Обзор Тендерплана: поиск закупок, аналитика
и командная работа

Тендерплан – сервис для поиска государственных и коммерческих закупок, анализа заказчиков и поставщиков и организации работы с найденными тендерами. В одном интерфейсе собраны поисковые запросы, карточки закупок, документы, задачи, метки, календарь и аналитические инструменты.

Сервис используется для поиска, анализа и организации подготовки в тендерах. Сами тендерные заявки подаются на электронных торговых площадках. Мы зарегистрировались в сервисе, разобрали основные элементы интерфейса и посмотрели, как устроены поиск, командная работа, аналитика и тарифы.

Мы начали регистрацию на официальном сайте Тендерплана. Для входа используются электронная почта и пароль, который направляется на указанный при регистрации e-mail.

После регистрации мы перешли к настройке поиска под интересующие закупки. Для этого используются поисковые ключи: сохраненные запросы с заданными условиями отбора. Можно выбрать отраслевой шаблон, составить запрос самостоятельно или заказать индивидуальную настройку ключей с помощью менеджера.

Предусмотрено создание ключа по словам и другим параметрам. После сохранения он появляется в левой панели и используется для подбора новых извещений.

Для знакомства с системой предусмотрен пробный бесплатный доступ на 14 дней.

Плюсы:
Пробный доступ позволяет ознакомиться с основными инструментами сервиса и оценить, подходит ли он для рабочих задач.

Минусы:
Для первоначальной настройки нужно определить номенклатуру, регионы и исключения. Готовый отраслевой шаблон не снимает необходимости проверить подборку на подходящих компании закупках.

Рабочее пространство Тендерплана разделено на три основные области. Слева находится панель навигации, где размещаются ключи, метки и ответственные сотрудники. В центре – список закупок с элементами фильтрации, справа – информация о выбранной закупке.

В Тендерплане настройки связаны прежде всего с организацией поиска и совместной работы. В рабочем пространстве используются поисковые ключи, метки, ответственные сотрудники, задачи и права доступа. Эти элементы помогают адаптировать интерфейс под принятый в компании процесс: например, разделять закупки по направлениям, закреплять тендеры за сотрудниками и отслеживать действия, которые еще не завершены.

Ключи задают условия, по которым система подбирает закупки. Метки позволяют дополнительно группировать найденные извещения и использовать их в фильтрации. В отличие от поискового ключа, метка сама по себе не определяет, какие закупки будут найдены: она нужна для организации уже полученных результатов.

Ответственный назначается на закупку в целом, а исполнитель – на отдельную задачу. Такое разделение позволяет оставить одного сотрудника ведущим тендер, а отдельные действия поручить коллегам.

Для задач, чек-листов и документов предусмотрены отдельные разрешения. Они определяют, какие действия доступны сотруднику: например, создавать и редактировать задачи, закрывать свои или любые задачи, загружать и удалять документы. Возможность управлять файлами не следует автоматически считать ограничением доступа к их просмотру – этот момент важно отдельно проверить, если в системе хранятся конфиденциальные материалы.

В календаре можно сохранить фильтрацию с помощью параметра «Применять всегда». Эта настройка персональная, поэтому отображение событий у разных сотрудников может отличаться.

Плюсы:
Настройки охватывают основные элементы ежедневной работы: поиск, распределение закупок, задачи и доступ к отдельным действиям. Это позволяет использовать единое пространство для индивидуальной и командной работы.

Минусы:
Настройка командной работы требует общих правил: сотрудники должны одинаково понимать назначение меток, ответственных и задач. Без этого списки сложнее использовать для контроля закупок.

Поисковый ключ сохраняет условия отбора закупок. В зависимости от задачи в нем можно использовать ключевые слова и исключения, поиск по документации, ОКПД2, региону, типу закупки, заказчику, диапазону начальной цены закупки, обеспечению и авансу. Также предусмотрены отраслевые шаблоны и работа с архивом.

Поставщик может настроить поиск по номенклатуре, регионам поставки и допустимому диапазону цены. После получения результатов можно отбирать закупку по меткам, ответственным или срокам.

В центральной панели предусмотрены фильтры по различным характеристикам закупок и организации работы с ними. Среди них – статусы, тип размещения, метки, ответственные, исполнители задач, состояние задач и наличие комментариев.

Фильтрация по датам позволяет учитывать окончание приема заявок, публикацию и исполнение задачи. Для быстрого выбора предусмотрены текущая неделя, месяц, квартал и год.

Таким образом, отбор можно строить не только по параметрам самой закупки, но и по текущему состоянию работы команды. Например, можно найти тендеры определенного ответственного, по которым остаются открытые задачи.

