобство использования достигается за счет интуитивного интерфейса, который сокращает время на обучение сотрудников, а гибкость интеграций с платежными системами и другими сервисами делает систему универсальным инструментом.

Мы также видим области для развития. Сейчас работаем над расширением аналитики, включая инструменты для расчета ROI и прогнозной аналитики, а также над углубленной автоматизацией продаж для сложных воронок. Однако уже сегодня ALFACRM предлагает оптимальный баланс между специализированным функционалом для образования и удобством использования, что выгодно отличает его от универсальных решений.

В сегменте универсальных систем лидируют amoCRM, EnvyCRM и Битрикс24 – они предлагают мощные инструменты для автоматизации продаж, но требуют адаптации под специфику образования и значительные финансовые, а также человеческих ресурсы для доработки функционала под клиентский бизнес-процесс с последующим поддержанием работы таких систем.

Ключевое отличие ALFACRM – готовые отраслевые решения «из коробки». Например, в то время как amoCRM сильна в настройке сложных воронок, нашей системе не требуется дополнительная доработка для работы с расписанием, групповыми занятиями или финансовой аналитикой учебных центров. Мы также обеспечиваем стабильность работы и специализированную поддержку, что критично для образовательных организаций.

При этом мы объективно оцениваем сильные стороны конкурентов. Универсальные CRM пока опережают нас в возможностях кастомизации сложных процессов продаж, но для большинства образовательных проектов ALFACRM остается оптимальным выбором благодаря сочетанию специализации, простоты внедрения и масштабируемости.

В ближайших планах – серьезное усиление аналитических возможностей системы и автоматизации процессов продаж.

Если говорить о ближайших обновлениях, то это:

• AI-транскрибация звонков – автоматическая расшифровка телефонных переговоров с клиентами с возможностью последующего анализа.

• Система моментальной оценки работы продаж – автоматизированные отчеты, позволяющие отслеживать эффективность менеджеров в режиме реального времени.

Эти нововведения позволят повысить прозрачность работы отдела продаж, ускорить выявление проблемных мест в коммуникации и упростить контроль качества обслуживания клиентов.

Что касается стратегических целей развития, мы планируем:

1. Углубление интеграции AI – внедрение систем прогнозной аналитики для автоматического выявления потенциальных проблем.

2. Развитие экосистемы решений – создание единого пространства для управления всеми аспектами образовательного бизнеса.

3. Улучшение пользовательского опыта – постоянная оптимизация интерфейсов для разных категорий пользователей.

Для наших клиентов это означает:

• Снижение операционных затрат за счет автоматизации.

• Возможность принимать более обоснованные управленческие решения.

• Повышение конверсии на всех этапах воронки продаж.

Мы сохраняем фокус на создании специализированного решения, которое сочетает в себе профессиональные инструменты для образовательных организаций, современные технологии автоматизации и удобство ежедневного использования.

Отмечу, что все обновления разрабатываются с учетом обратной связи от действующих клиентов, что гарантирует их практическую ценность для образовательного бизнеса.

Последние три года стали для компании периодом интенсивной трансформации, в ходе которой нам пришлось одновременно адаптироваться к внешним изменениям и переосмысливать стратегию развития продукта. Этот период можно охарактеризовать как время новых возможностей, сопровождавшихся серьезными вызовами.

Ключевым направлением нашей работы стала цифровая трансформация платформы под новые реалии. Параллельно была проведена масштабная работа по интеграции с российскими сервисами телефонии, платежными системами и онлайн-кассами. Особое внимание уделялось соответствию новым нормативным требованиям – мы адаптировали продукт под ФЗ-152 и нормативы Минцифры, а также зарегистрировали систему в реестре российского ПО.

Изменения на рынке после ухода международных игроков создали для нас двойственную ситуацию. С одной стороны, освободившаяся ниша позволила увеличить выручку. С другой – потребовалось усиливать функционал, чтобы закрыть потребности клиентов, оставшихся без привычных решений. Новые законодательные требования, хотя и замедляли развитие некоторых функций, в конечном итоге повысили надежность и безопасность платформы.

Главным итогом периода стало создание конкурентного продукта, который выбирают клиенты. Полученный опыт адаптации к быстро меняющимся условиям стал нашим ключевым преимуществом. Сегодня мы уверенно смотрим в будущее, планируя дальнейшее развитие AI-функционала, расширение экосистемы интеграций и освоение новых рынков.

Как разработчики системы, как раз решающей такие задачи, мы активно используем собственный продукт для автоматизации процессов компании. Этот опыт позволяет нам не только улучшать функционал системы, но и на собственном примере демонстрировать ее эффективность.

В сфере продаж и маркетинга ALFACRM является для нас незаменимым инструментом. Система автоматически сегментирует клиентскую базу, что значительно повысило конверсию входящих обращений, а персонализированные рассылки позволяют выстраивать адресную коммуникацию с клиентами.

Этот подход позволяет нам создавать действительно работающие решения, проверенные на практике.

Однако мы рассматриваем автоматизацию не как самоцель, а как инструмент, позволяющий сосредоточиться на стратегических задачах развития продукта и повышении качества обслуживания.

