Полный обзор Platrum:
все возможности системы

Платформа Platrum предназначена для управления проектами, коммуникации внутри команды и повышения общей продуктивности. Она объединяет в себе множество инструментов, необходимых для эффективного выполнения задач.

Знакомство с сервисом, как обычно, начинаем с его официального сайта. Он выглядит так:

Для регистрации нужно нажать на кнопку Попробовать» или «Попробовать бесплатно», после чего откроется форма регистрации, в которую нужно ввести:

• адрес электронной почты;
• номер телефона;
• имя.

Готово! Мы зарегистрировались в сервисе.

При регистрации нового проекта можно выбрать, какой набор нам нужен, чтобы сфокусировать внимание именно на них. Данный выбор можно будет изменить в настройках.

Для более быстрого знакомства с сервисом можно:

• Записаться на бесплатную консультацию со специалистом, который расскажет о том, как использовать Platrum с максимальной пользой.

• Пройти небольшой бесплатный онлайн-курс, на котором вы узнаете больше о работе с каждым модулем проекта.

В Platrum имеется вступительное видео-знакомство с сервисом, благодаря которому можно быстро настроить аккаунт для работы, а заодно ознакомиться с частью функционала. В видео рассказывается обо всех доступных модулях:

• Структура компании в Platrum
• Сотрудники и годовщины
• Метрики и их возможности
• Дашборды
• Работа с Задачами, Досками, Планами
• База знаний
• Отчеты по Базе знаний
• Академия – как и зачем?
• Настройки Академии
• Финансы
• Финансовое планирование
• Пароли в Platrum – это безопасно
• Контроль качества работы в CRM
• Склад имущества

Как только мы зарегистрировались в системе, попадаем в свой новый проект, где видим демо-данные. Они предназначены для того, чтобы при первом знакомстве с продуктом мы могли визуально представить, как все устроено и что будет в нашем проекте в результате настройки, а также вдохновиться некоторыми идеями по организации работы в проекте.

В настройках есть множество разделов:

По умолчанию все сотрудники видят все блоки на структуре. На этой странице можно настроить правила, которые позволят выбранным должностям видеть только определенные блоки структуры. После применения правил сотрудники, занимающие указанные должности, смогут видеть только доступные блоки структуры, вышестоящий блок, которому они подчиняются, а также коллег на вкладке «Сотрудники», если их должности соответствуют установленным правилам.

Организационная структура помогает масштабировать компанию, облегчает стратегическое планирование и разделяет функции сотрудников и отделов. Она наглядно показывает функции и ожидаемый результат каждой должности.

Можно построить иерархическую схему для любой компании: от микробизнеса до корпорации. Построение структуры компании упрощают готовые шаблоны. Можно выбрать нужный и адаптировать его под себя, либо создать схему «с нуля».

Цель каждой должности всегда перед глазами. Так сотрудник всегда будет помнить о результате и работать гораздо эффективнее. Данный функционал является основой для других инструментов управления – любого сотрудника можно назначить на должность в один клик. Автоматически ему откроются доступы к метрикам, нужным документам, курсам обучения, задачам и другим инструментам Platrum.

Во вкладке «Сотрудники» представлена история назначений, а также информация о периодах, в течение которых сотрудники занимали выбранные должности. Здесь также можно увидеть данные о ранее уволенных работниках. Эти сведения заполняются автоматически из информации в проекте, что облегчает управление кадрами.

Пользователи могут создавать должностные инструкции в Базе знаний и связывать их с конкретными должностями во вкладке «Должностная папка». Сотрудники с соответствующими правами могут перейти к инструкциям прямо из блока должности.

В разделе «Компания» → «Сотрудники» вы видите список всех сотрудников в вашем проекте. Здесь отображается их дата найма, главная должность, данные профиля, статус тарификации и дата увольнения (если сотрудник уже уволен), а также другие данные по сотрудникам. С доступом на просмотр скрытых полей сотрудник также получает возможность просматривать страницу «Годовщины».

