Обзор Notion: возможности платформы

Notion – это модульная платформа для организации работы, которую часто называют «конструктором» или «вторым мозгом». Мы решили протестировать её, чтобы понять, насколько сервис оправдывает свою репутацию и подходит ли он для команд из России. В обзоре мы прошли путь от регистрации до настройки баз данных и AI-функций, а также оценили, с какими ограничениями сталкиваются пользователи в РФ.

Знакомство с Notion мы начали с главной страницы сервиса. В верхней части расположены разделы «Product», «Resources», «Pricing» и «Request a demo». Нас же интересовала кнопка «Get Notion free», расположенная в правом верхнем углу. Рядом с ней находится ссылка «Log in» для тех, у кого уже есть аккаунт.

Клик по кнопке «Get Notion free» открыл модальное окно регистрации. Нас встретил заголовок «Notion: your AI workspace. Sign up with your work email». Система сразу предлагает два пути: ввести рабочий адрес электронной почты или воспользоваться аккаунтами Google и Microsoft.

После ввода почты система запросила код подтверждения. Поле для его ввода появилось тут же, под адресом, а ниже – таймер обратного отсчёта для повторной отправки письма. Мы ввели код из письма и нажали «Continue».

После подтверждения почты Notion предложил настроить профиль. Мы указали имя, при желании можно загрузить аватар. Здесь же находится чекбокс отказа от маркетинговых рассылок – мы его отметили.

Далее система спросила, как мы планируем использовать Notion: для работы, личной жизни или учёбы. Мы выбрали вариант «For work». Ниже – два чекбокса: один для улучшения AI за счёт обмена данными рабочего пространства, второй – повторный отказ от рассылок маркетинга. Оба оставили пустыми.

Следующий шаг – приглашение команды. Нам предложили ввести адреса коллег или скопировать ссылку-приглашение. Отдельно отмечен чекбокс «Anyone with “@softadvisor.ru” can join your workspace» – он позволяет автоматически подключать всех сотрудников с корпоративным доменом. Мы пока никого не приглашали.

Затем нам предложили выбрать тариф. Доступны два варианта: Business с бесплатным 30-дневным триалом и Free. В Business входят AI Meeting notes, неограниченное редактирование, Notion Agents и Enterprise search. Тариф Free ограничен 1000 блоками, включает пробный доступ к Notion AI, базовые формы и сайты.

Мы нажали «Try for free 30 days» на тарифе Business, чтобы оценить полный функционал.

После выбора Business открылась форма с платёжными данными. Notion запросил имя, название компании (необязательно), VAT/GST номер (необязательно), номер карты, срок действия, CVC и страну. Внизу – чекбокс автоматического продления после окончания триала по цене €23,50 за место в месяц. Без привязки карты продолжить нельзя.

Далее Notion предложил установить десктопное приложение, аргументируя это тем, что оно работает на 50% быстрее и даёт доступ к эксклюзивным функциям вроде AI Meeting Notes и режима без отвлечений. Мы нажали «Skip for now».

Последним этапом нам предложили бесплатную сессию с экспертом Notion – 1:1, чтобы вместе создать первое рабочее пространство. Открылся календарь с доступными слотами на сентябрь 2026 года. Мы также пропустили этот шаг.

После завершения регистрации мы попали в само рабочее пространство. Notion встретил нас страницей «The Notion Basics». Это интерактивный чек-лист, который помогает освоиться в интерфейсе.

В левой части экрана расположена боковая панель. В ней мы увидели два раздела: «Private» с открытой страницей «The Notion Basics» и «Teamspaces» с пространством «Vasilisa's Space HQ». Внизу находится кнопка «Add new».
На самой странице представлен список задач. Первый пункт – «Create an account with Notion» – уже отмечен галочкой.

Остальные пункты предлагают:

• скачать десктопное приложение для офлайн-режима;
• начать работу с Notion Agent;
• кликнуть в любом месте и ввести «/», чтобы увидеть доступные элементы: заголовки, таблицы, списки задач;
• найти и организовать новые страницы через боковую панель.

Также есть вложенные пункты: ввод «/page» для создания новой страницы и «/meet» для записи встреч. В самом низу – свернутый блок «This is a toggle block...», который предлагает дополнительные советы.

Все подсказки даны на английском, а сам чек-лист выглядит как мини-курс, который предлагают пройти шаг за шагом.

