Huntlee – взгляд изнутри

Huntlee – система автоматизации процессов рекрутмента. Совмещает функционал HR CRM с инструментами на основе искусственного интеллекта. Задача Huntlee – помочь рекрутерам в организации полного цикла подбора персонала: от обработки заявки на вакансию до принятия решения по кандидату и отправки оффера. Платформа предоставляет единое пространство для хранения базы резюме и истории коммуникаций с соискателями, что позволяет формировать кадровый резерв и систематизировать взаимодействие.

Чтобы зарегистрироваться в Huntlee, нужно перейти на официальный сайт сервиса и оставить свои контактные данные в любой форме запроса на демо, например, в правом верхнем углу или в блоке с тарифами.

После этого в течение часа менеджер связался с нами и мы договорились о проведении демо-презентации, на которой нам показали, как работает система, и рассказали о возможностях сервиса на примере нашей компании.

Так как мы захотели подключить бесплатный тариф, нам прислали прямую ссылку на самостоятельную регистрацию. По ссылке в форме мы указали название компании, ИНН, email, номер телефона, имя, а также придумали пароль. После этого системой можно пользоваться по бесплатному тарифу.

Если же клиент принимает решение о покупке лицензий, то менеджер регистрирует ключевого сотрудника компании-клиента и назначает ему роль «Администратор». Администратор заводит в системе рекрутеров согласно количеству купленных лицензий, настраивает структуру компании, выдаёт доступы и выставляет другие необходимые настройки. Параллельно с этим или перед этим менеджер проводит обучение работе в Huntlee и подсказывает, как лучше настроить систему и на что нужно обращать внимание при работе.

В разделе «Настройки» можно настроить Huntlee под процессы компании.

Раздел «Воронки» позволяет создавать этапы подбора кандидатов и объединять их в воронки найма.

При создании этапа можно настроить не только его название, но также обязательность посещения этого этапа кандидатов при движение по воронке, срок нахождения кандидата на этом этапе пока он не будет помечен как «Просроченный» и действия, которые будут происходить, когда кандидат будет помещен на этот этап, например, отправку письма заказчику или кандидату или создание встречи в календарь.

После создания этапов можно объединить их в воронку и впоследствии использовать эту воронку в вакансиях и для отслеживания аналитики.

Раздел «Пользователи» позволяет администратору управлять учётными записями рекрутеров и заказчиков: создавать новых, редактировать, настраивать права и удалять.

Также в этом разделе можно управлять ролями и правами доступа.

Раздел «Подразделения» позволяет управлять подразделениями компании. Здесь можно создать структуру из основных и дочерних подразделений, назначить на них пользователей и управлять уже не отдельными пользователями, а подразделениями. Также участники подразделений будут получать дополнительные права, например, видеть календари друг друга.

Раздел «Причины отказа» позволяет настроить причины отказа которые будут использоваться при работе с кандидатами. Изначально доступен список стандартных причин отказа, но при необходимости здесь его можно отредактировать, добавить новые причины или удалить ненужные. Добавленные причины будут учтены при расчете аналитики.

Раздел «Источники резюме» позволяет настроить, какие источники кандидатов будут доступны при создании карточек кандидатов и отслеживании аналитики.

В системе заготовлен стандартный список источников, представляющий основные платформы для поиска кандидатов, но при необходимости в этом разделе можно удалить или добавить новые источники.

Раздел «Метки» позволяет создать произвольные метки, которыми можно помечать любых кандидатов. Метки имеют не только название, но также описание и цвет, с помощью этих параметров можно настроить цветовую кодировку (разделить метки по типам с помощью цветов), а также дать развернутое определение для каждой метки. По оставленным меткам можно быстро и удобно сортировать кандидатов. 

Раздел «Интеграции» позволяет подключить Huntlee к другим сервисам:

• Интеграция с почтой позволяет отправлять письма с помощью системы с личной почты или почты компании.

• Интеграции с календарями позволяет синхронизировать календарь Huntlee с внешним календарём Google или MS Exchange. Таким образом, вести календарь будет необходимо только в одном месте.

• Интеграция с платформами для поиска кандидатов позволяет выполнять часть операций по поиску кандидатов через Huntlee. Можно публиковать вакансии на таких сайтах как Headhunter, Авито, Habr Career сразу из Huntlee, а также автоматически переносить и сохранять отклики с этих сайтов в Huntlee.

Раздел «Безопасность» позволяет обновить пароль от учётной записи Huntlee.

Раздел «Шаблоны» позволяет управлять шаблонами, которые используются для связи с кандидатами и заказчиками. С помощью системы ключей шаблоны позволяют создавать универсальный документ, который будет брать данные из профиля компании, карточки вакансии и карточки кандидата. На основе этого документа можно выгрузить текстовый документ или отправить письмо или сообщение.

Раздел «Автоматизация» позволяет настроить автоматическую работу некоторых систем. Например, включить автоматическое слияние обнаруженных дублей кандидатов, если они были добавлены из одного источника, или автоматический перенос комментариев на Headhunter и обратно.