Между разными фильтрами используется логика «И», а внутри одного фильтра с несколькими выбранными значениями – «ИЛИ».

Это важно учитывать при поиске конкретного извещения. Чем больше условий включено одновременно, тем уже может становиться список. Если ожидаемая закупка не отображается, стоит проверить комбинацию фильтров, а не делать вывод, что извещение отсутствует в сервисе.

В центральной панели предусмотрена отдельная строка поиска извещений, которая вызывается кнопкой с изображением лупы. Она используется для поиска внутри текущего списка и не заменяет настройку основного поискового ключа.

Плюсы:
Фильтры учитывают как характеристики закупок, так и рабочие признаки – ответственных, задачи и комментарии. Это позволяет формировать списки для повседневной работы без последовательного открытия каждой карточки.

Минусы:
Результат зависит от настроек поисковых ключей и выбранных фильтров. Поэтому подборку нужно проверять на реальных закупках, а при отсутствии ожидаемого извещения – дополнительно проверять условия отбора.

В карточке закупки предусмотрено поле «Ключи, по которым нашлось». Оно показывает, по каким поисковым ключам тендер попал в подборку.

При выборе ключа система подсвечивает совпадения. Они подсвечиваются в заголовке и основных сведениях извещения, информации об объекте закупки, кодах ОКПД2 и документах.

Если совпадение найдено в документации, пользователь видит цитату. Переход из нее открывает документ в просмоторщике и перемещает к найденному слову.

Этот блок помогает понять, почему извещение попало в подборку. Если в результатах регулярно встречаются неподходящие закупки, можно проверить, какие именно условия сработали, и скорректировать запрос.

Плюсы:
Можно проследить связь между настройкой ключа и конкретным результатом, а также перейти от совпадения к документу, в котором оно обнаружено.

Ограничения:
Само наличие совпадения не подтверждает, что закупка подходит компании. После поиска все равно необходимо изучить документацию и проверить условия участия.

В правой панели собраны сведения о выбранном извещении. Для длинных названий предусмотрено отображение до трех строк; полное название можно раскрыть кнопкой «Еще».

В меню меток можно выбрать несколько значений. Если меток или ответственных много, предусмотрена строка поиска.

В карточке также предусмотрены сведения о разъяснениях, ссылка на жалобу в ЕИС и причины отклонения заявок в протоколах.

Плюсы:
Основные сведения о закупке, заказчике, документах и результатах процедуры собраны в одном месте.

Ограничения:
Расчетные показатели нельзя автоматически считать окончательными значениями. Их нужно сверять с извещением и закупочной документацией.

Документ можно открыть в отдельной вкладке.

В документации перечислены разные категории материалов: документы закупок из ЕИС, коммерческие закупки, торги на продажу, протоколы, жалобы, контракты, разъяснения и пользовательские вложения из задач, комментариев и блока «Мои документы».

Этот перечень показывает назначение просмотрщика, но не подтверждает поддержку всех возможных форматов файлов. Доступные форматы, ограничения по размеру и обработку защищенных документов нужно проверять отдельно.

Архивы можно раскрывать непосредственно в блоке документов закупки, чтобы посмотреть их состав до перехода в просмотрщик. В меню выбора документов также предусмотрен переход к первоисточнику.

Блок разделяет материалы на три группы. «Документы по извещению» предназначены для пакета конкретной закупки. В «Из комментариев и задач» собираются вложения, добавленные сотрудниками в соответствующие блоки. «Общие документы» доступны в любом тендере и подходят для стандартных справок, приказов и шаблонов.

В описании предусмотрено прикрепление файлов и ссылок на облачные хранилища. Рядом с материалом отображается автор добавления. Для вложений из обсуждений и задач можно увидеть источник и перейти к исходному сообщению или задаче.

Плюсы:
Документы конкретной закупки, стандартные материалы и вложения коллег собраны в одном месте. Сохраняется связь файла с задачей или обсуждением, где он появился.

В карточке закупки предусмотрен отдельный блок задач. Для задачи можно указать название, описание, дату и время исполнения, исполнителя и вложения. Задачи можно группировать разделителями, редактировать, закрывать и перемещать.

Ответственный за тендер и исполнитель задачи – разные роли. Ответственный связан с закупкой в целом, а исполнитель назначается на конкретное действие. Например, сотрудник, ведущий закупку, может распределить подготовку отдельных документов между коллегами.

Задачи с датой исполнения сегодня или ранее выделяются красным цветом и значком огня. Такой акцент может обозначать как срочные, так и просроченные действия. Поэтому для оценки срока необходимо смотреть на конкретные дату и время.

Кнопка «Задачи» открывает список закупок, в которых есть хотя бы одна задача. Предусмотрены фильтры по наличию даты, открытым, закрытым и просроченным задачам, а также дополнительный отбор по исполнителю.

Другой способ работы – список «Ответственные». В нем можно переключаться между тендерами, за которые сотрудник отвечает, и закупками, где он назначен исполнителем задач.

Плюсы:
Поручения связаны с конкретной закупкой и могут включать срок, исполнителя и рабочие файлы. Это позволяет распределять действия внутри команды подробнее, чем при одном назначении ответственного за тендер.

Ограничения:
В списке «Задачи» отображаются закупки, в которых есть задачи, а не обязательно отдельный перечень всех поручений. Для контроля конкретного действия нужно учитывать, в какой закупке оно находится и кто назначен исполнителем.

Чек-лист позволяет сохранить набор задач и применять его к закупкам. Сроки задач можно связать с текущей датой – моментом добавления чек-листа – или с датами извещения. Благодаря этому повторяющийся процесс не обязательно каждый раз собирать заново. Например, отдельный чек-лист может содержать шаги по подготовке заявки, а другой – действия после публикации контракта.

Чек-лист можно применять вручную или по условию. Для условий можно выбрать конкретные статусы, метки, ответственных и типы размещения.

Плюсы:
Повторяющиеся действия можно сохранить в шаблоне и запускать вручную или при наступлении заданного события. Сроки задач могут учитывать даты, связанные с закупкой.

Ограничения:
Чек-листы автоматизируют создание задач, но не выполнение самих действий. Перед использованием автоматических условий нужно проверить, какие события и параметры доступны в действующем кабинете.

В системе предусмотрены права, связанные с задачами, чек-листами и документами. В доступном описании отдельно рассматриваются возможность создавать и удалять задачи и чек-листы, а также возможность закрывать любые задачи.

Согласно документации, пользователь с правом работы с задачами может создавать и редактировать их, но закрывать только те, где он назначен исполнителем. Дополнительное право позволяет закрывать любые задачи. При отключении обоих прав сохраняется просмотр задач и скачивание вложений.

Для блока документов предусмотрено отдельное административное право, связанное с загрузкой и удалением файлов.

Отдельно стоит учитывать, что право на управление файлами не обязательно означает возможность ограничивать их просмотр. Если в аккаунте хранятся документы с ограниченным доступом, перед загрузкой нужно проверить, как именно устроено разграничение прав.

В настройках также описана возможность посмотреть собственные разрешения и перейти к редактированию роли.

В дневном представлении календаря слева показана лента событий, а справа открывается выбранное извещение. Это позволяет изучать закупку, сохраняя рядом список других событий дня.

Также предусмотрены недельный, месячный и годовой виды. При выборе события в них открывается соответствующий тендер в дневном представлении. Перейти к нужной дате можно через календарь или стрелки, а кнопка «Сегодня» возвращает к текущему дню.

События различаются цветом, а прошедшие теряют яркую подсветку. В годовом виде можно увидеть дни, на которые приходится больше событий. Фильтрацию предусмотрено сохранять через настройку «Применять всегда»; она персональная.

Плюсы:
Дневной вид объединяет расписание и работу с извещением. Сохранение фильтров позволяет возвращаться к нужной выборке событий.

Ограничения:
Сохраненные фильтры персональны, поэтому у коллег могут отображаться разные наборы событий. Это нужно учитывать при совместном использовании.

Аналитические инструменты Тендерплана позволяют изучать не только отдельные извещения, но и сведения о закупках, заказчиках, поставщиках и связях между организациями.

Можно использовать несколько направлений анализа:

• анализ выборки закупок – для изучения объема, динамики, цен и регионального распределения;
• анализ заказчика – для изучения закупочной истории, допусков, снижения цены и сведений о спорах;
• анализ поставщика – для просмотра участий и побед;
• анализ связей – для сопоставления совместных закупок и контрактов организаций.

Такие отчеты помогают перейти от отдельного извещения к более широкому контексту: оценить активность заказчика, изучить историю участия поставщиков и увидеть, как распределяются закупки в выбранной области. При этом результаты анализа не гарантируют исход будущих торгов и зависят от состава данных и периода исследования.

В Тендерплане предусмотрена настраиваемая выгрузка в Excel. Она позволяет продолжить работу с данными во внутренних таблицах и отчетах компании.

Плюсы:
Аналитика связывает закупки с историей заказчиков, поставщиков и рынка. Выгрузка позволяет использовать данные в дальнейших расчетах и внутренних отчетах компании.

Ограничения:
Показатели зависят от состава выборки и периода. Если в одном отчете объединены разные товары и условия поставки, средние значения могут плохо описывать отдельную закупку.

Инструкции и советы по работе с сервисом размещены в разделе «Помощь и инструкция» в личном кабинете, а также в Школе Тендерплана.

График работы технической поддержки: с понедельника по пятницу, с 8:00 до 17:00 по московскому времени. Для связи доступны телефон и электронная почта.

Тендерплан можно интегрировать с Битрикс24. Интеграция позволяет передавать закупки из выбранных меток в сделки CRM вместе с данными карточки и контактами. Для работы можно создать отдельное направление или использовать уже существующее.

Такой сценарий связывает работу с закупками и дальнейшую работу в CRM. Например, если компания использует Битрикс24 для ведения клиентов и сделок, сведения о выбранной закупке можно передать в CRM и продолжить работу там. Конкретный процесс зависит от того, как организованы направления и этапы в самой CRM.

Плюсы:
Интеграция позволяет связать выбранные закупки с рабочими процессами в Битрикс24 и избежать повторного переноса части информации вручную.

Ограничения:
Передача закупки в CRM не означает автоматического выполнения всех дальнейших действий. Возможности интеграции зависят от доступных полей, настроек направления и текущих условий подключения.

Для знакомства с системой предусмотрен бесплатный пробный доступ на 14 дней.
Далее работа идет по платному тарифу.

Во все варианты входят поиск, аналитика, безлимитные ключи и метки, командная работа и персональная поддержка.

Количество пользователей в одном аккаунте не ограничено. Месячная стоимость рассчитана делением цены на срок доступа; отдельный помесячный тариф в таблице не представлен.

Партнерские предложения – это индивидуальные подарки и спецпредложения от партнеров Тендерплана для пользователей, оплачивающих увеличенные периоды.

За каждым пользователем Тендерплана закрепляется персональный менеджер, который на протяжении всего оплаченного доступа помогает и консультирует по всем вопросам по работе с системой: настройка поиска, разбор аналитики, поставщиков и заказчиков. Для начинающих пользователей предусмотрено ознакомительное обучение работе с тендерами.

На годовых и двухгодовых тарифах для новых пользователей действуют спецпредложения: 2 и 4 заявки от юристов Тендерплана в подарок.

Плюсы:
Аналитика и командные инструменты включены в один пакет, это упрощает оценку стоимости: не нужно отдельно сопоставлять наборы функций для каждого сотрудника.

Тендерплан объединяет поиск закупок, работу с документацией, задачи, обсуждения и аналитические инструменты. Его особенности заметны прежде всего в сценариях, где после нахождения подходящего извещения нужно организовать дальнейшую работу: назначить ответственного, распределить поручения, сохранить документы и контролировать сроки.

Плюсы:

• Настраиваемый поиск по разным параметрам. Можно отбирать закупки по ключевым словам и исключениям, по документации, ОКПД2, региону, типу закупки, заказчику, диапазону начальной цены закупки, обеспечению и авансу.

• Объяснение результатов поиска. Блок «Почему нашлось» помогает увидеть, по каким ключам закупка попала в подборку, и перейти к совпадениям в документах.

• Фильтрация по рабочим признакам. Можно отбирать закупки не только по характеристикам извещения, но и по меткам, ответственным, задачам и комментариям.

• Задачи внутри закупки. У поручений могут быть сроки, исполнители и вложения, связанные с конкретным тендером.

• Общие документы и вложения. Материалы по закупке, стандартные файлы и документы из обсуждений собраны в одном рабочем пространстве.

• Аналитика. Данные о закупках, заказчиках, поставщиках и связях между организациями помогают изучать рынок шире, чем по одному извещению.

• Интеграция с Битрикс24. Передача закупок в CRM позволяет связать работу с тендерами с другими процессами компании.

Минусы:

• Поиск требует настройки. Результат зависит от выбранных слов, исключений и других условий. Подходящие запросы нужно проверять на реальных закупках.

• Не все действия автоматизированы. Чек-листы требуют поддержки. Типовые наборы задач нужно обновлять и адаптировать под нестандартные закупки.

• Часть информации скрыта в дополнительных элементах. Для просмотра отдельных сведений приходится раскрывать подсказки или дополнительные блоки.

• Уведомления зависят от настроек. Для отдельных событий важны метки, ответственные и персональные параметры.

Тендерплан – это рабочее пространство для специалистов и команд, которым нужно не только находить закупки, но и организовывать последующие действия. Поиск, документы, задачи, аналитика связаны с конкретными извещениями, что помогает вести работу последовательно.

По нашему мнению, сервис наиболее полезен при регулярной работе с несколькими закупками и участии разных сотрудников в подготовке заявок. Если нужен только эпизодический поиск, часть командных возможностей может остаться невостребованной.



Хотите увидеть обзор какого-то конкретного сервиса? Напишите нам: soft@softadvisor.ru