Наша кадровая политика строится на принципе баланса между привлечением высококвалифицированных специалистов и созданием условий для профессионального роста существующих сотрудников. Этот подход позволяет нам формировать стабильную команду, способную эффективно решать сложные задачи в условиях динамично меняющегося рынка.
Стратегия поиска персонала ориентирована на точечный подбор специалистов среднего и высокого уровня. Процесс отбора включает углубленные технические собеседования с разбором реальных кейсов и тестовые задания, максимально приближенные к рабочим ситуациям.

Особое внимание уделяется внутреннему развитию сотрудников. Мы практикуем горизонтальные ротации между смежными направлениями и уделяем значительное внимание обучению перспективных сотрудников.

Корпоративная культура строится на четких принципах и запретах. Мы не допускаем токсичного перфекционизма в ущерб срокам, используем только официальные схемы трудоустройства и категорически против любых форм дискриминации. В основе взаимодействия лежат принципы технической нейтральности при оценке идей, прозрачности стратегических решений и баланса между гибкостью и ответственностью. Особое значение придается фокусу на результатах, а не на процессе, открытости к нестандартным решениям и уважению личных границ сотрудников.

Такая стратегия позволяет нам сохранять стабильность команды в текущих условиях рынка труда, обеспечивая приток новых специалистов и профессиональный рост существующих сотрудников. Это создает прочную основу для устойчивого развития компании и реализации наших амбициозных планов по развитию продукта.

Мы выделяем пять ключевых направлений, определяющих их развитие сегодня и в ближайшем будущем.

1. Автоматизация и AI-аналитика

Современные CRM позволяют пользователям сосредоточиться на стратегических задачах, так как берут на себя рутинные операции. В них присутствуют:

• Автоматизация процессов: запись на курсы, формирование групп, контроль успеваемости.
• AI и предиктивная аналитика: прогнозирование оттока студентов, адаптация программ под индивидуальные траектории обучения.
• Персонализация: рекомендации контента на основе поведения и прогресса учащихся.

2. Облачные SaaS-решения

Облачные технологии стали стандартом благодаря гибкости и масштабируемости. Они предлагают:

• Быстрое развертывание без необходимости в сложной инфраструктуре.
• Безопасное хранение данных с автоматическим резервным копированием.
• Возможность автомасштабирования под пиковые нагрузки, например, в период набора студентов.

3. Мобильность и кроссплатформенность

Пользователи ожидают доступа к CRM с любого устройства, поэтому для них важны:

• Мобильные приложения, чтобы рабочий инструмент был всегда под рукой.
• Удобные личные кабинеты для студентов и преподавателей с интуитивным интерфейсом.

4. Отраслевая специализация и интеграции

Универсальные CRM уступают место нишевым решениям, адаптированным, в частности, под специфику образования. Ведь в них есть:

• Готовые сценарии для вузов, корпоративного обучения и онлайн-школ.
• Готовые решения с ERP-, LMS-модулями.
• Интеграции с платежными системами и мессенджерами.
• Глубокая кастомизация под бренд и бизнес-процессы заказчика.

5. Импортозамещение и локальные решения

Рост спроса на российские CRM обусловлен изменениями на рынке. Сегодня важны:

• Соответствие требованиям ФЗ-152 и Минцифры.
• Поддержка русского языка и локальных образовательных стандартов.

Мы решаем такие вызовы, как:

• Безопасность данных, особенно в облачных решениях.

• Сложности интеграции с устаревшими системами клиентов.

• Баланс между автоматизацией и человекоориентированностью: CRM не должна становиться «черным ящиком», непонятным для пользователей.

Если говорить о конкретных запросах клиентов, то это:

• AI-функции: чат-боты, голосовые помощники, автоматическая проверка работ.

• Геймификация: бейджи, рейтинги, мотивационные механики для повышения вовлеченности.

• Глубокая аналитика: прогнозирование доходности курсов, анализ вовлеченности студентов.

• Интеграции с сервисами видеоконференций и популярными мессенджерами.

Мы уже активно внедряем эти принципы и перечисленные ранее тренды только усиливаются. Для образовательных организаций, стремящихся оптимизировать управление и повысить качество сервиса, современная CRM становится не просто инструментом, а стратегическим активом.

На российском рынке клиентского сервиса наблюдается неоднозначная ситуация. Несмотря на заметный технологический прогресс, сохраняются фундаментальные проблемы в качестве обслуживания, требующие комплексного подхода к решению.

В ответ на эти вызовы мы уже реализуем программу переподготовки специалистов поддержки, которая уже получила положительные отзывы от клиентов. Параллельно мы внедрили AI-ассистента в чат поддержки, работающего в круглосуточном режиме. Этот интеллектуальный помощник эффективно решает типовые запросы, предоставляет инструкции по настройкам и грамотно переадресует сложные вопросы живым специалистам.

Ключевой задачей для нас остается нахождение оптимального баланса между автоматизацией процессов и сохранением «человеческого лица» сервиса. Мы убеждены, что именно такой сбалансированный подход позволяет обеспечивать действительно качественное обслуживание, сочетающее эффективность технологий с индивидуальным подходом к каждому клиенту.