Раздел «Формы оценки» позволяет создать или редактировать различные анкеты и формы обратной связи, которые могут заполнять сотрудники компании, заказчики или кандидаты.

Формы оценки дают возможность создать набор полей, задать для них условия отображения, обязательность заполнения, тип поля и описание. Таким образом можно перенести сбор обратной связи от заказчиков или заполнение анкет кандидатом внутрь системы и хранить результаты в карточке кандидата.

Для создания вакансии в Huntlee необходимо заполнить форму вакансии. При заполнении формы можно выбрать пользователей, которые будут вести работу по ней, установить дедлайн, включить приоритет, создать дополнительные поля.

Чтобы ускорить работу с созданием вакансии, можно подготовить шаблон вакансии с предзаполненными данными, который позволит не вводить одну и ту же информацию в каждой новой вакансии.

Также доступен функционал заявок, который позволяет заказчику (нанимающему менеджеру) создать заявку на подбор. Заявку увидят рекрутеры и смогут взять в работу. Данные, заполненные заказчиками, будут автоматически перенесены в форму вакансии, а заказчик станет участником вакансии и сможет следить за прогрессом по ней.

Созданную вакансию можно сразу же опубликовать на внешних сайтах, таких как HeadHunter, Avito, Хабр Карьера. Если включить публикацию, подгрузится дополнительная форма с аналогичными полями вакансии на выбранном сайте.

Для удобной работы со списком вакансий доступен богатый выбор фильтров и возможность и группировать вакансии, например, по автору или заказчику.

Внутри карточки вакансии доступна краткая статистика по ней и кнопки управления вакансией, которые позволяют открывать, закрывать, замораживать, редактировать, копировать и публиковать вакансию.

Работа с кандидатами в рамках вакансии ведётся через раздел «Кандидаты», доступный в карточке вакансии. Он представляет из себя канбан-доску, где каждый этап вакансии является колонкой с кандидатами. Чтобы изменить этап подбора кандидата, его достаточно перетащить в нужную колонку. Просмотреть карточку кандидата можно, кликнув на его имя.

Если операцию необходимо произвести с большим количеством кандидатов, можно использовать массовые действия со всеми кандидатами в колонке или на всей вакансии.

Система предлагает несколько способов добавления кандидатов: вручную, через отклики с опубликованных вакансий, при помощи плагина с джоб-сайтов или через парсинг файлов с резюме.

Парсинг из файлов позволяет создать до 20 кандидатов за раз, сразу же добавить им метки и комментарий, а также поместить на вакансию.

Добавление кандидата через плагин позволяет быстро перенести кандидата в Huntlee с большого числа поддерживаемых работных сайтов. Для этого достаточно открыть страницу кандидата на сайте, открыть окно плагина Huntlee и подтвердить добавление кандидата.

Внутри карточки кандидата можно хранить до 100 Мб файлов, вести переписку, перемещать по этапам и формировать документы – резюме, офферы, направления на медкомиссию. Кроме того, система следит за дублями по пяти параметрам, не допуская создания нескольких карточек для одного человека во избежание путаницы. Искать кандидатов в базе можно по ФИО, телефону, почте и логину Телеграм.

Помимо этого, доступна глубокая система фильтрации кандидатов по большому числу параметров, указанных в их резюме.

Доступны широкие возможности для автоматизации, такие как отправка писем, движение кандидатов по этапам, уведомление заказчиков и планирование встреч.

Huntlee позволяет настраивать воронки для найма с нуля: создавать этапы подбора, устанавливать для них название, цвет, срок нахождения кандидатов на них, форму оценки, а также автоматические действия, которые будут происходить при перемещении кандидата на этап. Это может быть отправка сообщения кандидату или заказчику, создание события в календаре, установка условия перехода кандидата на следующий этап.

Формы оценки позволяют создавать различные анкеты для заполнения. Их можно использовать как способ оценить кандидата, например, с помощью тестирования, запросить обратную связь от заказчика и так далее.

Воронки можно создавать под разные задачи: массовый найм, поиск руководителей или узкопрофильных специалистов. Количество воронок не ограничено, их легко копировать и добавлять в избранное. Для анализа доступна статистика по эффективности: коэффициент найма, средний срок закрытия, источники резюме.

Huntlee собирает и визуализирует ключевые метрики: сколько новых кандидатов появилось, сколько нанято, каков средний срок закрытия вакансий. Можно углубляться в аналитику по рекрутерам, воронкам или конкретным позициям, а также выгружать данные в Excel. Отдельно доступны отчёты по причинам отказов и эффективности каждого сотрудника.

Примеры некоторых дашбордов, которые автоматически формируются в Huntlee:

Приложение Huntlee создано для того, чтобы работать с кандидатами даже в дороге или без доступа к компьютеру. В нём собраны все ключевые инструменты для управления подбором. Сейчас приложение доступно только на Android и размещено в магазине RuStore.

В приложении доступны разделы: профиль, кандидаты, вакансии. Функциональность в приложении не такая широкая, как в веб-версии, однако оно даёт доступ к самому главному: быстрому просмотру и связи с кандидатами, просмотру вакансий.

В Huntlee всего 2 тарифа: