Обзор сервиса ToolKeeper: учёт инструмента и оборудования по QR-кодам

Учёт инструмента, оборудования и товарно-материальных ценностей — та часть работы, о которой в большинстве компаний вспоминают только тогда, когда что-то пропало или сломалось. Мы решили разобраться, как эту задачу закрывает российский сервис ToolKeeper, и прошли его от регистрации до ежедневных сценариев: заводили инструмент, выдавали его сотрудникам, сканировали QR-коды, списывали расходники, проводили инвентаризацию и смотрели историю операций.

Тестировали актуальную на момент подготовки обзора версию мобильного приложения для Android — 1.9.57 — в связке с веб-панелью. В этом обзоре мы делимся тем, что увидели: как устроена система, из каких блоков состоит, насколько удобно ей пользоваться с телефона и с компьютера, сколько это стоит и где, на наш взгляд, у сервиса сильные стороны, а где ещё есть куда расти. Мы не ставили задачу что-то рекламировать — последовательно описываем свой опыт работы с продуктом.

Регистрация построена вокруг создания компании: указываем телефон, подтверждаем его кодом, задаём пароль. После этого доступен демо-режим — семь дней бесплатно, до пяти сотрудников и тридцати предметов, без привязки карты. Этого достаточно, чтобы завести пробную партию инструмента и пройти все основные сценарии до решения об оплате. Если недели не хватило, поддержка, по заявлению вендора, продлевает демо ещё на неделю по запросу.

Первоначальная настройка логично разбита на шаги: создаём рабочее пространство, добавляем склады и объекты, приглашаем сотрудников и только потом заводим инструменты. Последовательность оправдана — когда структура компании описана заранее, каждую единицу оборудования есть куда «положить» и на кого назначить. Интерфейс не перегружен: базовую структуру мы собрали за несколько минут, не заглядывая в справку. Заводить парк можно не только руками — есть импорт из Excel (о нём подробно в 5.9), и для компании с сотнями позиций это принципиально.

Интерфейс полностью русскоязычный, а логика операций близка к бытовому опыту (выдал — принял — вернул), поэтому специального обучения линейного персонала практически не требуется: сотруднику достаточно показать, как отсканировать код и подтвердить приём. У вендора есть короткое демо-видео и подробная видео-инструкция на 16 минут — для внедрения в бригаде этого хватает.

Управление компанией сосредоточено в разделе «Панель управления», причём — важный момент — он доступен не только в веб-панели, но и прямо в мобильном приложении: руководитель может править справочники и права с телефона. Здесь собраны все настройки, от которых зависит порядок в системе:

• Пользователи — сотрудники, их роли, доступы и рабочие пространства;
• Роли — наборы прав, которые назначаются пользователям;
• Склады — места постоянного хранения;
• Объекты — площадки, филиалы, стройплощадки, куда инструмент выдаётся;
• Категории и бренды — справочники для классификации (например, «Электроинструмент» и производители);
• Инвентаризация — запуск и контроль сверок фактического наличия.

Логика прозрачна: сначала описываем «где» (склады, объекты) и «кто» (пользователи и их права), затем «что» (категории, бренды) — и после этого система начинает подставлять нужные значения в карточки сама. Скрытых обязательных полей, из-за которых нельзя двигаться дальше, мы не встретили.

Сердце сервиса — карточка предмета. Мы завели несколько единиц и оценили, сколько данных умещается в одной записи: фотогалерея на несколько снимков, внутренний номер (например, i67), название, рабочее пространство, серийный номер, ответственный сотрудник, категория, бренд, стоимость, статус («в работе» и т. п.), блок «Документы и файлы» — к предмету можно прикрепить паспорт, сертификат или акт поверки. Тут же QR-код предмета с возможностью привязать или заменить код, кнопка «Передать» и переход в историю карточки. Отдельная приятная деталь — кнопка чата с ответственным прямо из карточки.

На главном экране предметы показаны плиткой с фото, внутренним номером и именем ответственного — сразу видно, что у кого. Сверху поиск, фильтры и режим массового выбора, что важно, когда единиц становятся сотни.

Отдельно стоит рассказать про то, чего у чисто софтверных конкурентов обычно нет. ToolKeeper не оставляет клиента наедине с задачей «напечатайте бирки сами»: сервис отправляет физические QR-наклейки — из износостойкого материала, рассчитанного на стройку и улицу, а не обычную бумагу.

Форматов три:

• большая наклейка (для крупного инструмента и техники);
• маленькая (для мелочи вроде отвёрток, наушников, измерительных приборов);
• QR-пломба.

Первая партия — стартовый набор из 100 больших и 70 маленьких наклеек — бесплатно, дальше клиент докупает по мере роста парка: маленькая 12 ₽, большая 17 ₽, пломба 26 ₽ за штуку. На наклейке напечатан адрес сервиса и внутренний номер предмета, поэтому даже без приложения понятно, чья это единица и по какому номеру её искать. Если наклейка повреждена — код в карточке перепривязывается на новый.

При этом никто не обязывает пользоваться фирменными наклейками: коды генерируются в самом приложении, их можно распечатать самостоятельно, а поддержка DataMatrix и существующих инвентарных номеров позволяет не переклеивать парк с нуля.

Главный ежедневный сценарий — передача инструмента между людьми. Реализован он через код: открываем сканер в приложении, наводим камеру на наклейку — и система моментально распознаёт предмет. Дальше оформляется приём-передача: инструмент закрепляется за новым ответственным, а факт операции фиксируется с датой, временем и участниками. Работает и в обратную сторону: получатель подтверждает приём, у отправителя запись уходит из «Отдать» в историю. Есть отдельный экран «Приём-передача» с двумя вкладками — «Отдать» и «Принять» — со счётчиками незакрытых операций.

Передавать можно не только внутри своего объекта, но и между рабочими пространствами — в карточке при этом фиксируется смена объекта. По заявлению вендора, передача сопровождается фотофиксацией состояния «до/после», электронной подписью на экране и геолокацией; получателю уходит push-уведомление — мы получили его на реальном устройстве в виде «Пользователь ... передал вам: ...».

Историй в сервисе две. «Перемещения» — лента всех приёмов-передач: дата и время с точностью до секунды, название предмета, внутренний номер, участники «от кого — кому» и статус («завершена»). «Списание/пополнение» — отдельная лента по расходникам. К обеим применимы фильтры: дата, ответственный, статус.

Внутри каждой карточки есть свой журнал изменений, и он оказался подробнее, чем мы ожидали: там фиксируются не только передачи, но и правки — «изменена категория», «изменён серийный номер», «удалена дата уведомления», «обновлено импортом из Excel», смена объекта. Каждая запись с автором, датой и временем. Фактически это готовый журнал движения и аудита ТМЦ, который в обычной компании ведётся вручную в тетради и почти всегда отстаёт от реальности.

Не всё в компании учитывается поштучно: перчатки, свёрла, диски, крепёж живут количествами. ToolKeeper это умеет: у количественной позиции в карточке хранится остаток («8 шт», «50 шт»), а операции списания и пополнения меняют его и попадают в отдельную историю. Мы прогнали цикл «пополнить — списать» и получили корректный пересчёт остатка, а сама операция осталась в истории с автором и временем.

Структура хранения трёхуровневая: рабочие пространства, склады и объекты. Мы разложили инструмент по этой схеме и оценили, что она хорошо ложится на реальные компании: рабочее пространство — направление или подразделение, склад — место постоянного хранения, объект — площадка, куда инструмент временно уезжает. Переключение между пространствами — в один тап в шапке приложения. Во всех тарифах число объектов и рабочих пространств не ограничено, что приятно компаниям с большим количеством площадок.

В разделе «Пользователи» мы приглашали сотрудников, распределяли их по рабочим пространствам и ролям. Ключевое разделение — руководитель, который видит всю картину и имеет доступ к панели управления, и рядовой сотрудник, которому достаточно своих инструментов. При этом права не сводятся к двум кнопкам: роли настраиваются гранулярно — создаём роль, задаём набор прав, назначаем пользователю, и ограничения реально применяются на его стороне. Вендор заявляет также журнал аудита действий и шифрование данных.

Инвентаризация — отдельный раздел и один из главных аргументов сервиса. Вместо того чтобы останавливать работу и вручную сверять оборудование по ведомости, мы запускали сессию инвентаризации (она получает свой номер и статус «в процессе») и просто проходили по позициям, отмечая их сканированием со смартфона; система показывает, что найдено, а что осталось несверенным. Такой формат позволяет проводить сверку чаще и без простоев, а сессию — вести не в один заход.

Отдельно проверили то, на чём спотыкается большинство внедрений, — первичное заполнение базы. В ToolKeeper есть импорт из Excel: существующая таблица с парком оборудования загружается в систему, и это же работает для обновления — в журнале карточки мы видели запись «Обновлено импортом из Excel». В обратную сторону отчёты выгружаются в Excel для бухгалтерии и руководства.

Справочники категорий и брендов помогают навести порядок в номенклатуре, а затем строить по ней срезы. Фильтр в приложении оказался богаче, чем мы ожидали: поиск по названию плюс отбор по объектам, складам, категориям, брендам, статусам и наличию QR — и всё это применяется в один тап на списке из сотен позиций. На основе накопленных данных сервис даёт статистику и отчёты: что и где находится, что чаще передаётся, какова стоимость активов, где потери. Для руководителя это переход от «кажется, всё на месте» к цифрам. Плюс напоминания — в карточке есть дата уведомления, из которой вырастают оповещения о ТО, поверке и просроченных возвратах.

Мобильное приложение — центральный инструмент рядового сотрудника, и именно на него сделана основная ставка. Мы тестировали Android-версию 1.9.57 и отметили аккуратный, интуитивно понятный интерфейс. В меню собрано всё необходимое: «Мои», «Все», «Создать», «Приём-передача», «История» (с разделением на перемещения и списания/пополнения), «Инвентаризация», «Панель управления», «Помощь» и «Выход».

Сотрудник видит закреплённые за ним предметы, сканирует код, принимает или передаёт единицу, заводит новую карточку с фотографиями, смотрит историю. Карточка открывается практически мгновенно. Приложение есть для iOS, Android и Huawei AppGallery; сканирование кода и открытие карточки, по заявлению вендора, работают и без интернета, с синхронизацией при появлении связи, — для стройки в поле и подвальных складов это существенно. Именно мобильность делает систему живой: учёт ведётся там же, где и работа, а не постфактум за компьютером.

На момент обзора ToolKeeper предоставляется как облачное SaaS-решение: веб-панель и мобильные приложения работают «из облака», отдельной коробочной (on-premise) версии для установки на серверы клиента публично не заявлено. Для большинства целевых компаний это скорее плюс — не нужно содержать инфраструктуру и заниматься обновлениями. Организациям с жёсткими требованиями к размещению данных на своих мощностях этот момент стоит уточнять у команды отдельно: вендор заявляет кастомизацию под задачи бизнеса, так что индивидуальные варианты, вероятно, обсуждаемы.

Тарифная сетка построена вокруг двух ограничений — числа сотрудников и числа предметов; количество объектов и рабочих пространств во всех тарифах не ограничено. Цены опубликованы, «звоните за прайсом» на старте нет.