Настройки в Notion оказались спрятаны в месте, которое многие пользователи никогда не догадались проверить с первого раза. Чтобы попасть в общие настройки рабочего пространства, нам пришлось навести курсор на название teamspace в левой панели – «Vasilisa’s Space HQ» – и нажать на три точки, которые появляются только при наведении. Только там открывается пункт «Teamspace settings».

На наш взгляд, это минус. В большинстве сервисов настройки находятся либо в отдельном пункте меню, либо за иконкой шестерёнки в углу экрана.

Внутри «Teamspace settings» мы увидели три вкладки: «General», «Members» и «Security».

На вкладке «General» отображается название пространства, количество участников и кнопка «Joined». Ниже – поле для описания. Далее идёт блок с настройками доступа: «Default» (все участники должны быть в пространстве), «Teamspace owners» и «Teamspace members». У каждого указан уровень доступа – «Full access». Внизу – раздел «Manage teamspace» с кнопками «Leave teamspace» и «Archive teamspace».

На вкладке «Members» мы увидели список участников. Сейчас там только мы – Vasilisa с пометкой «Workspace owner» и ролью «Teamspace owner». Рядом – кнопка «Add members» и поиск по участникам.

На вкладке «Security» доступны настройки безопасности: кто может приглашать и удалять участников, кто может редактировать боковую панель. Оба параметра сейчас установлены на «Any teamspace member». Ниже – переключатель «Invite Link» (включён), который разрешает приглашать людей по ссылке. В блоке «Page Security» находятся три опции, доступные только на тарифе Enterprise: «Disable publishing sites, forms, and public links», «Disable guests» и «Disable export». Все они выключены и помечены значком «Upgrade to Enterprise».

После знакомства с базовым интерфейсом мы решили посмотреть, как в Notion создаются страницы и работают шаблоны. Для этого мы нажали «Add new» в блоке «Private» на боковой панели.

Открылась пустая страница. Сверху появилось поле для ввода названия, а в центре – подсказки. Внизу экрана мы увидели кнопки быстрого старта: «Start a draft», «Brainstorm», «Research a topic», «AI Meeting Notes» и «Database». Чуть выше правого нижнего угла выпало меню с вариантами структуры: «Form», «Templates», «Table», «Board», «List», «Timeline», «Calendar», «Gallery» и «Import».

Мы решили не создавать пустую страницу с нуля, а изучить готовые шаблоны. Кликнули по «Templates», и открылось модальное окно «Add to Private». В нём предлагались «Empty page», «Empty database» и целая галерея готовых решений: «Tasks Tracker», «Projects», «Skills», «Document Hub», «Brainstorm Session» и «Meeting Notes». Мы последовательно открыли несколько из них, чтобы понять логику.

Отдельно мы попытались открыть шаблон «Skills». Но при загрузке модального окна «Customize Skills» список навыков остался пустым. Данные просто не прогрузились, хотя мы несколько раз обновляли страницу.

В рамках тестирования нам удалось создать одновременно не больше трёх сущностей. Чтобы протестировать все шаблоны, нам приходилось постоянно удалять предыдущие страницы.

Мы решили тестово наполнить базу данных «Tasks Tracker» и создать новую запись. Для этого нажали кнопку «New» в правом верхнем углу. Notion сразу открыл карточку задачи.

В верхней части карточки отображаются свойства задачи: исполнитель («Assignee»), статус («Status»), срок («Due date») и комментарии. Здесь же можно оставить заметку или упомянуть коллегу. Ниже расположено поле «Task description» – это уже полноценный текстовый редактор. В нём мы можем описать задачу, добавить подзадачи и прикрепить файлы.

Когда мы кликнули в поле описания, открылось меню блоков. Для удобства мы сгруппировали их по категориям.

Базовые блоки:

• «Страница»;
• «Выноска»;
• «Цитата»;
• «Таблица»;
• «Разделитель»;
• «Ссылка на страницу».

Медиа:

• «Изображение»;
• «Видео».

Служебное:

• «Закрыть меню».

Базы данных:

• «База данных – встроенная»;
• «База данных – на всю страницу»;
• «Связанное представление источника данных».

Продвинутые блоки:

• «Оглавление»;
• «Блочное уравнение»;
• «Кнопка»;
• «Хлебные крошки»;
• «Вкладки»;
• «Синхронизированный блок».

Упоминания и вставки:

• «Упомянуть человека»;
• «Упомянуть страницу или источник данных»;
• «Дата или напоминание»;
• «Эмодзи»;
• «Строчное уравнение»;
• «Встроить объект»;
• «HTML»;
• «Google Диск».

Представления баз данных:

• «Табличное представление»;
• «Представление "Доска"»;
• «Галерея»;
• «Список»;
• «Лента»;
• «Дашборд»;
• «Календарь».

Колонки:

• «2 колонки»;
• «3 колонки»;
• «4 колонки»;
• «5 колонок».

Специфические блоки:

• «AI Meeting Notes»;
• «Code – Mermaid»;
• «AI Block».

Интеграции (совместная работа):

• «Slack»;
• «Google Drive»;
• «OneDrive»;
• «Dropbox».

Интеграции (разработка):

• «GitHub»;
• «GitLab»;
• «Jira»;
• «CodePen»;
• «Replit».

Интеграции (дизайн):

• «Figma»;
• «Sketch»;
• «Framer»;
• «Miro»;
• «Whimsical»;
• «Excalidraw».

Интеграции (аналитика):

• «Amplitude – EU»;
• «Mixpanel».

Интеграции (поддержка):

• «Zendesk»;
• «SendOwl».

Интеграции (управление проектами):

• «Asana»;
• «Trello»;
• «ClickUp»;
• «Shortcut».

Прочие интеграции:

• «Google Contacts»;
• «Google Maps»;
• «Loom»;
• «Typeform»;
• «PDF»;
• «Invision».

Синхронизированные базы данных:

• «Asana»;
• «GitLab»;
• «GitHub».

Импорт:

• «CSV»;
• «Text and Markdown»;
• «Asana»;
• «Confluence»;
• «Google Docs»;
• «Trello»;
• «Dropbox Paper».

Подзадачи («Sub-tasks»):

Здесь можно разбить задачу на более мелкие шаги. Мы видим чек-лист, в котором уже отмечена одна подзадача «Связаться», и две пустые строки для добавления новых пунктов.

Сопроводительные файлы («Supporting files»). Этот блок позволяет прикрепить к задаче дополнительные материалы. Notion предлагает три варианта:

• «Embed a PDF» – встроить PDF-файл;
• «Connect Google Drive to Notion to embed a file» – подключить Google Drive и встроить файл оттуда;
• «Embed Figma» – встроить макет из Figma.

После создания новой задачи возвращаемся в список задач. Здесь есть:

• Фильтр. Через меню «Фильтр по...» можно отобрать задачи по любому свойству: «Название задачи», «Исполнитель», «Описание», «Срок», «Уровень усилий», «Приоритет», «Статус», «Тип задачи». Там же есть кнопка «Добавить расширенный фильтр» для более сложных условий.

• Сортировка. Меню «Сортировка по...» позволяет упорядочить список по тем же свойствам. Например, по сроку или приоритету.

• Автоматизации. В этом блоке Notion предлагает автоматически редактировать свойства, создавать страницы и отправлять обновления. Но активна только кнопка «Обновить сейчас» – функция платная.

• AI Autofill. Инструмент для автоматического заполнения свойств на основе контекста рабочего пространства и интернета. Доступна кнопка «Новый AI Autofill», но для работы нужен платный тариф.

Также справа есть настройки вида. Здесь мы увидели:

• «Все задачи» – название текущего представления;
• «Макет» – сейчас «Таблица» (можно сменить на доску, галерею, список, календарь);
• «Видимость свойств» – 8 полей;
• «Фильтр»;
• «Сортировка»;
• «Группировка»;
• «Условный цвет»;
• «Копировать ссылку на представление».

Настройки источника данных. В этом блоке находятся следующие функции:

• «Источник» – «Tasks Tracker»;
• «Редактировать свойства»;
• «Автоматизации»;
• «AI Autofill» – 1 активная;
• «Больше настроек»;
• «Управление источниками данных»;
• «Заблокировать базу данных»;
• «Управлять в календаре».

Мы также переключили представление на «Доску» (вкладка «By Status»). Задачи автоматически распределились по колонкам в зависимости от статуса:

• «Not started» (2 задачи);
• «In progress» (2 задачи);
• «Done» (2 задачи).

Каждая карточка содержит название задачи и метки свойств: приоритет («Low», «Medium», «High»), тип задачи («Feature request», «Polish»). У некоторых карточек указан исполнитель («Vasilisa»).

Внизу каждой колонки есть кнопка «+ New task» для быстрого добавления задачи в соответствующий статус.

Мы открыли «Notion Calendar». Это отдельное приложение, которое синхронизируется с рабочим пространством.

В левой панели расположены:

• «Scheduling» и ссылка «Meet with...» для планирования встреч;
• подключённый аккаунт Google (по умолчанию);
• календарь «Праздники России»;
• кнопка «Add calendar account» для добавления других календарей;
• раздел «Vasilisa's Space» с подключённой базой «Tasks Tracker» (с пометкой «New») и кнопкой «Add Notion database».

В основном окне отображается календарь на сентябрь 2026 года в недельном виде. Сверху – переключатели «Week», «Today» и стрелки навигации. Красная линия показывает текущее время (13:28, GMT+3).

В правой панели находится приветственный чек-лист «Welcome to Notion Calendar»:

• «Use ⌘K command palette»;
• «Connect another calendar»;
• «Connect Notion workspace»;
• «Create scheduling link».

Ниже – блок «Useful shortcuts» с горячими клавишами:

• «Command menu»;
• «Toggle sidebar»;
• «Go to date»;
• «All keyboard shortcuts».

Мы перешли к AI-функционалу Notion. Ещё на этапе выбора тарифа мы видели, что за них отвечает отдельный блок в Business-плане.

Первым делом открываем панель «AI Autofill» в настройках базы «Tasks Tracker». Notion предлагает автоматически заполнять свойства на основе контекста рабочего пространства и интернета. Судя по описанию, функция умеет непрерывно обогащать, извлекать и категоризировать информацию по каждой строке базы – чтобы данные оставались актуальными без ручной проверки. Для этого нужно нажать «Новый AI Autofill».

В поле «Instructions» мы вбили следующий запрос:

«Оцени уровень усилий для этой задачи, основываясь на её названии и описании. Выбери один из вариантов: Small, Medium или High. Если задача сложная или требует много шагов, ставь High. Если простая – Small. В остальных случаях – Medium».
Ниже расположены триггеры. Мы видим два условия:

• «On page creation» (При создании страницы) – по умолчанию стоит «None».
• «On page update» (При обновлении страницы) – также «None».

Это значит, что автозаполнение не будет срабатывать само по себе, пока мы не выберем, в какой момент оно должно запускаться. Например, можно настроить так, чтобы AI заполнял уровень усилий сразу при создании новой задачи.
После запуска AI Autofill к существующим карточкам были привязаны соответствующие уровни усилий.

Рядом с «AI Autofill» находится блок «Агенты» (Agents). При попытке активировать его Notion предложил начать бесплатный 14-дневный триал Business-плана по цене $24 за место в месяц (или $240 в год при годовой оплате).

Агенты способны выполнять практически любые действия внутри Notion: создавать документы, строить базы данных, искать по подключённым инструментам и запускать многошаговые рабочие процессы. Они могут автономно работать до 20 минут за раз, охватывая сотни страниц, и использовать память на основе страниц и баз данных рабочего пространства.

Судя по информации из открытых источников, агенты умеют автоматизировать сортировку задач, отвечать на повторяющиеся внутренние вопросы, проводить ежедневные стендапы, писать отчёты о статусе проектов и даже помогать разбирать входящие до нуля.

Также не можем не упомянуть «AI Meeting Notes» – функцию для расшифровки и суммаризации встреч. Она синхронизируется с календарём, чтобы можно было готовиться к звонкам, подключаться к ним и записывать всё в реальном времени. Итоговые тезисы автоматически привязываются к конкретному моменту в транскрипте, чтобы можно было сразу перейти к источнику.

Мы попытались активировать триал, но российские банковские карты не поддерживаются. Notion обрабатывает платежи через Stripe, а после 2022 года российские Visa и Mastercard отключены от международной инфраструктуры и не могут использоваться для оплаты на зарубежных сервисах. В итоге протестировать AI-функции в полном объёме нам не удалось – ни агентов, ни Meeting Notes.

Мы зашли на страницу загрузки мобильного приложения. На ней крупный заголовок «Работайте на ходу с помощью приложения Notion», кнопки «Для iOS» и «Для Android» и пометка, что приложение доступно на обеих платформах.