На этой странице выводится список сотрудников с их ближайшими годовщинами. На текущий момент доступно два типа событий:

• годовщина работы в компании (празднуется 3 месяца, 6 месяцев, ежегодно)
• день рождения (празднуется ежегодно)

Раздел «Новости» в системе Platrum является важным инструментом для организации внутренней коммуникации в компании. Он позволяет сотрудникам быть в курсе всех событий и изменений, происходящих в организации, и способствует созданию открытой и информированной корпоративной культуры.

Рабочий стол – это инструмент каждого пользователя, где он может работать с метриками, видеть, требует ли его внимание согласование заявок финплане, есть ли у него открытые курсы, сколько открытых задач на сегодня.

На рабочем столе пользователя видны все доступные ему метрики, а также метрики его подчиненных.

Сотрудники могут самостоятельно заполнять свои метрики, устанавливать квоты для метрик своих подчиненных и управлять ими, например, передавая данные при увольнении или просматривая архивные записи. Более подробно ознакомиться с этой темой можно в статье о метриках.

Помимо метрик на рабочем столе пользователя выводятся уведомления о:

• Курсах Академии, которые мы должны пройти.
• Заявок Финплана, ожидающих согласования.
• Открытых задачах на сегодняшний день.

При этом, если у сотрудника есть просроченный обязательный курс, метрики сотрудника заблокируются, он не сможет вводить данные, пока не завершит прохождение курса.

С рабочего стола пользователи могут получить доступ к отчету по метрикам, где видны данные как по собственным метрикам, так и по метрикам подчиненных. Например, владелец компании имеет возможность просматривать метрики всей организации.

Система управления задачами в Platrum включает в себя несколько взаимосвязанных инструментов, которые помогают организовать рабочие процессы компании. Эти инструменты включают главную страницу, доски, задачи, календарь, планы и диаграмму Ганта. Благодаря этому набору инструментов компании могут эффективно планировать, отслеживать и управлять задачами, что способствует улучшению продуктивности и взаимодействия внутри команды.

На главной странице представлены все задачи из разных разделов — планов, досок и календарей. Это позволяет пользователям быстро ориентироваться в своих рабочих обязательствах. Основные вкладки включают:

• Мои задачи: задачи, назначенные конкретному исполнителю.

• Делегированные задачи: задачи, которые были поставлены пользователю другими.

• Отслеживаемые задачи: задачи, которые пользователь решил контролировать.

Каждый проект может использовать статусы задач, такие как «Новая», «В работе», «Ждут проверки», что упрощает их управление.

Доски в Platrum позволяют визуализировать процесс выполнения задач. Они обеспечивают возможность создания и настройки индивидуальных досок как для командной, так и для личной работы. Основные функции доски включают:

• Группировку задач по колонкам: это позволяет удобно отслеживать статусы выполнения.

• Создание шаблонов досок: пользователи могут создавать повторяющиеся доски на основе шаблонов или с нуля, адаптируя их нуждам своей команды.

• Добавление собственных полей: возможность создания дополнительных полей для задач улучшает адаптивность системы под специфические потребности бизнеса.

Задачи — это основа управления рабочими процессами в Platrum. С помощью системы пользователи могут:

• Создавать задачи: достаточно нажать кнопку «Добавить» и указать название задачи, описания и теги.

• Комментировать задачи: что позволяет улучшать взаимодействие между исполнителями и постановщиками.

• Управлять доступами: в системе можно устанавливать различный уровень доступа к задачам в зависимости от роли сотрудника.

Также есть возможность фильтрации и сортировки задач по различным критериям, что значительно упрощает поиск и организацию работы.

Календарь служит важным инструментом для планирования задач и управления сроками. Он позволяет:

• Просматривать задачи в разных режимах: 7-дневный и 1-дневный режимы обеспечивают гибкость в отслеживании задач.

• Назначать встречи: пользователи могут легко планировать встречи с коллегами, видя их доступное время.

• Синхронизироваться с Google Календарем: что позволяет интегрировать задачи с внешними системами.

Календарь даёт возможность пользователям следить за выполняемыми задачами, улучшая планирование и контроль.

Планы в Platrum помогают пользователям организовать свою работу на неделю и управлять задачами со своих подчинённых. Основные характеристики включают:

• Доступ для сотрудников: каждый работник может добавлять задачи в свои планы, а руководители могут просматривать планы своей команды.