Важная деталь, которую стоит учитывать при планировании бюджета: цена указана за месяц, но подключение оформляется на 12 месяцев. Оплатить можно картой, по счёту для юридических лиц (с НДС) или электронными кошельками. Тариф разрешено менять в любой момент — перерасчёт происходит автоматически; при приближении к лимиту система предупреждает. Полный функционал доступен на всех платных тарифах: мобильное приложение, push-уведомления, склады и объекты, передача по QR, учёт расходных материалов, отчёты и аналитика, журнал аудита, экспорт отчётов, техподдержка. Отдельная статья — QR-наклейки: стартовый набор (100 больших + 70 маленьких) бесплатно, дальше поштучно от 12 ₽.

На наш взгляд, сетка прозрачна: клиент выбирает тариф по фактическому размеру команды и парку инструмента и не переплачивает за неиспользуемые возможности. Корпоративный тариф — 300 сотрудников за 10 990 ₽/мес — по меркам корпоративных систем учёта выглядит очень доступно.

Подводя итог нашему знакомству с сервисом, сведём наблюдения воедино.

Плюсы:

• Узкая, но глубоко проработанная специализация — учёт инструмента и ТМЦ по кодам.

• Ставка на мобильность: полноценный учёт ведётся смартфоном прямо на месте работы, включая панель управления и инвентаризацию.

• Простота для рядового сотрудника — операции сводятся к сканированию кода и подтверждению.

• Физические износостойкие QR-наклейки как часть продукта, причём стартовый набор на 170 позиций — бесплатно.

• Поддержка не только QR, но и DataMatrix, а также существующих инвентарных номеров.

• Автоматическая история движения и журнал изменений по каждому предмету и сотруднику.

• Быстрая инвентаризация без остановки работы, с номером и статусом сессии.

• Учёт и уникальных единиц, и расходников количествами — в одной системе.

• Импорт парка из Excel и выгрузка отчётов обратно в Excel.

• Гранулярные роли и права, журнал аудита.

• Гибкая структура «рабочее пространство — склад — объект» без ограничений по числу объектов.

• Прозрачные тарифы, полный функционал на всех платных планах, полноценный демо-режим.

• Три мобильных магазина (включая Huawei AppGallery), полностью русскоязычный интерфейс, российский разработчик и оплата по счёту с НДС.

Минусы:

• Сервис закрывает только участок учёта активов, а не весь бизнес-контур (нет бухгалтерии, закупок, согласований).

• Подключение на 12 месяцев — месячной подписки в опубликованной сетке нет, порог решения выше, чем у зарубежных аналогов.

• Регистрация только по телефону: нет email-регистрации и входа через Google/Яндекс/VK, нет режима «посмотреть до создания компании».

• Демо-период 7 дней — короче, чем у ближайших зарубежных аналогов (14 дней), хотя и продлевается по запросу.

• Работа завязана на физические метки, которые нужно наклеить на весь парк и иногда менять; докупка наклеек — отдельные расходы.

• Аналитика прикладная: конструктора отчётов и дашбордов под собственные KPI нет.

• Складская часть — учёт остатков, без минимальных остатков, автозаявок и сроков годности.

• Нет публично заявленной коробочной версии для размещения на своих серверах.

• Пока отсутствует запись в реестре отечественного ПО (по данным команды — в процессе включения).

• На Huawei без сервисов Google возможны ограничения с push-уведомлениями.

ToolKeeper оставил у нас впечатление сфокусированного и практичного инструмента, который честно решает свою задачу — навести порядок в инструменте и оборудовании и прекратить их бесконтрольные потери. Он не пытается заменить ERP, но на своём участке работает наглядно и просто: сотрудник сканирует код, руководитель видит цифры. Низкий порог входа для линейного персонала, бесплатный стартовый набор наклеек и импорт парка из Excel делают внедрение вопросом дней, а не месяцев. Главное, что стоит взвесить до подписания, — годовой срок подключения. Компаниям, которые устали искать «кто последний брал перфоратор», сервис определённо стоит протестировать в бесплатном демо-режиме.


Хотите увидеть обзор какого-то конкретного сервиса? Напишите нам: soft@softadvisor.ru