SmartLog TMS: обзор системы для экспедиторов
и перевозчиков

SmartLog TMS – облачная система для транспортно-экспедиционных компаний и перевозчиков. В одном кабинете собраны CRM, заявки на перевозку, электронные перевозочные документы, счета и УПД, сверка банковской выписки, автопарк и зарплата. Мы зарегистрировали пробный аккаунт, прошли все настройки, оформили несколько заявок и разобрали каждый модуль по отдельности.

В обзоре разбираем, как устроена система, что в ней есть для логиста, бухгалтера и директора, сколько она стоит и где ее слабые места по сравнению с «МегаЛогист», 4Logist и «1С:TMS».

Регистрируемся на главной странице smartlogtms.ru: вход и регистрация собраны на одном экране вкладками. Карту вводить не нужно, пробный период – 14 дней. После регистрации сразу попадаем в кабинет и видим главную страницу «Обзор», пока пустую.

Важная оговорка, которую мы узнали уже внутри: в пробный период интеграция с ЭДО не подключается. Накладные и заказ-заявки в электронном виде можно будет отправлять только после оплаты тарифа. Весь остальной функционал в пробном периоде доступен.

При регистрации система задает несколько вопросов о компании, дальше настройка идет вручную. Пошагового мастера нет, есть руководство пользователя на 33 раздела, открывается из кабинета. Первые действия мы делали по нему, и порядок такой.

Сначала «Настройки → Организация → Компании»: добавляем свое юрлицо по ИНН, система подтягивает название, адрес и руководителя, мы только проверяем. Выбираем систему налогообложения – от нее зависит расчет НДС в марже – и добавляем банковские реквизиты для печатных форм и сверки платежей.

Затем «Настройки → Организация → Команда»: добавляем сотрудников с ФИО, почтой и ролью. Права задаются ролью, а не названием должности: доступ к зарплате, например, дает право роли, а не слово «бухгалтер».

Дальше справочники: типы кузова, размеры и типы контейнеров, статьи доходов и затрат, каналы входа. Часть записей помечена как системные – их нельзя удалить, только переставить.

На все вместе ушло около получаса.

Раздел «Настройки» большой, и мы прошли его целиком.

• Организация. Компании (свои юрлица), Команда (сотрудники, роли, права и настройки мотивации). У каждой компании – реквизиты, банковские счета, изображения подписи и печати для печатных форм, подписанты: руководитель и главный бухгалтер. По умолчанию включен переключатель «Обязанности главного бухгалтера выполняет руководитель».

• Справочники. Автопарк (типы кузова, контейнеры, способы погрузки), Контрагенты (в том числе справочник оснований для оплаты), Каналы входа, Статьи доходов и затрат, Плановые обязательства. Режим «Только просмотр» включается отдельно для каждой вкладки в зависимости от прав.

• Расчеты. Нормативы расхода топлива и ставки водителей, удержания водителей, справочник платных дорог.

• Документы. Шаблоны условий для печатных заявок; шаблоны по умолчанию для счетов, УПД, заявок и доверенности М-2 (названия сторон, основание, конструктор наименования услуги, реквизиты); общие шаблоны договоров с клиентами и перевозчиками для каждой своей организации; чек-лист готовности заявки к завершению. Здесь же переключатель «Брендинг SmartLog TMS в печатных формах» – подпись сервиса в заявке перевозчику, отключается на платном тарифе.

• Система. Вкладки Уведомления (рассылка по шаблонам для всего аккаунта), Интеграции (телеграм-бот для приема запросов, телефония Манго Офис и Билайн, подключение Диадока и подписанты ЭТрН), CRM (источники лидов, автоназначение, тарифные сетки, тарифы клиентов, биржа лидов), Обзор (какие блоки главной видит каждая роль), Заявки, Формы сайта.

• Личные настройки. Уведомления по событиям с тремя каналами – колокольчик, Max, почта; привязка мессенджера Max; подключение своего почтового ящика; сеансы с кнопкой «Завершить все».

• Подписка и Рефералы. Текущий тариф, число пользователей, срок пробного периода, счет на оплату в PDF, история платежей. Реферальная ссылка и баланс бонусов – бонусными рублями оплачивается подписка.

CRM в SmartLog – это «Лиды», «Сделки», «Сопровождение», «База компаний», «Контакты», «Задачи», «Расчеты», «История ставок», «История звонков».