Мы нажали на кнопку «Для Android» – открылся Google Play. Магазин приложений показал предупреждение: «Недоступно в вашей стране». Это значит, что скачать приложение из российского Google Play не получится – ни на Android, ни на iOS.

По информации из открытых источников, мобильное приложение Notion – это по сути та же десктопная версия, сжатая до размеров экрана смартфона. Оно поддерживает офлайн-режим: можно скачать любую страницу и работать с ней без интернета, создавать новые страницы и управлять ими через панель Offline в настройках. При возобновлении соединения все изменения синхронизируются автоматически.

Мы проверили, есть ли у Notion коробочная версия. Её нет. Notion – это облачный сервис, который работает только через интернет. Развернуть его на своих серверах или купить локальную лицензию нельзя. Все данные хранятся на серверах компании в США. Для организаций с повышенными требованиями к безопасности есть только тариф Enterprise с расширенными правами доступа, но это всё та же облачная версия.

Также мы скачали десктопное приложение Notion. Установка прошла нормально, но войти в аккаунт не получилось. Авторизация просто не проходит – ни через почту, ни через Google. Скорее всего, проблема в том, что мы находимся в России. Сервис блокирует вход из РФ, поэтому десктопная версия осталась для нас неизученной.

Цены указаны в евро с официальной страницы тарифов Notion. Оплата возможна помесячно или раз в год – при годовой оплате экономия составляет около 20%. Стоимость считается за каждого участника рабочего пространства.

Отдельно стоит сказать про AI. Полноценный доступ к AI-функциям – агентам, AI Meeting Notes, Enterprise Search – есть только на тарифе «Бизнес» и выше. На «Бесплатном» и «Плюсе» доступно лишь ограниченное число пробных запросов к Notion AI.

Что касается оплаты, у нас возникла та же проблема, что и с тестовым периодом. Российские банковские карты Notion не принимает: платежи идут через Stripe, который отклоняет карты, выпущенные в России. Так что протестировать платные тарифы напрямую мы не смогли.

Плюсы:

• Гибкость редактора: можно вставлять любые блоки, от простых списков до встроенных баз данных.

• Огромное количество интеграций: «Slack», «Google Drive», «GitHub», «Figma», «Trello» и другие.

• Разные представления одной базы данных: таблица, доска, календарь, галерея, список, лента, дашборд.

• Возможность импорта из популярных систем: «Trello», «Asana», «Confluence», «Google Docs».

• Интерактивный онбординг и готовые шаблоны помогают быстро начать работу.

• Есть бесплатный тариф и полноценный 30-дневный триал на тарифе Business.

• AI-функции (агенты, AI Autofill, AI Meeting Notes) автоматизируют рутину и расширяют возможности.

• Мобильное приложение и десктопная версия позволяют работать с любого устройства.

• Гибкие настройки доступа и безопасности на платных тарифах.

Минусы:

• Для регистрации из России необходимо использовать альтернативные способы подключения.

• Нет локализации. Интерфейс полностью на английском.

• Обязательная привязка банковской карты. Для тестирования Business-тарифа нужно ввести платёжные данные.

• Российские карты Notion не принимает – оплата идёт через Stripe, который отклоняет карты, выпущенные в РФ.

• Автопродление включено по умолчанию. Нужно не забыть отменить подписку до конца триала.

• Сложная навигация по настройкам. Многие функции спрятаны.

• Ограничение на количество сущностей в бесплатной версии. Пришлось удалять страницы, чтобы протестировать шаблоны.

• AI-функции доступны только на тарифе «Бизнес». На «Бесплатном» и «Плюсе» – лишь ограниченное число пробных запросов.

• Нет коробочной версии. Развернуть систему на своих серверах нельзя, данные хранятся в США.

• Не соответствует требованиям 152-ФЗ.

• Мобильное приложение и десктоп недоступны из России. Google Play и App Store блокируют загрузку, авторизация в десктопе не проходит.

Notion – это хороший продукт, который может закрыть множество задач, от личного планирования до управления проектами в крупной компании. Но для использования его командами из России есть ряд серьезных препятствий: отсутствие локализации, проблемы с оплатой, данные хранятся за пределами России, мобильное приложение и десктопная версия также не работают из РФ.



Хотите увидеть обзор какого-то конкретного сервиса? Напишите нам: soft@softadvisor.ru