• Структурирование задач: задачи из общих списков и досок могут автоматически добавляться в планы, что упрощает управление рабочими обязательствами.

Планы дают возможность улучшить координацию и видимость задач в компании.

Диаграмма Ганта предоставляет визуальное представление временных рамок выполнения задач. Она позволяет:

• Строить графики выполнения: пользователи могут наглядно отслеживать сроки и прогресс выполнения проектов.

• Упрощать управление проектами: с помощью визуализации можно оперативно выявлять узкие места в процессе и принимать необходимые меры.

Инструменты управления задачами в Platrum создают эффективную экосистему для организации рабочего процесса. Благодаря функционалу для планирования, отслеживания и анализа задач, компании могут улучшать взаимодействие и повышать продуктивность своей команды. Эти инструменты обеспечивают гибкость и адаптивность, что позволяет удовлетворять специфические потребности различных отделов и сотрудников в организации.

База знаний – инструмент для хранения и работы со всеми документами и письменными материалами компании: регламентами, должностными инструкциями, обучающими статьями для сотрудников, техническими документами.

Правильно организованная и наполненная база знаний может значительно автоматизировать ряд процессов в компании: ускорить ввод в работу новых сотрудников, защитить от потери знаний с уходом старых сотрудников, дать быстрый и удобный доступ к необходимой информации каждому сотруднику, исправить сырые процессы (которые никогда и никем не были описаны или описаны очень давно и не соответствуют реалиям).

В Platrum есть инструмент «Академии» – к каждой статье можно добавить проверочные вопросы и создать из них курсы и экзамены, которые автоматически будут обучать сотрудников и помогать контролировать их знания.

Редактор простой, удобный. Сделать что-то совсем «некрасиво» не получится. В статью можно добавить видео, изображения, таблицы, iframe и любые другие элементы.

Простое и быстрое управление доступами к документам и папкам. Сотрудники видят только то, что необходимо им для работы.

Над документом можно работать совместно, добавляя к ним комментарии.

К документам можно добавлять проверочные вопросы, которые позже будут использованы в обучающем курсе для сотрудников. Любые изменения в регламентах не останутся без внимания. При любом изменении регламента редактор не сможет его сохранить, пока не добавит проверочный вопрос.

Академия – это система курсов обучения для сотрудников по регламентам. Позволяет автоматизировать обучение.

В системе можно создать свой обучающий курс, просто добавив документы из Базы знаний. Курс будет автоматически обновляться и пополняться тестами при редактировании документов в Базе знаний. Его можно назначить для прохождения сотрудниками на конкретных должностях. Все новые сотрудники автоматически получат доступ к курсу.

Курсы создаются в конструкторе. Их можно составлять на основе регламентов и проверочных вопросов в Базе знаний за несколько минут.

Курсы можно сделать обязательными для прохождения, задать дедлайны, назначить курсы определенным сотрудникам. При этом достаточно один раз назначить курс для каждой должности. Дальше они будут автоматически открываться сотрудникам на этих должностях.

В системе можно составлять программы обучения из готовых курсов, обучать сотрудников с помощью открытых вопросов, создавать открытые вопросы с развернутым ответом, давать сотрудникам обратную связь.

Прогресс обучения можно контролировать с помощью отчетов. С помощью них можно узнать кто и за сколько прошел курсы, где чаще ошибаются, кто больше всех был на пересдачах и многое другое.

С помощью инструмента финпланирования можно контролировать выделение и использование средств компании под любые цели и задачи. Можно построить процесс таким образом, чтобы любой расход совершался только после зафиксированного обоснования и последующего согласования.

Можно собирать и первично обрабатывать в одном месте все заявки на любые расходы в компании. По заявлению разработчиков, в дальнейшем инструмент будет существенно расширяться и дополняться новыми возможностями как для управления финансами внутри компании, так и для анализа и оптимизации расходов.

Здесь можно добавлять поступления, расходы, перемещения между кассами в простом конструкторе PnL отчета в Platrum.

Система обеспечивает быстрый доступ к финансовым данным, благодаря чему можно быстро принимать правильные управленческие решения.

Легко анализировать расходы в ДДС. Расходы в ДДС отображаются деревом, что позволяет легко находить отклонения.

P&L отчеты можно составить в простом конструкторе. Система автоматически построит P&L отчет на основе данных о доходах, расходах и перемещениях денег между счетами.

Легко увидеть остаток по всем счетам и кассам. За остатками на счетах можно следить в режиме онлайн, оценивая план продаж с учетом рабочих и выходных дней. Отчет покажет, какой результат будет на конец месяца, если в продажах ничего не изменится.

Необходимость расходов обосновывают сами сотрудники. Сотрудники самостоятельно запрашивают деньги на расходы, которые помогают им добиваться результатов.

Процесс согласования расходов идет в соответствии с иерархией структуры. Руководитель рассматривает только те заявки, которые прошли проверку его подчиненных.

Система не даст потратить деньги на незапланированные расходы. Ее можно настроить так, чтобы без заявок невозможно было списать средства со счетов компании.

Можно создавать чек-листы для проверки нарушений. Чтобы проверяющему было легче, необходимо добавить небольшое описание к каждому пункту.

В системе можно установить штрафы в зависимости от важности нарушения. Штрафные баллы помогают оценить качество работы сотрудника. Также можно выявлять повторные нарушения сотрудников. Гибкие отчеты помогают выявить процессы, где существуют проблемы, и исправить их.

Встраиваются в любую систему. Чек-листы реализованы через плагин для браузера. Поэтому их можно встроить в любую CRM или другой веб-сервис.

В данном разделе можно учитывать зарплаты и бонусы сотрудников, автоматически рассчитывая итоговую зарплату по сотруднику за месяц, исходя из отработанных им дней.

Во вкладках слева есть фильтры, с помощью которых можно быстрее найти нужную информацию.

Если в компании есть система мотивации сотрудников, можно вести ее учет в Platrum. Вкладка расположена в разделе «Зарплаты». В ней можно переключаться по месяцам, чтобы увидеть внесенные бонусы.

Все пароли передаются на сервер в зашифрованном виде, мастер-пароль для их расшифровки есть только у администратора. При увольнении сотрудников система подскажет, имел ли уволенный сотрудник доступ к паролю, и нужно ли его сменить.

Для удобного управления можно разделить пароли на группы в соответствии с отделами.

Доступ к паролям можно выдать на редактирование или только на просмотр.

Данная функциональность предназначена для удобного бронирования чего-либо, например, переговорных комнат. Для начала необходимо настроить пространства, которые у нас есть.

Например, у есть 3 переговорные комнаты. Создаем пространство и заполняем все необходимые поля:

После добавления переговорных комнат, можно добавить их к какой-либо категории, создав ее в соответствующем разделе:

Бизнес-процессы – это последовательность шагов, направленных на получение заданного результата.

Бизнес-процессы нужны, чтобы было можно понятно описать выполнение того или иного процесса по шагам для сотрудника, а затем проконтролировать процесс выполнения этого процесса.

Бизнес-процесс достаточно настроить один раз, и он сохранится для любого сотрудника, который начнет работать с новым для себя процессом. Сотрудник сможет идти по четко установленным вами шагам для достижения результата.

Сервис всегда будет помнить какое действие уже было сделано, а какое должно быть сделано следующим. Каждый работник тратит 15-20% рабочего времени на поиск внутренних данных или сотрудников, ответственных за конкретную задачу. Используя бизнес-процессы, этого можно избежать.

С помощью данного инструмента можно вести учет имущества компании, отслеживать, у каких сотрудников находится то или иное имущество, а также планировать расходы на закупки и многое другое.

Инвентаризация за 1 день. Раз в квартал сотрудник видит окно с закрепленным за ним имуществом и отмечает его наличие. Сотрудник АХО разбирает только случаи, когда отмечено, что имущества нет.

Можно настроить параметр амортизации к каждой категории, а у товаров проставить срок эксплуатации. Система автоматически рассчитает амортизацию.

Если за сотрудником закреплен какой-либо товар, он может открыть Склад и посмотреть все единицы товара, которые за ним закреплены. Если такому сотруднику не выдано специальных доступов, он не видит кроме товаров ни инвентаризаций, ни каких-либо транзакций, а также не сможет зайти в настройки склада и что-либо отредактировать.

Корпоративный мессенджер – это программа для электронного общения между сотрудниками одной организации. В нем можно создавать отдельные каналы (чаты) и быстро обмениваться текстовыми сообщениями, аудио и видеозаписями, фотографиями, документами и файлами.

После подключения мессенджера в проект, в настройках проекта и в боковом меню слева появится раздел «Корпоративный мессенджер». Перед началом использования нужно включить мессенджер в своем проекте.

Перейти в мессенджер можно по ссылке в разделе «Доступ к мессенджеру» или по нажатию на раздел «Мессенджер» в левом боковом меню.

У Platrum есть свое мобильное приложение для IOS и Android. В текущей версии мобильного приложения доступны:

• Рабочий стол пользователя.
• Просмотр и внесение значений метрик.
• Поиск и чтение статей в базе знаний.
• Изучение и прохождение курсов в академии.
• Работа с задачами.
• Финплан.
• Контроль качества.
• Управление паролями.
• Работа с бизнес-процессами.

В Platrum есть коробочная версия. Подписка всегда оплачивается отдельно, следовательно в первый год использования клиент оплачивает коробку + подписку, со второго года только подписку на лицензии.

В этом разделе можно посмотреть параметры текущей лицензии и оплатить новую. При регистрации в проекте по умолчанию активирован Бесплатный тариф. Его действие не ограничено по времени, но он предусматривает лимиты на работу в различных инструментах, а также число пользователей одного проекта.

Всего в Platrum есть 4 тарифных плана:

Стоимость лицензии формируется из трех составляющих:

• Ее тариф: Начальный, Базовый, Профи;
• Срок лицензии: минимальный срок покупки - 3 месяца, на сроки от 6 месяцев предусмотрены скидки на оплату;
• Количество пользователей: количество сотрудников, которых вы можете добавить в проект с выбранными вами тарифом и сроком. Максимальное количество не ограничено, но каждый новый сотрудник сверх того количества, которое предусмотрено тарифом, требует оплаты.

Чтобы рассчитать точную стоимость вашей лицензии, на странице предусмотрен калькулятор, который поможет ее рассчитать – достаточно только задать параметры.

В лимитах тарифов указаны ограничения за месяц. Месяц считается как 30 дней от текущего дня. Лимиты, как и лицензии, не привязаны к календарным месяцам, а рассчитываются от текущей даты, либо с даты оплаты.

Если вы находитесь на бесплатном тарифе, но хотите попробовать возможности одного из платных, можно активировать пробную лицензию на 14 дней. Это можно сделать только один раз.

По окончании пробного периода происходит возврат на предыдущий действовавший тариф, каким бы он ни был – бесплатный, либо другой платный.

Время подвести итоги нашего обзора сервиса Platrum.

Плюсы:

• Демо-данные и пробный период. Позволяет протестировать ВСЕ возможности сервиса.

• Входит в Реестр российских программ для ЭВМ и БД.

• Отсутствие скрытых платежей, за исключением платы за функционал корпоративного мессенджера.

• Гибкая работа с заявками. Есть фильтры, поиск, теги, сортировка, возможность прикреплять оборудование и чек-листы к заявкам.

• Наличие продуктовой документации и видеоинструкций. Во время работы с сервисом мы много раз натыкались на видеоинструкции, находящиеся в различных разделах интерфейса и настроек. Помимо этого, в сервисе есть документацией, расположенный на официальном сайте, в котором можно найти всю информацию по работе с Platrum.

• Наличие мобильного приложения.

Минусы:

• Не все возможности сервиса оптимизированы под мобильное приложение.

• Мессенджер Platrum не входит в тарифы и подключается к тарифам отдельно.

• Интеграций намного меньше, чем в других сервисах. Нет готовых решений для интеграции с AmoCRM или Bitrix24.

Стоит ли использовать все возможности системы – решать только вам. Мы же постарались сделать максимально честный и непредвзятый разбор функционала Platrum, выявили его достоинства и недостатки с точки зрения пользователя.

Хотите увидеть обзор какого-то конкретного сервиса? Напишите нам: softadvisor.ru@gmail.com