Лиды и сделки ведутся на канбан-доске. У лидов восемь статусов от «Неразобранные» до «Конвертирован» и «Некачественный», у каждого свой цвет. В карточке контакта есть переключатель «ЛПР». Конвертация лида в сделку одной кнопкой создает компанию-контрагента и переносит контакты. На доске сделок карточки перетаскиваются между этапами, к ним прикрепляются файлы и задачи.

Сопровождение – работа с действующими клиентами. Система сама делит клиентов по давности последней выгрузки: активные, стабильные (до 10 дней), остывающие (10–30 дней), спящие (больше 30). Желтые и красные карточки – кому звонить сегодня. Для экспедитора это, на наш взгляд, самая полезная часть CRM.

Задачи – список с фильтрами, индикаторами срока, привязкой к лиду или сделке, комментариями и упоминаниями через «@». По умолчанию сотрудник с правом «свои» открывает чужой лид, если его в нем упомянули.

Расчеты – запрос ставки от менеджера логисту: доска этапов, расчет, возврат на пересчет, история.

Входящие запросы – отдельный раздел для обращений с сайта, из телеграм-бота и других каналов, с конвертацией в заявку.

Заявка – центр системы. Создается в четыре шага.

Основные данные: заказчик, своя организация, маршрут с несколькими погрузками и выгрузками, позиции груза. У позиции – вес, габариты в метрах с автоматическим пересчетом объема, упаковка из классификатора, количество товара, и редкие поля под ссылкой «+ Дополнительно»: стоимость груза, температура, ADR, масса нетто, паллеты, масса тары. Если ввести габариты в миллиметрах, система это заметит и предложит перевести в метры. Позиции привязываются к точкам маршрута – от этого зависит состав накладных.

Финансы: ставка клиента, ставка перевозчика, НДС, маржа считается сразу. Условия оплаты – срок, тип дней, основание – подтягиваются из договора стороны.

Транспорт: наемный перевозчик или своя машина, водитель, номер ТС. Для своего транспорта здесь же считается себестоимость рейса.

Документы: сканы, отметки получения документов от перевозчика и передачи заказчику, счета и УПД заявки, блок ЭПД (электронных перевозочных документов).

Статусы заявки: Черновик, Новый запрос, В работе, Машина найдена, На исполнении, Выполнена, Завершена, плюс Отменена с причиной. При завершении система проверяет заявку по чек-листу и называет, чего не хватает.

В списке заявок набор столбцов настраивается: можно вывести менеджера, логиста, паллеты, маржу в рублях. Отдельная колонка «ЭДО» показывает четырьмя полосами состояние ПЭ, ЭЗЗ, ЭТрН и ЭР, а под ними – самое срочное действие. Фильтр «Требует внимания» собирает заявки с ошибками ЭДО и открытыми инцидентами. Выгрузка в Excel повторяет текущие фильтры и столбцы.

Это востребованный модуль. Поддерживаются четыре документа: ЭТрН (электронная транспортная накладная), ЭЗЗ (электронная заказ-заявка перевозчику), ПЭ (поручение экспедитору) и ЭР (экспедиторская расписка).

Подключение – в «Настройки → Система → Интеграции»: кнопка «Подключить через Контур ЭПД» связывает SmartLog с ящиком Диадока нашей организации. Для подписания нужны сертификат КЭП, КриптоПро CSP и браузерный плагин. Подписанты заводятся с типом полномочий – руководитель по уставу или сотрудник по доверенности.

В заявке на шаге 4 выбираем роль в перевозке – чей груз и принимаем ли его во владение – и нажимаем «Проверить готовность». Система перечисляет, чего не хватает: ИНН владельца склада, телефон стороны, данные водителя. Дальше два способа: подписать ЭТрН в SmartLog или отправить черновик в Диадок и подписать там. Т1 может подписать и лицо, осуществляющее погрузку, и клиент – тогда документ уходит ему на подпись.

Если позиции груза привязаны к разным точкам, по одной заявке формируется несколько накладных, у каждой свой номер с суффиксом «/1», «/2». Есть кнопка «Отправить все».

Ответные титулы – Т2 при приеме груза и Т4 при выдаче – подписываются из заявки или из журнала «ЭДО перевозок». Входящая ЭЗЗ от клиента создает заявку или привязывается к существующей; ответ перевозчика сравнивается с заявкой, и изменения применяются по кнопке. Поручение экспедитору подтверждается отдельным титулом, экспедиторская расписка формируется по факту прибытия на погрузку и после отправки ждет регистрации в ГИС ЭПД.

В журнале «ЭДО перевозок» – фильтры по типу, направлению и статусу, подсказки «Действуйте» и «Ждем», ошибки доставки с текстом и рекомендацией, кнопка «Скопировать данные для поддержки».

Из заявки печатаются договор-заявка для заказчика и для перевозчика (разовая или приложение к договору), доверенность М-2, договор с приложением №1. Формы выгружаются в PDF, часть – в Excel. В форму включаются изображения подписи и печати – это факсимиле, не КЭП.

Отправка по почте идет из окна печати: слева письмо, справа вложения. К документу одним нажатием добавляются другие документы заявки, а кнопка «Из SmartLog» ищет любые документы этого контрагента – заявки, счета, УПД, договоры, акты сверки. Лимит письма – 25 МБ, счетчик показывает размер.

Раздел «Бух. документы»: счета, УПД, экспорт в 1С, экспорт для ЭДО, акты сверки. Счет создается из заявки или массово – один общий счет на несколько заявок одного заказчика. УПД создается по счету одной кнопкой с теми же строками. Счета и УПД отправляются в Диадок пакетами, до 50 документов за раз, с проверкой состава перед подписанием. Колонка «Передача» показывает, передан ли документ контрагенту и как: выгружен XML, отправлен в Диадок, выгружен в 1С.

Сверка платежей работает с выпиской «1С:Клиент-Банк» в формате txt. Для каждого платежа система находит контрагента по ИНН, ищет номер счета или заявки в назначении, сравнивает сумму и ставит точность: 100 %, 80 %, 50 % или пусто. При 80 % и выше платеж разносится сам, статус «Авто-сверка». Если документ найден, но разнести нельзя – счет удален, уже оплачен, принадлежит другому контрагенту, – причина пишется словами. Остаток нераспределенного платежа виден в дебиторке как аванс.

Отчеты: дебиторская задолженность с цветовыми отметками по документам и просрочке, кредиторская задолженность перед перевозчиками, движение средств с прогнозом дней, когда возможен минус на счете, расходы и доходы по статьям, управленческий итог, отчет по НДС с таблицами продаж и покупок.

Два раздела: «Свой автопарк» и «Автопарк перевозчиков». В своем – транспорт, водители, экипажи (связка водителя и машины), документы и ТО со счетчиком предупреждений, вкладка «Себестоимость автопарка». Статьи затрат задаются по способу расчета: за километр, за день, за месяц, за час, за рейс, топливо по расходу и цене литра, Платон по пробегу. Себестоимость рейса считается на шаге 3 заявки и участвует в марже. Если после рейса внести фактические данные, маржа становится фактической, и от нее считается бонус.

В «Автопарке перевозчиков» – машины и водители подрядчиков, загрузка длинного списка, экипажи. Данные машины и водителя из подписанной перевозчиком заказ-заявки применяются к заявке одной кнопкой после сравнения.

Бонусы менеджерам и логистам считаются от маржи заявки по пороговой шкале: до 100 000 ₽ маржи – 5 %, до 300 000 – 7 %, больше – 10 %; пороги и доли редактируются. Бонус делится между менеджером и логистом, для гибридной роли своя доля. Правило сотрудника важнее правила роли, правило роли важнее общего. Есть два режима порогов – прогрессивный и ретроактивный. Начисление создается после оплаты заказчиком.

Зарплата водителей: за километр с грузом и порожняком, суточные, фиксированные выплаты, удержания – штрафы, ущерб, авансы. При включенном расчете налогов МСП считаются НДФЛ и взносы.

Главная страница «Обзор» показывает выручку, маржу, число заявок и клиентов за выбранный период с прогнозом на конец периода по текущему темпу, график за 12 месяцев, блок «Требуют внимания» (заявки без машины на завтра, выполненные без документов дольше 14 дней, без счета дольше 7 дней, просрочки), блок «Деньги» с располагаемыми средствами, «Работа сейчас», «Клиенты» с долей крупнейшего клиента в выручке, «Команда» по менеджерам и логистам. Какие блоки видит каждая роль, настраивается.

Раздел «Аналитика» – вкладки CRM, Заказы, Входящие, Автопарк, Сотрудники, Ставки перевозчиков, Риски. Вкладка «Риски» ищет отклонения в работе менеджеров с перевозчиками – это сигнал для проверки, а не вывод.

Каждый сотрудник подключает свой ящик по IMAP и SMTP – есть быстрые настройки для Яндекса, Mail.ru и Gmail, нужен пароль приложения. Переписка привязывается к контактам, вкладка «Email» есть в карточках лида и сделки. Из ящика отправляются документы заявки.

Манго Офис и Билайн: история звонков, записи разговоров, всплывающее уведомление о входящем с определением контрагента.

Колокольчик в кабинете, Max и почта. События сгруппированы по категориям, обязательные отмечены замочком – последний канал у них выключить нельзя. Несрочные уведомления в Max и на почту приходят утренней сводкой в 09:00.

Бот для аккаунта принимает обращения клиентов и кладет их во «Входящие запросы». Есть прием заявок с форм сайта – Тильда, WordPress и любые другие через адрес приема с сопоставлением полей.

Отдельного приложения нет. Сайт адаптирован под телефон и устанавливается на экран как приложение: на главной «Обзор» график сокращается до шести месяцев, окно письма складывается в одну колонку. Уведомления на телефон приходят через Max. Для водителей отдельного приложения тоже нет: подпись водителя в ЭТрН делается в мобильном приложении оператора ЭДО, SmartLog этот сценарий поддерживает со стороны перевозчика.

Коробочной версии нет, сервис только облачный.

Оплата за число сотрудников, все модули входят в каждый тариф.

Пробный период – 14 дней без карты. Бесплатного тарифа нет.

Интеграция с ЭДО подключается после оплаты тарифа и включена для одной компании. Каждая следующая собственная компания подключается за 6 990 ₽ в год. Документы оплачиваются оператору ЭДО по его тарифам отдельно. Отключение подписи «SmartLog TMS» в заявке перевозчику доступно на платном тарифе. Счет на оплату формируется в кабинете, есть реферальная программа: бонусными рублями за приведенного клиента оплачивается подписка.

Для сравнения: у большинства TMS цена считается за рабочее место или складывается из лицензии и внедрения. Старт за 3 990 ₽ на пять человек с полным набором модулей – одно из самых дешевых предложений на рынке, если считать на компанию, а не на место.

Плюсы:

• Электронные перевозочные документы всех четырех видов оформляются из заявки, с проверкой готовности до отправки.

• Все модули в каждом тарифе, цена за компанию из пяти человек ниже, чем у большинства TMS.

• Сверка банковской выписки с точностью сопоставления и причинами отказа словами.

• Маржа с учетом НДС и системы налогообложения, от нее же – мотивация.

• Реквизиты по ИНН, данные перевозчика из подписанной ЭЗЗ – меньше ручного ввода.

• Права до уровня «свои документы», сеансы, защита от двойной передачи документов.

• Почта, телефония и уведомления в Max внутри системы.

Минусы:

• Единственный провайдер ЭДО – Диадок; контрагенты у других операторов работают через роуминг с ограничениями.

• ЭДО недоступно в пробном периоде и включено только для одной компании.

• Нет GPS-отслеживания машин.

• Обмен с 1С и банком – файлами, без прямых интеграций.

• Телефония только Манго Офис и Билайн.

• Нет конструктора отчетов и нет отдельных воронок в CRM.

• Продукт молодой: интерфейс меняется, часть настроек приходится искать по руководству.

SmartLog TMS – система для тех, кому в первую очередь нужно закрыть вопрос электронных перевозочных документов и перестать вести заявки в таблицах. Экспедитору с 3–10 сотрудниками и наемным транспортом она дает заявку, накладные, счета, сверку и маржу в одном окне за цену одного рабочего места в крупных TMS. Перевозчику с собственным парком – себестоимость рейса и зарплату водителей.

Не стоит выбирать ее, если нужно отслеживание машин на карте, своя АТС не из двух поддерживаемых, или контрагенты массово сидят у другого оператора ЭДО. И стоит заранее понимать, что главную функцию – ЭДО – получится проверить только после оплаты.

На наш взгляд, для малых и средних экспедиторских компаний и перевозчиков это один из самых практичных вариантов на рынке в 2026 году, при условии, что команда готова к продукту, который еще растет и меняется.



Хотите увидеть обзор какого-то конкретного сервиса? Напишите нам: soft@softadvisor.ru