Обзор платформы для управления бизнес‑процессами и проектами Neaktor

Neaktor – система управления процессами компании. Она позволяет гибко выстраивать процессы, управлять ресурсами, собирать данные для анализа ключевых показателей из других систем, а также помогает руководителям быстро принимать эффективные управленческие решения, а сотрудникам – качественно и своевременно выполнять свои обязанности.

В обзоре мы рассмотрим ключевые функции Neaktor, чтобы понять, как эта платформа поможет автоматизировать ваш бизнес, проанализируем ключевые модули системы, сценарии использования, а также выделим сильные и слабые стороны сервиса Neaktor.

Для регистрации в сервисе Neaktor нужно перейти на официальный сайт и кликнуть по кнопке «Регистрация»:

В открывшейся форме вводим имя, фамилию, номер телефона и пароль.

После ввода всех данных нажимаем на кнопку «Продолжить» и ждем переход на следующий этап регистрации:

Чтобы закончить регистрацию, Neaktor предлагает ответить на несколько вопросов: название компании, направление деятельности, количество сотрудников в компании и количество сотрудников, которые будут пользоваться Neaktor.

Далее нажимаем «Перейти к аккаунту».

После успешной регистрации и первичной настройки уже можно работать в системе. После регистрации Neaktor предлагает создать 1 бизнес-процесс из шаблона.

После выбора шаблона система предлагает настроить шаблон и добавить участников процесса.

Подключить новых пользователей в аккаунт компании Neaktor предлагает несколькими способами:

1. Из главного меню приложения, по нажатию на зеленую кнопку «+» и выборе опции «Добавить пользователя».

2. Добавить пользователей вручную. Данный вариант подойдет в том случае, когда мы сами хотим занести основную информацию о пользователе и задать ему пароль.

Чтобы перейти к добавлению пользователей вручную, кликаем «Добавить нового вручную», вводим email, фамилию и имя пользователя, выбираем пол, права доступа, отдел, задаем пароль за пользователя или ставим галочку напротив пункта «пользователь сам задаст пароль»:

После регистрации мы увидели список из шаблонов бизнес-процессов на самые разные темы: продажи, маркетинг, производство и так далее.

Мы выбрали первый понравившийся шаблон и создали первый пользовательский модуль.

В нем уже можно ставить задачи подчиненным. И при необходимости всегда можно поменять правила, по которым работают задачи в настройках бизнес-процессов:

• добавить поле на форму задачи;
• добавить новый этап работы;
• скрыть поле от сотрудников и др.

Когда мы начали разбираться с созданием задач в Neaktor, сразу стало видно, что все завязано на модели бизнес-процесса и правах участников. Сначала мы настроили саму модель, добавили нужные роли, определили, кто что видит и кто на каком этапе может редактировать задачу. Эти вещи имеет смысл продумать один раз на старте – дальше работать становится гораздо спокойнее.

После этого мы перешли к работе внутри конкретных проектов. Заходим в нужный модуль, выбираем проект, и прямо оттуда создаем новую задачу, привязывая ее к выбранной модели бизнес-процесса. Удобно, что система сразу подсвечивает обязательные поля красными звездочками: когда мы тестировали, пропустить что-то важное практически не получалось.

На этапе сохранения тоже есть приятные мелочи, которые обнаружили в процессе использования. Можно просто сохранить задачу, можно сохранить и закрыть, а можно – сохранить и сразу создать еще одну. Последний вариант особенно выручает, когда мы пачками забиваем в систему однотипные задачи: процесс получается быстрым и не превращается в рутину.

Когда мы начали работать в Neaktor, дашборд «Мои дела» стал для нас точкой входа в систему. С него достаточно удобно начинать рабочий день: заходишь – и сразу видишь все, что тебе нужно, без разъезжания по разделам и проектам. Помимо автоматического открытия при входе, к этой странице всегда можно вернуться из главного меню.

Страница разбита на несколько вкладок, все важное собирается здесь. В «Центре уведомлений» удобно отрабатывать все входящие:

• изменения по задачам;
• комментарии;
• обновления в Wiki.

Не нужно выискивать, где что произошло, – система подтягивает все в одно место, и можно сразу действовать.
Вкладка «Назначенное на меня» выручает, когда надо быстро понять, что именно тебе сейчас нужно выполнить. Там показываются задачи, которые либо напрямую назначены на тебя, либо на группы, в которых ты участвуешь. Для контроля «хвостов» по другим людям используем вкладку «Поставленные мной» – это те задачи, которые мы сами создали. Удобно проверять, что коллеги не забыли про то, что им поручили.

Отдельно выделим «Избранное». В процессе работы всегда есть несколько задач или событий, к которым постоянно возвращаешься. Мы начали отмечать их как избранные и теперь открываем нужные задачи из «Моих дел», не вспоминая, в каком проекте они находятся.

Раздел «Дашборды и отчеты» полезен для руководителей и тех, кто много смотрит аналитику. Любой нужный отчет можно открыть в разделе «Отчеты», через дополнительное меню закрепить его для отображения в «Моих делах» – и он будет под рукой. Не нужно каждый раз по новой его искать.

«Напоминания» и «Календарь» частично заменяют сторонние планировщики. В «Напоминаниях» видно как уже сработавшие, так и будущие напоминания, а в календаре можно планировать события, ставить по ним напоминания и при необходимости делать их коллективными, приглашая других сотрудников.

Для внутренних коммуникаций используются разделы «Новости компании» и «Дни рождения». В новостях можно выкладывать важные сообщения, прикреплять файлы, проводить опросы и обсуждать все в комментариях. Блок с днями рождения автоматизирует то, что обычно все забывают: система сама показывает, у кого из коллег скоро праздник, и шансы не поздравить нужного человека резко падают.

В Neaktor есть несколько уровней аналитики. Платформа предлагает расширенные системные отчеты по бизнес-процессам: в них наглядно видно, сколько задач сейчас в работе, на каких этапах они находятся, насколько загружены сотрудники и где в процессах возникают узкие места, плюс доступны отчеты по затраченному времени.

Выделим и наличие конструктора отчетов, который позволяет тем, кому стандартных отчетов мало, собрать свои собственные срезы под конкретные процессы или управленческие задачи, не уходя во внешние BI-инструменты.

Для более оперативного уровня Neaktor предлагает фильтры в списках задач: через них можно быстро вытянуть нужную информацию по любым критериям, как по системным, так и по пользовательским полям, что ощущается как «быстрая аналитика» на каждый день. При этом полноценный раздел «Отчеты» доступен практически всем клиентам, кроме стартового тарифного плана, и находится в одноименной вкладке главного меню, так что при знакомстве с системой функционал аналитики легко обнаружить и попробовать в деле.

Редактор процессов – ключевой элемент Neaktor: визуальная диаграмма на блоках и переходах, пользовательские поля, условия, автоматические действия и роботы по датам. В рамках тестирования удалось собрать процесс с несколькими этапами, условиями переходов, автоматизацией и интеграцией по API без программирования.

В Neaktor под корпоративную базу знаний выделен отдельный раздел – Wiki, где все инструкции и материалы живут в одном месте и доступны команде.

В Wiki удобно оформлять собственные обучающие материалы в виде инструкций с набором статей: можно структурировать информацию по темам, процессам или отделам, а не держать все в одном бесконечном документе. При этом доступы настраиваются довольно гибко: одни пользователи могут только читать нужные инструкции, другим можно дать права на редактирование конкретных материалов. В итоге Wiki превращается в живую внутреннюю энциклопедию компании, а подробности по созданию и настройке инструкций уже вынесены в отдельные статьи справки для тех, кто будет этим заниматься на практике.

В Neaktor интеграции вынесены в отдельный раздел и воспринимаются как логичное продолжение базового функционала, а не сложная «надстройка для технарей». Платформа умеет работать с самыми разными внешними сервисами:

• 1C;
• почтовые аккаунты;
• IP-телефония;
• файловые хранилища;
• Google Docs;
• форма сайта;
• Web Clipper;
• Wazzup;
• и других инструментов, которые уже используются в компании.

Чтобы подключить нужные связки, администратору достаточно открыть страницу «Интеграции» из главного меню, выбрать нужный тип (например, IP-телефонию или почту) и через кнопку «Добавить сервис» пройти короткий сценарий подключения по готовой инструкции.

Учитывая, что 70% пользователей в России сегодня работают с телефонов, наличие мобильного приложения можно считать преимуществом Neaktor. Приложение доступно в Google Play и AppStore и превращает смартфон в полноценный рабочий инструмент.

Что внутри: после авторизации сотрудник получает полный доступ к «операционке»: задачам, проектам и встроенному чату. Система PUSH-уведомлений не даст пропустить важное, даже если вы далеко от офиса.

Коробочный вариант Neaktor устанавливается на сервер заказчика с минимальными требованиями: Debian 10, 4 CPU, 32 GB RAM, 200 GB диска. Такой вариант даёт автономность данных, резервное копирование, собственный домен и возможность доработок под конкретные потребности бизнеса.

Neaktor доступен в четырех тарифных планах: